Алгоритм управления организацией

		Миссия
		Прогнозы
		Стратегии		Частные бюджеты
		Мастер-Бюджет
Анализ				Действие
		Контроль

Прогнозирование позволяет определить совокупность событий и является важной стадией бюджетирования.

1. Прогнозы

Определяют наиболее вероятный ход событий.

Разрабатываются на основе:

• анализа деятельности предприятия и его конкурентов в предыдущих периодах;

• анализа наличия ресурсов;

• влияния факторов внешней среды (изменение валютных курсов, политическая и экономическая обстановка);

• исследования рынка.

Характерными чертами прогнозов являются следующие.

2. Прогнозы разрабатываются как в денежной, так и в не денежной форме.

3. Они могут быть разработаны на любой период времени.

4. Прогнозы не утверждаются высшим руководством.

5. Разработчик прогнозов не несет ответственности за его исполнение.

6. Прогнозы пересматриваются, как только становится доступной новая информация.

2. Стратегии

Определяют основные направления деятельности. Разрабатываются высшим руководством на основе оценки лимитирующих факторов, SWOT-анализа, имеющихся прогнозов.

Характерными признаками стратегий являются следующие.

• Стратегии определяют цели бизнеса (цели, ради которых создана организация).

• Они учитывают ограничения (лимитирующие факторы), в которых оперирует бизнес.

• Дают оценку сильных и слабых сторон компании.

• Определяют возможности компании и ожидающие ее угрозы.

3. Бюджет

С учетом стратегий создаются операционные планы, то есть частные планы (бюджеты) различных сегментов компании. Это могут быть бюджеты производства, продаж, закупок, исследований и разработок и т.д.

Их характерными чертами являются следующие.

• Они разрабатываются для каждого структурного подразделения или есть по центрам ответственности.

• Могут составляться по продуктовому или функциональному принципу, то есть, могут быть ориентированы на изготавливаемый продукт или же на отдельный вид производимых действий.

На основе операционных бюджетов создается мастер-бюджет, то есть сводный бюджет всей компании.

Бюджет (или смета) – это финансовый документ, план, выраженный в денежной форме. Он подготавливается и утверждается перед началом очередного бюджетного периода и определяет плановый доход, величину затрат и размеры необходимого финансирования. Он состоит, как правило, из планового баланса, планового отчета о прибылях и убытках, плана движения денежных средств, которые являются обязательными составляющими бюджета, а также других документов, необходимых организации, чтобы спланировать свою деятельность на ближайший период.

Его характерными чертами являются следующие.

• Обычно он разрабатывается в денежной форме, но может включать и другие параметры или ограничения.

• Составляется на год или меньший период.

• Отражает обязательства руководства различных уровней за выполнение поставленных целей, то есть ответственность руководителей.

• Утверждается высшим руководством компании.

• Будучи утвержденным, пересматривается только в исключительных случаях.

• Является основой управленческого контроля путем выявления и анализа отклонений фактических параметров от запланированных. То есть далее идет обычный цикл управления – действие, контроль и анализ, принятие решений.

Функции бюджета (задачи бюджетирования):

1. планирование деятельности в течение года;

2. координация деятельности различных составных частей организации, согласование интересов отдельных групп работников и организации в целом;

3. контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины;

4. мотивация руководителей низших уровней на достижение целей своих центров ответственности и организации в целом;

5. оценка результатов деятельности, как руководителей, так и сегментов организации;

6. средство обучения руководителей низших уровней.

Как уже отмечалось, бюджетное планирование – это самый краткосрочный вид планирования. Бюджет составляется, как правило, на один год с подразделением на более короткие периоды. Бюджет – это внутренний документ организации, поэтому он не регламентируется никакими нормативными документами. Форму бюджета организация разрабатывает самостоятельно. Выше было отмечено, что организация разрабатывает бюджеты по сегментам деятельности (подразделениям), а затем собирает все частные бюджеты в единый мастер-бюджет (общий, главный бюджет).

Процесс бюджетирования – это двусторонний поток информации:

2. сверху вниз – определение целей и задач каждого отдельного подразделения фирмы;

3. снизу вверх – интеграция функциональных бюджетов и бюджетов центров ответственности в сводный бюджет.

Общий, или главный, бюджет представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы для организации в целом. Он состоит из двух частей: оперативного бюджета и финансового бюджета.

Оперативный бюджет отражает планируемые операции на предстоящий год для сегментов организации или отдельных функций предприятия. Разработка оперативного бюджета начинается с определения бюджета продаж. Затем прогнозные объемы продаж и производства преобразуются в количественные оценки доходов и расходов каждого сегмента организации.

Оперативный бюджет включает в себя:

• бюджет продаж;

• бюджет производства (производственной себестоимости):

• бюджет прямых материальных затрат;

• бюджет использования трудовых ресурсов;

• бюджет потребности в мощностях;

• бюджет общепроизводственных расходов;

5. бюджета товарно-материальных запасов;

6. бюджета коммерческих расходов;

7. бюджета общих и административных расходов.

Результатом формирования оперативного бюджета является плановый отчет о прибылях и убытках. Его составление начинается с определения бюджета продаж.

