44. Документооборот и его организация

Документооборот – это процесс движения документов от момента их получения или создания, последующей обработки и использования в бухгалтерии до сдачи в архив. Организация документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. График прохождения документов (иначе говоря, план-график документооборота) разрабатывается в целях рациональной организации бухгалтерского учета и утверждается руководителем. Он является обязательным для всех работников. Составление и контроль над выполнением плана-графика возлагается на главного бухгалтера.

Все поступающие в бухгалтерию документы проверяются по форме, по существу и арифметически.

1. Проверка по форме заключается в исследовании правильности и полноты оформления документа.

2. Проверка по существу – это проверка законности, обоснованности и целесообразности отраженной в документе хозяйственной операции.

3. Арифметическая проверка – это проверка правильности подсчетов, выведения итогов и т.д.

Неправильно или неполно оформленные документы возвращаются на доработку. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, включающей следующие этапы:

- таксировка – определение денежной оценки показателей документа, приведенных только в натуральных измерителях;

- группировка – объединение определенных документов по некоторым признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо период.

- контировка – это проставление корреспонденции счетов, которая используется для записи операций в учетные регистры.

После составления бухгалтерской отчетности документы сдаются на хранение, длительность которого определена специальным перечнем и составляет от 3 до 75 лет. Документы длительного хранения сдаются в ведомственные и государственные архивы. Ответственность за обеспечение сохранности документов возлагается на руководителя организации.

45.. Инвентаризация и ее роль в бухгалтерском учете

В хозяйственной деятельности организации возможны расхождения между данными учета и фактическим наличием имущества. Причинами подобных несоответствий могут быть следующие:

естественное изменение физического состояния объекта учета (усушка, распыливание, выветривание, испарение и т.д.);

ошибки, допускаемые при приемке и отпуске средств (излишки, недостачи, пересортица);

ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, описки в документах);

злоупотребления материально ответственных лиц.

Для выявления расхождений необходима инвентаризация, которая проводится в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств и их источников, а также выявление отклонений фактических данных от учетных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Инвентаризация выполняет следующие функции:

устанавливается фактическое наличие денежных средств и товарно-материальных ценностей у каждого материально ответственного лица;

выявляется ненужное организации имущество, что дает возможность своевременного принятия мер по их реализации;

определяются условия, организация и состояние сохранности денежной наличности, товарно-материальных ценностей; основных средств и другого имущества организации;

устанавливаются ошибки и злоупотребления, имевшие место в документах по движению имущества;

делаются выводы об обоснованности и соблюдении порядка подбора материально ответственных лиц.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

• при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;

• при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

• в случае возникновения непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

• в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация проводится специально создаваемой комиссией, которая назначается приказом руководителя организации.