5. Інформаційне та комунікаційне забезпечення, зв'язки з громадськістю в системі управлінської діяльності органу державної влади.

Управлінська інформація — це сукупність відомостей про внутрішній і зовнішній стан керованої системи (об'єкта управ­ління), що використовуються для оцінки ситуації і розробки управлінських рішень.

Властивості інфор­мації відіграють важливу роль у розумінні характеристик ін­формаційного забезпечення управління: нагромадження, рух, збереження при використанні, вартість, вимірювання, комунікативність, різноманітність форм.

Інформація, що використовується у системі менеджменту державних органів, повинна відповідати певним вимогам:

• необхідна і достатня кількість і якість інформації;

• достовірність і точність інформації;

• корисність інформації;

• повнота інформації;

• своєчасність одержання інформації;

• технічні характеристики інформації (щільність її розміщення, можливість збереження в різ­них умовах, швидкість обробки, виділення, представлення).

Інформаційні системи державних органів виступають у ролі основного інструменту реалізації управлінських механізмів і потребують забезпечення наступних умов їх використання: створення служб інформаційних ресурсів; формування норма­тивної основи їх функціонування; формування інфраструктурного забезпечення їх діяльності; створення системи інформа­ційного моніторингу; формування системи інформаційного сервісу.

Інформаційне забезпечення державних органів — це сукуп­ність інформаційних ресурсів, засобів, методів і технологій, що сприяє ефективному здійсненню всього процесу управління, зокрема розробці та реалізації управлінських рішень.

Комунікації в державному органі — це обмін інформацією, на основі якого керівник отримує дані, необхідні для прийняття управлінських рішень, і дово­дить їх до працівників державного органу.

Здійснення комунікацій у державних органах забезпечує виконання таких функцій:

• інформаційна — передача відомостей, необхідних для прийняття, ідентифікації та оцінки альтернативних рішень;

• мотиваційна, яка спонукає працівників до виконання і поліпшення діяльності, використовуючи управління поведін­кою, переконання, прохання, накази тощо;

• контрольна — відслідковування поведінки працівників на основі ієрархії і формальної підпорядкованості;

• експресивна, яка сприяє емоційному вираженню почут­тів, переживань, ставлення до того, що відбувається, і дає змо­гу задовольняти соціальні потреби.

Залежно від сторін, що взаємодіють, розрізняють такі види комунікацій у державних органах: організаційні, міжособистісні, зовнішні, внутрішні, горизонтальні, вертикальні, вис­хідні, низхідні, формальні, неформальні.

1) Організаційні комунікації — це процес, за допомогою якого керівники розвивають систему надання інформації та передачі відомостей великій кількості людей всередині організації і ок­ремим індивідуумам та інститутам за її межами.

1.1) В основі зовнішніх комунікацій лежить використання різноманітних аналітичних, звітних матеріалів, угод, проведення нарад, пре­зентацій, семінарів, симпозіумів.

1.2) Внутрішні комунікації державних органів забезпечують взаємодію між рівнями управління, підрозділами, посадами, окремими особами за допомогою налагодження комунікацій­них каналів у процесі особливих контактів, обміну документа­цією, функціонування електронних засобів зв'язку тощо.

Внут­рішні комунікації поділяються на вертикальні ("згори-донизу" (низхідні) та "знизу-вгору" (висхідні)), горизонтальні (на одному рівні ієрархії) та діагональні (здійснюються між працівниками, що знаходяться на різних рівнях ієрархії, між лінійними під­розділами, якщо один із них є головним у виконанні певної функції).

2) Міжособові комунікації передбачають прямий міжособовий обмін інформацією, в якому переважно використовується ка­нал усної мови.

Ефективність міжособових комунікацій визначається рів­нем налагодженості зворотного зв'язку, який дає змогу від­правнику перевірити, наскільки правильно були інтерпрето­вані його повідомлення.

Міжособові комунікації поділяються на формальні і нефор­мальні. Формальні комунікації передбачені організаційною структурою. Неформальні комунікації не передбачені організаційною структурою.

Для налагодження ефективних комунікацій у державних органах застосовується Інтранет — внутрішньокорпоративна мережа, яка використовує стандарти, технології і програмне забезпечення Інтернету.

Комунікаційний процес — це обмін інформацією між двома і більше особами. Вирізня­ють чотири основні елементи процесу обміну інформацією:

• відправник (особа, яка генерує ідею, збирає, опрацьовує та передає інформацію);

• повідомлення (інформація, закодована за допомогою сим­волів);

• канал (засіб передачі інформації);

• одержувач (адресат, особа, якій призначена інформація).

