Відділ інформації

Відділ інформації розташований при вході у гіпермаркет. Штат відділу інформації налічує 3 особи. У обов’язки адміністратора відділу інформації входить:

1. Надання покупцям гіпермаркету інформації про розташування того чи іншого відділу, товару у структурі магазину.

2. Вирішення проблемних питань та конфліктних ситуацій, що виникають у магазині.

3. Реєстрація вхідної документації.

4. Реєстрація вхідної кореспонденції та передача її адресатам.

5. Реєстрація вхідних заяв від покупців та робота по відправці відповідей з приводу запитань та претензій, що висловлюють покупці.

6. Робота з книгою скарг та пропозицій.

7. Реєстрація вихідної документації (довідки, листи, документація бухгалтерії, рахунки тощо.)

8. Відправка вихідної кореспонденції.

9. Оформлення поточних документів (службових листів, записок, листів, заяв тощо).

10. Замовлення та видача паперу А-4 та внутрішніх накладних.

11. Замовлення та слідкуванням за шпагатом та необхідним інструментом на столі пакування товару.

12. Контроль за чистотою та порядком на центральному вході, касах, торговому залі.

13. Проставлення штампу на гарантійних талонах.

14. Звіт по забутому покупцями товару.

15. Замовлення візиток.

16. Оголошення по мікрофону оголошень про акції, демонстрації, що проходять уторгових відділі.

17. Контроль за камерами схову.

18. Адміністрування телефонних дзвінків, що надходять у гіпермаркет.

19. Прийом та відправка факсових повідомлень.

20. Контроль за роботою організацій, що орендують у магазині площу.

21. Контроль за працівниками, що запізнилися на роботу.

22. Організація поздоровлень працівників магазину.

23. Виконання розпорядження комерційного директора та директора магазину.

24. Контроль за кількістю автомобілів на стоянці магазину.

25. Підбір музикального супроводу у магазині.

Відділ прийому товару

Відділ прийому товару займається прийомом, оприбутковуванням та зберіганням товару. Процес прийому товарум має наступну структуру:

1. Працівник відділу прийому товару – комірник отримує бланк прийому товару у обліковця.

2. Проводить розвантаження автомобіля постачальника згідно бланку прийому товару.

3. При необхідності процес прийому товару може проводитися у присутності представника торговогу відділу, начальника відділу.

4. Під час прийому товару комірник обов’язково звіряє штрих-код, референцію, артикул та назву товару з тими даними, що вказані у бланку прийому товару.

5. У бланку прийому товару комірник вказує у стовпчику «Кількість» фактично прийняту кількість товару.

6. Після прийому товару комірник звіряє заповнений ним бланк прийому товару із видатковими накладними постачальника, які знаходяться у обліковця.

7. Якщо серед видаткової накладної та бланку прийому товару є розбіжності у кількості товару комірником та комісією (представник охорони, постачальника) складається акт нестачі (надлишків).

8. Також акти можуть складатися при виявлені пошкодженого товару.

9. Документи комірник фіксує у журналі щоденних поставок: постачальник, № видаткової накладної, дата, сума тощо.

10. При прийомі товару комісійно у бланку прийому товару обов’язково має бути два підписи: представника відділу та комірника.

11. Якщо документи без акту, бухгалтер видає постачальнику доручення, одну видаткову накладну. Якщо є проблеми із кількістю або якістю поставленого товару (створено акт), то доручення резервується, а видаткова накладна з актом та виправленнями фактичної кількості товару повертається постачальнику, а інший пакет документів залишається у обліковця.

12. Після виписування доручення бухгалтером, оператор оприбутковує товар та роздруковує прибуткову накладну (Пнк).

13. Товар разом з роздрукованою прибутковою накладною (Пнк) завозиться вантажниками відділу прийому товару у торговий відділ, де працівниками відділу звіряється із прибутковими накладними та розкладається на полиці для продажу.