Бюджет продаж формируется на основе прогноза продаж, который составляется с учетом лимитирующих факторов – так называемых ключевых факторов, или ограничений, определяющих границы бизнеса. Считается, что если определены лимитирующие факторы, то дальнейший процесс бюджетирования не представляет больших трудностей, поскольку решена главная проблема прогнозирования объема продаж.

Лимитирующие факторы определяются с помощью анализа сильных и слабых сторон компании, ее возможностей и угроз.

Финансовый бюджет представляет собой план, в котором отражены источники финансирования организации и основные направления использования средств в будущем периоде, те есть направления инвестиций.

Финансовый бюджет включает в себя:

• бюджет денежных средств;

• бюджет капитальных затрат;

• бюджетный баланс, подготовленный на основе бюджета капитальных затрат, бюджета денежных средств и планового отчета о прибылях и убытках.

Таким образом, общий бюджет состоит из оперативного и финансового бюджетов, связанных между собой плановым (бюджетным) отчетом о прибылях и убытках.

Общий бюджет в обязательном порядке содержит бюджетный отчет о прибылях и убытках, бюджетный отчет о движении денежных средств и бюджетный баланс.

Практическая задача № 1

Имеются данные по организации.

Необходимо разнести все суммы в соответствующие отчеты, рассчитать баланс-нетто, баланс-брутто, чистые активы, чистую прибыль организации и ее работающий капитал (собственные оборотные средства организации).

Список статей бухгалтерских отчетов	Сумма, усл.ден.ед.	Актив	Пассив	Доход	Расход
Задолженность перед поставщиками	107 376
Задолженность перед персоналом по оплате труда	109 954
Амортизация	968 043
Добавочный капитал	347 678
Денежные средства	89 453
Уставный капитал	86 498
Себестоимость реализованной продукции	1 875 245
Начисленные налоги (на имущество и на прибыль) В том числе: налог на прибыль	170 000 20 000
Налоги к оплате	151 894
Начисленные проценты по вкладам организации	10 000
Проценты за обслуживание банковского счета	20 080
Запасы	314 208
Земля и здания	515 047
Машины и оборудование	837 293
Офисное оборудование	284 494
Дебиторская задолженность	774 674
Расходы на проведение спортивных мероприятий	332 940
Нераспределенная прибыль	1 077 167
Выручка	4 009 278
Расходы на сбыт	1 000 000
Расходы на администрацию	274 027
Транспортные средства	33 441
Итого	13 368 790
Баланс-брутто
Баланс-нетто
Чистые активы
Собственный оборотный капитал
Прибыль
Чистая прибыль

На дом

На основании полученной схемы составить баланс и отчет о прибылях и убытках в рекомендуемых Приказом Минфина РФ № 67н формах.

Прогноз денежной наличности может оказаться главным лимитирующим фактором, поэтому ему уделяется большое внимание в процессе бюджетирования.

Бюджет денежных средств – это план поступления денежных средств и выплат на будущий отчетный период. Сопоставление движения денежных средств с прибылью (убытками) организации помогает оценить качество прибыли, поэтому данный отчет очень важен при разработке генерального бюджета.

Он составляется после подготовки оперативного бюджета и бюджета капитальных затрат. В бюджете денежных средств планируются все денежные потоки, поэтому при его составлении не имеет значения фактический период осуществления хозяйственных операций, но принимаются во внимание все факты движения денежных средств.

Бюджет денежных средств выполняет следующие функции.

• Определяются сроки и объемы поступлений и платежей для прогнозирования данных по кассе и банковским счетам компании в течение планового периода.

• Выявляются источники и способы компенсации дефицита денежных средств.

• Прогнозируются способы сбережения временно свободных средств.

• Планируются остатки денежных средств на начало и конец отчетного периода, что необходимо для подготовки бюджетного баланса.

Бюджет денежных средств состоит из двух частей:

• ожидаемые поступления денежных средств;

• ожидаемые платежи и выплаты.

Элементы бюджета денежных средств	Источники информации
Поступление денежных средств
От продажи за деньги	Бюджет продаж
От продажи в кредит	Бюджет продаж + порядок поступления денежных средств (кредитная политика)
От продажи активов	Плановый отчет о прибылях и убытках
Полученные займы	Бюджет денежных средств предыдущих периодов и кредитные договоры
Выплаты денежных средств
За основные материалы	Бюджет закупки и использования материалов
За вспомогательные материалы	Бюджет общепроизводственных расходов и бюджет закупки материалов
За использованный труд	Бюджет использования трудовых ресурсов
За общепроизводственные расходы	Бюджет общепроизводственных расходов
За коммерческие расходы	Бюджет коммерческих расходов
За общие и административные расходы	Бюджет общих и административных расходов
За капитальные затраты	Бюджет капитальных затрат
Налоги	Бюджетный отчет о прибылях и убытках и отчет о прибылях и убытках за прошлый год
Расходы по процентам	Плановый отчет о прибылях и убытках
Возврат займов	Кредитные договоры

Бюджет денежных средств составляется по трем направлениям: по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации.