Комунікаційна політика включає визначення цілей комуні­кацій, шляхи їх досягнення, зміст поширюваної на різні ауди­торії інформації, планування зворотного зв'язку.

Реалізація комунікаційної політики вимагає вироблення комунікаційної стратегії державного органу. Комунікаційна стратегія державного органу включає такі дві функціональні стратегії: внутрішню і зовнішню. Внутріш­ня комунікація спрямована на вирішення ідеологічних і ор­ганізаційних завдань і пов'язана з розробкою і пропагандою філософії організації, формуванням системи організаційних цінностей, організаційної культури, мотивацією працівників.

Зовнішня комунікаційна стратегія стосується контактів зі споживачами послуг, громадськими ор­ганізаціями, засобами масової інформації.

На сьогодні комуні­кативна стратегія є важливим інструментом наближення дер­жавних органів до визначених цілей.

Паблік рилейшнз — це частина управлінської діяльності, спрямована на досягнення гармонії, взаєморозуміння, дієвого налагодження зворотного зв'язку між державними органами, установами і громадськістю з метою досягнення ними найкра­щих результатів.

Основні завдання зв'язків з громадськістю державних ор­ганів такі:

• формування позитивної громадської думки про держав­ний орган;

• підвищення стійкості державних органів до впливу нав­колишнього середовища.

Громадська думка — це стан масової свідомості, який відоб­ражається у сукупності оціночних суджень про події і факти дійсності, проблематику державного і суспільного життя різ­них груп населення. На формування громадської думки впли­вають різні фактори — особистісні, соціальні, культурні, пси­хологічні, науково-технічного характеру.

Основу позитивної громадської думки складають імідж і репутація державної установи (організації).

Засобом зміцнення позицій державних органів є лобіювання, яке впливає на прийняття рішень з метою реалізації своїх інтересів.

Лобіювання може здійснюватись державними органами з використанням таких форм і методів: участь у парламентських або відомчих слуханнях; прямі контакти з офіційними особа­ми для викладу позиції; представлення результатів власних наукових досліджень або спеціалізованої інформації у владні структури; участь у роботі експертних груп з підготовки зако­нодавчих і нормативних документів; проведення конференцій, нарад за участю представників інших органів влади; консуль­тування державних органів; надсилання звернень, листів, про­позицій у інші державні органи влади різних рівнів.

Досягнення взаєморозуміння, доброзичливих відносин між державним органом та громадськістю базується на дотриманні таких вимог:

• забезпеченні широкого, адекватного інформування як усієї громадськості, так і окремих її соціальних груп;

• організації ефективного зворотного зв'язку із громадсь­кістю;

• залученні громадськості до участі у процесі обговорення та прийняття рішень.

У полі засобів паблік рилейшнз державні органи вико­ристовують такі засоби масової інформації: преса, інформацій­ні агентства, телебачення, радіо, журналістика.

Поширеною фор­мою подачі інформації про діяльність державного органу є прес-конференції, брифінги, організація відвідування пред­ставниками засобів масової інформації заходів, які проводять державні органи.

До інструментів зв'язків з громадськістю, що використову­ються державними органами, також належать семінари, кон­ференції, "круглі столи". Метою проведення подібних заходів є обговорення актуальних проблем і представлення позиції дер­жавного органу в потрібному світлі.

Важлива роль у налагодженні зв'язків з громадськістю в дер­жавних органах відводиться промовам, публічним виступам і діловим бесідам. Перевагами цих інструментів є: можливість використання прямого і переконливого способу спілкування; демонстрація відкритості організації на основі налагодження безпосереднього контакту з аудиторією; сприяння в персоналізації організації; донесення позиції державного органу до ау­диторії без посередників.

Розвиток інформаційних технологій обумовлює постійне збільшення інструментів зв'язків з громадськістю, в переліку яких ключова роль належить всесвітній комп'ютерній мережі Інтернет.

Короткострокові ПР-компанії забезпечують мак­симальну концентрацію впливу на громадську думку.

Для визна­чення ефективності кампанії зі зв'язків з громадськістю мо­жуть використовуватись такі критерії: кількість підготовле­них інформаційних проектів; кількість фізичних осіб і організацій, які одержали підготовлені інформаційні продук­ти; кількісні і якісні характеристики змін, що відбулися у ре­зультаті проведення ПР-кампанії.