Відділ комплектації – даний відділ працює з клієнтами та будівельними компаніями, що роблять комплексні покупки в нашому гіпермаркеті. Фахівці працюють із асортиментом всіх відділів, надаючи повну інформацію про товар та забезпечують оперативність підготовки його до відвантаження покупцям.

Якщо сума одноразової покупки становить не менш ніж 10 000 грн. фахівець оформлює разову або постійну знижку комплексному покупцю (тільки з дозволу директора або комерційного директора гіпермаркету). Також фахівці відділу комплектація вносять нового клієнта в реєстр постійних покупців для наступної роботи з ними.

Відділ внутрішньої реклами – відділ займається виготовленням великоформатних цінників (А4 і більше) та табличок з нанесенням інформації плівкою ORACAL (самоклеюча плівка різних кольорів) за допомогою плотера (пристрій для вирізання плівки). Також у відділі знаходиться ксерокс для внутрішніх потреб відділу та для потреб гіпермаркету. Принтер для роздрукування цінників теж знаходиться у відділі внутрішньої реклами (даний пристрій здатен працювати з досить щільним папіром), друкувати цінники на обладнанні, яким забезпечені інфоцентри категорично забороняється – це може призвести до виходу з ладу окремих дорогих деталей принтера.

Служба безпеки гіпермаркету – контролює внутрішню роботу гіпермаркету на різних рівнях, а саме:

• контроль входу-виходу співробітників через службовий вхід, а також через інші доступні виходи для запобігання несанкціонованого виносу товару з гіпермаркету;

• контроль роботи касирів та касирів-контролерів, повторна перевірка товару при відвантаженні, контроль міжмаркетових переміщень та перевірка правильності завантаження автомобілів відділу «Доставка»

• контроль покупців, для запобігання несанкціонованого виносу товару з гіпермаркету;

• цілодобовий контроль безпеки зберігання товару на складі та в торговому залі гіпермаркету.

Гіпермаркет обладнаний сучасною системою відеоспостереження із записом даних для наступного відновлення потрібної інформації.

Також співробітники служби безпеки контролюють безпеку роботи всіх інженерних систем (система пожежегасіння, енергоспоживання, опалення, водопостачання тощо).

Інженер з охорони праці та пожежної безпеки:

• контролює безпеку роботи співробітників на підприємстві для запобігання нещасних випадків;

• займається організацією та проведенням навчання з керування складською технікою з наступним виготовленням документів на право керування державного зразка у відповідних органах;

• контролює безпеку складування товарного запасу в торгівельному залі та на складі гіпермаркету;

• перевіряє належний стан і комплектацію пожежних гідрантів та евакуаційних виходів.

У разі виявлення порушень інженер має право на виписку відповідних приписів та накладання штрафу.

Кабінет інженера з охорони праці знаходиться на другому поверсі в кабінеті разом з відділом кадрів.

Відділ кадрів.

Фахівець відділу займається пошуком нового персоналу для всіх відділів та проводить первинну бесіду з кандидатами на роботу.

Медичний пункт.

Медичний пункт знаходиться на другому поверсі у офісній частині гіпермаркету. Кожен працівник має право звернутися у медпункт за допомогою та отримати консультацію кваліфікованого лікаря. Також у медпункті реєструють листки непрацездатності, передаючи їх потім у відділ персоналу (див. нижче).

Господарський відділ:

• двірники;

• прибиральниці торгівельного залу;

• оператори мийних машин;

• електрики;

• слюсар-сантехнік;

• зварювальник.

Відділ персоналу.

Фахівці даного відділу працюють безпосередньо з існуючими працівниками підприємства, а саме:

• ведуть внутрішню документацію кожного співробітника на підприємстві;

• контроль та вчасна реєстрація листків непрацездатності

• забезпечують персонал корпоративною уніформою;

• контролюють використання шаф для одягу;

• разом з керівником відділу та завідувачами секцій проводять нарахування заробітної платні.

Бухгалтерія.

Даний відділ займається всіма бухгалтерськими справами підприємства.

Фінансовий відділ.

Фінансисти проводять роботу з фінансовими звітами (надаючи їх вищому керівництву), допомагаючи начальнику відділу у формуванні замовлень постачальникам.

