2. Основи документування операцій з нарахування і виплаті заробітної плати

1) Трудові відносини в Україні оформляються договорами і контрактами.

2) Трудовий договір — це угода між працівником і власником підприємства або уповноваженим органом, по якому працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цим договором, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати необхідні умови праці. Договір про прийом на роботу повинний містити наступні реквізити: загальні положення; обов'язку сторін; робочий час; оплата праці; відповідальність сторін, дозвіл споровши; термін дії договору; адреси сторін.

3) Працівник має право укладати трудовий договір на одному або одночасно на декількох підприємствах, якщо інше не передбачено законодавством.

4) Особливою формою трудового договору є контракт. Сфера застосування контракту визначається законодавством. Типова форма контракту з працівником (крім керівників підприємств державної форми власності) затверджена наказом Мінпраці України від 15,04.94 № 23. Контракти, договори про прийом на роботу, переведенні, звільненні робітників та службовців на недержавних підприємствах повинні зберігатися по досягненню 75 років звітної особи на момент закінчення справи.

5) Власник вправі вводити обмеження спільної роботи на одному підприємстві осіб, що є близькими родичами, якщо вони безпосередньо підлеглі або підконтрольні один одному. На підприємствах державної форми власності порядок введення таких обмежень встановлюється законодавством.

6) При укладанні договору може бути встановлений іспитовий термін. Умови іспитового терміну повинні бути зазначені в Наказі по підприємству.

7) При документальному оформленні розрахунків з оплати праці використовуються бланки типових форм первинного обліку, затверджені Наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253.

Перелік трудових договорів оформлюється наказом про прийом на роботу, (форма № П 1). Ця форма застосовується для обліку прийнятих на роботу і заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Підписаний керівником підприємства наказ доводиться до працівника під розпис.

На підставі підписаного наказу про зарахування на роботу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку (форма № П-2) «Особиста картка». Особисті справи (заяви, анкети, резюме, автобіографії, копії і витримки з наказів про прийом, переміщення, звільнення, характеристики, листки по обліку кадрів) зберігаються до 75-літнього віку особи на момент закінчення справи. Кадровий відділ заносить відповідні записи в Трудову книжку: бухгалтерія відкриває особовий рахунок або аналогічний йому документ, що зберігається в архіві підприємства до досягнення працівником 75-літнього віку.

На великих підприємствах з метою полегшення роботи служби з обліку кадрів на кожного працівника відкривається додатково алфавітна картка, (форма № П-3). Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству в цілому, і картки в ній розташовуються за абеткою. При оформленні переводу працівника з одного відділу в іншій застосовується Наказ про переведення на іншу роботу, (форма № П-5). На підставі Наказу відділ кадрів робить записи в особистій картці і трудовій книжці.

При оформленні щорічного й іншого виду відпустки, наданих працівникам відповідно до діючого законодавства і колективним договором, застосовується (форма № П-6) "Наказ про надання відпустки". На підставі наказу відділ кадрів робить відповідні записи в особистій картці форми № П-2, а бухгалтерія здійснює розрахунок відпускних. При наданні відпустки без оплати вказівка про це робиться в наказі.

При звільненні працівників застосовується Наказ про припинення трудового договору, (форма № П-8).

Основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, що працюють на підприємстві більш 5 днів, у тому числі на сезонних і тимчасових працівників. Трудові книжки введуться також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, що працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Порядок оформлення, збереження й обліку трудових книжок регламентується Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях - Наказ Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 № 58. При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані надавати трудову книжку, оформлену у встановленому порядку. Особи, що працевлаштовуються вперше і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту або професійну підготовку. Працівникам, що приступають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше тижневого терміну після прийняття на роботу. Трудові книжки і вкладиші до них зберігаються на підприємстві, протягом дії трудового договору.

Облік робочого часу здійснюється в табелі, що відкривається щомісяця на працюючих кожного підрозділу. Для ведення обліку робочого часу кожному працівникові привласнюється табельний номер, що указується у всіх документах з обліку праці та її оплаті. У випадку звільнення працівника його табельний номер не може бути привласнений іншому і повинний залишатися вільним не менш трьох років. Табель являє собою іменний список працівників і ведеться окремо по категоріях, а в межах категорії працівників або за абеткою. Табель складається до початку розрахункового періоду на підставі табеля за попередній місяць. Протягом місяця записи в табель здійснюються на підставі документів з обліку особового складу: наказів про прийом, перевод, звільнення. Облік явки на роботу і використання робочого часу здійснюється в табелі або методом суцільної реєстрації, тобто оцінки всіх, що з'явилися, спізнілих і т.д.

Для обліку використання робочого часу затверджені три форми. Форми № П-12, № П-13 застосовуються для обліку використання робочого часу всіх категорій працівників. Форма № П-13 застосовується в умовах автоматизованої системи управління підприємством. Ця форма пристосована до різних умов організації виробництва, може бути доповнена необхідними даними. Форма № П-14 призначена тільки для обліку використання робочого часу працівників із твердим місячним окладом або ставкою. Облік часу понаднормових робіт здійснюється в списку осіб, що працювали надурочно (форма № П-15). Норми робочого часу для різних категорій працівників установлені статтями 50 і 51 Кодексу Законів про Працю.

Нарахування заробітної плати на підприємстві здійснюється в розрахунково – платіжних відомостях виходячи з установленої форми і системи оплати праці. В даний час на багатьох підприємствах у нараховану заробітну плату включається заробітна плата за фактично відпрацьований час, відпускні, преміальні, лікарняні, матеріальна допомога, компенсація за невикористану відпустку й ін. виплати.

Нарахування лікарняних відбивається в листку непрацездатності, відпускних – у довідці бухгалтера.

Заробітна плата на території України виплачується в грошових знаках, що мають законний обіг на території України, на підставі платіжної відомості.