2. Таблицы
Создадим базу данных, состоящую из нескольких таблиц, в одной таблице будут храниться анкетные данные об учениках (таблица Сведения об учениках ) , в другой – данные об их годовой успеваемости (таблица Годовая успеваемость класса ) , а в третьей – сведения о родителях (таблица Сведения о родителях ).
Как и любой объект базы данных, таблицу можно создать одним из нескольких способов, описанных ниже:
Режим таблицы. Создание таблицы в режиме таблицы. Access создает абстрактную, но готовую к использованию таблицу.
Конструктор Создание таблицы с помощью конструктора таблиц. В этом режиме программа по умолчанию не создает никаких полей. Пользователь сам определяет структуру таблицы
Мастер таблиц Создание таблицы с помощью мастера таблиц
Импорт таблиц Создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных
Связь с таблицами Присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных
Каждый из подходов имеет свои преимущества. Конструктор дает полный контроль над всем процессом создания таблицы, но при этом затраты времени могут быть значительными.
Использование мастера намного проще. Вы можете:
-выбрать тип таблицы;
-выбрать структуру таблицы;
-ввести данные непосредственно в таблицу.
2.1 Создание таблиц с помощью конструктора
К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных (рис.3).
Рисунок 3 - Диалоговое окно создания таблицы
Для этого выполните следующие действия:
1.-в окне базы данных откройте вкладку Таблицы;
2.-выполните щелчок на кнопке. Создать. В результате на экране появится окно Новая таблица, в правой части которого перечисляются способы создания таблицы:
3.-выберите способ Конструктор. После нажатия кнопки OK вы попадаете в окно конструктора таблицы;
4.-в открывшемся окне конструктора таблиц задаются поля таблицы и ее свойства. Справа внизу Access XP отображает справочную информацию о допустимых на каждом этапе действиях;
2.2 Типы данных
Текстовый- |
используется для текста и чисел, не участвующих вычислениях (например, номера телефонов).Поля этого типа содержат текст, объем которого не должен превышать 255 символов |
Числовой |
Поля этого типа содержат числовые значения, диапазон которых определяется параметром Размер поля |
Дата/время |
Используется для хранения дат (в диапазоне лет от 100 до 9999) и времени суток |
Денежный |
Используется для хранения чисел, содержащих 15 разрядов слева от десятичной точки и 4 разряда справа от нее |
Счетчик |
Поле счетчик заполняется автоматически. Access XP самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый номер |
Логический |
В таких полях сохраняется значение Да или Нет |
Поле MEMO |
В таких полях хранятся текстовые и числовые данные объемом не более 64000 символов |
Поле объекта OLE |
В поля данного типа помещают объекты, обработанные графическими программами |
Окно конструктора таблицы приведено на рисунке.4
Проект таблицы состоит из трех колонок – Имя поля, Тип данных, Описание.
Имя поля – имя поля может иметь длину до 64 символов и содержать пробелы и любые специальные символы, кроме, восклицательных знаков и угловых скобок. В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.
Тип данных – определяет вид информации, которая будет храниться в данном поле. По умолчанию устанавливается тип данных Текстовой. Чтобы изменить тип данных, выполните щелчок в одной из ячеек колонки Тип данных. В правой части ячейки появится кнопка списка, при нажатии на которую откроется список с доступными типами данных (см рис 3). Маркируйте необходимый элемент, после чего выбранный тип данных будет внесен в соответствующую ячейку колонки Тип данных.
Описание – содержит комментарий к полю и делает таблицу более понятной. При обращении к полю комментарий будет появляться в строке состояний. Текст комментария может быть произвольным. Этот параметр является необязательным.
Рис.4. Окно конструктора таблицы
Отметим, что кроме типов данных в списке колонки Тип данных присутствует элемент Мастер подставок (см рис 4), который не является названием типа и который позволяет представлять значения полей в виде простого или комбинированного списка.