Кафе.

Даний підрозділ забезпечує харчуванням персонал (безкоштовно) та покупців гарячими обідами.

АСУ (Автоматична система управління)

Відділ забезпечує безперебійну роботу усіх мереж зв’язку та телекомунікацій гіпермаркету.

Запитання для перевірки знань:

8. Які формати цінників використовують у гіпермаркеті

«Епіцентр К»?

9. Який формат цінників використовують на торцях?

10. Якого кольору папір використовують для цінників? Для додаткової інформації?

11. Який розмір у ммстандартного цінника, який зазвичай називають «звичайним»?

12. З якої сторони від товару повинен знаходитися цінник, стрілочка?

ШТРИХ-КОД НА ТОВАРІ

За допомогою штрихового коду зашифрована інформація про деякі найбільш суттєві параметри продукції. Найбільш розповсюдженим є американський Універсальний товарний код UPC та Європейська система кодування EAN (див. Малюнок 5). Згідно з даною системою кожному виду товару присвоюється свій номер, що найчастіше складається із 13 цифр (EAN-13).

Для прикладу, цифровий код: 3000376211205

30 – перші дві цифри означають країну-виробника товару;

00376 – наступні п’ять – підприємство-виробника;

21120 – ще п’ять – найменування товару, його споживчі властивості, розмір, масу, колір;

5 – остання цифра – контрольна, використовується для перевірки правильності читання штрих-коду сканером.

Малюнок 5. Штрих-код EAN-13

 

2. Код країни-виробника

3. Код підприємства-виробника

4. Код товару

5. Контрольна цифра

6. Знак товару, що виготовлено по ліцензії

Якщо штрих-код починається на 22, то це внутрішній штрих-код, то наступні 8 цифр будуть означати артикул товару.

• ЦІКАВО ЗНАТИ:

Приклад розрахунку контрольної цифри для визначення законності товару

1. Просумуйте цифри, що стоять на парних місцях:

     0+0+7+2+1+0=10

2. Отриману суму помножте на 3:

    10х3=30

3. Просумуйте цифри, що стоять на непарних місцях, окрім контрольної цифри:

    3+0+3+6+1+2=15

4. Просумуйте отримані в пунктах 2 і 3 цифри:

    30+15=45

5. Відкиньте десятки:

    від 45 – отримаємо 5

6. З числа 10 відніміть отриману в пункті 5 цифру:

    10-5=5

Отримана цифра повинна співпадати з контрольною цифрою штрих-кода, що свідчить про законність товару. Якщо отримана цифра не співпадає з контрольною – товар виготовлений незаконно.

Можливий також варіант, коли для коду країни-виробника відводиться 3 знаки, а для коду виробника – 4. Товари, що мають великий розмір, можуть мати короткий код, що складається із 8 цифр – EAN-8.

Як правило, код країни-виробника присвоюється Міжнародною асоціацією EAN. Код країни-виробника ніколи не може складатися із однієї цифри.

Інколи на товарі можна побачити надпис, наприклад «Вироблено в Німеччині», а код, що нанесений на етикетку, не відповідає цій країні.

Причин може бути декілька:

1. Фірма була зареєстрована та отримала код не у своїй державі, а в тій, куди направлений її основний експорт продукції;

2. Товар був виготовлений на дочірній підприємстві;

3. Товар був виготовлений в одній країні, але по ліцензії фірми з іншої країни;

4. Власниками підприємства стають декілька фірм з різних країн.

Для зчитування інформації зі штрих-коду у нашому гіпермаркеті використовують сканер (див. Малюнок 6). Такі сканери знаходяться на усіх касах, на кожному інформаційному центрі торгового залу, у відділі «Доставка», на прохідній, у відділі «Прийому товару».

Продавець може звернутися до свого асистента начальника відділу з проханням просканувати той чи інших код, що знаходиться на товарі з метою визначення артикулу товару, його назву, ціну, залишок тощо.

Малюнок 6. Сканер