В процессе бюджетирования движения денежных средств используются два способа определения потока денежных средств – прямой (в непрерывном режиме на основе бухгалтерских счетов организации) и косвенный (на основе сравнения данных финансовой отчетности на начало и конец отчетного периода).

При косвенном методе чистая прибыль или убыток корректируются с учетом результатов операций неденежного характера, любых отсрочек или начислений прошлых периодов, будущих денежных поступлений или платежей.

Таким образом, при построении отчета о движении денежных средств косвенным методом для получения результата чистого движения денежных средств (разницы между притоком и оттоком денежных средств) чистая прибыль, отраженная в отчете о прибылях и убытках, корректируется следующим образом.

1. Чистая прибыль увеличивается на сумму амортизационных отчислений за отчетный период, поскольку амортизация не предусматривает платежей в денежной форме.

2. Чистая прибыль уменьшается на сумму прироста остатка запасов, поскольку данный прирост способствует «замораживанию» и, следовательно, оттоку денежных средств, и увеличивается на сумму уменьшения остатков запасов.

3. Чистая прибыль уменьшается на сумму прироста дебиторской задолженности, поскольку увеличение остатков дебиторской задолженности приводит к связыванию средств в расчетах и, следовательно, оттоку денежных средств, и увеличивается на сумму уменьшения остатков дебиторской задолженности.

4. Чистая прибыль увеличивается на сумму прироста остатков кредиторской задолженности, поскольку она характеризует высвобождение денежных средств и уменьшается на сумму уменьшения кредиторской задолженности.

Все данные корректировки можно проиллюстрировать следующими выкладками.

Формула баланса: Д + ОА + ВА = К + ДО + КО,

Где Д – денежные средства;

ОА – оборотные активы;

ВА – внеоборотные активы;

К – капитал;

ДО – долгосрочные обязательства;

КО – краткосрочные обязательства

ЧП – чистая прибыль.

Индекс 1 означает данные на конец отчетного периода, а индекс 0 – данные на начало отчетного периода. Необходимо вычесть данные баланса на начало периода из данных баланса на конец отчетного периода.

Д₁ – Д₀ = ЧП + ΔК + (ДО₁ – ДО₀) + (КО₁ – КО₀) – (ОА₁ – ОА₀) – (ВА₁ – ВА₀)

Из формулы видно, что при КО₁ > КО₀ скобка положительна, следовательно, чистая прибыль увеличивается на разницу между КО₁ и КО₀ и наоборот, при ОА₁ большем, чем ОА₀ скобка отрицательна, но, поскольку передней стоит минус, то из чистой прибыли вычитается разница в остатках оборотных активов (запасов и дебиторской задолженности) и наоборот. Всегда увеличивает прибыль сумма начисленной амортизации, поскольку разница в значении внеоборотных активов по текущей деятельности (то есть, исключая поступление и выбытие активов) всегда отрицательна, а перед скобкой – знак «минус».

Косвенный метод дает больше возможностей для анализа данных. Он позволяет определить «больные» точки функционирования организации, дает возможность оптимально управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, движением запасов предприятия, а также правильно строить кредитную политику организации.

Практическая задача № 2

Компания осуществляет деятельность по обслуживанию оборудования (например, лифты). Помимо основной деятельности поставляется и монтируется само оборудование. Следовательно, дополнительная деятельность распределяется между направлениями «Оборудование» и «Монтаж».

Имеются данные о деятельности компании за первое полугодие 2007 года.

Объясните причины различий между результатами отчетов.

№	Данные о деятельности компании «Центр» за 1-е полугодие 2007 г.	Тыс.$
1	Остаток средств на расчетном счете на 01.01.07	100
2	Остаток основных материалов на складе на 01.01.07	350
3	Остаток основных материалов на складе на 01.07.07	280
4	Закупка основных материалов	400
5	Из них полностью оплаченные	370
6	Из них за счет поступлений от вышестоящей организации	200
7	Выплаты основным рабочим за выполненные работы	280
8	Выплаты ФОТ + ЕСН администрации	100
9	Выплаты ФОТ + ЕСН работникам направления «Оборудование»	90
10	Выплаты ФОТ + ЕСН работникам направления «Монтаж»	150
11	Оплаченная аренда помещения для нового отдела продаж	10
12	Закупка оборудования для отдела продаж (оплачено)	120
13	Утвержденные командировки руководящего состава (суммы выданы под отчет)	8
14	Закупка двух автомашин «Газель» для службы сервиса (оплачено)	15
15	Закупка одной машины «Мерседес SL 55» для руководителя (оплачено)	100
16	Расходы на участие в выставке (оплачены)	35
17	Коммунальные услуги, связь, охрана, расходы на содержание офиса (оплачены)	100
18	Получена от заказчика задолженность за работы 2006 года	55
19	Произведена оплата поставщикам по задолженности за 2006 год	255
20	Авансы заказчиков за будущие поставки (оборудование)	30
21	Задолженность по оплате труда основных рабочих и начислениям на 01.07.07.	40
22	Задолженность по расчетам с бюджетом по налогу на прибыль на 01.07.07.	60
23	Монтажные работы, сданные заказчику	200
24	Продажа оборудования (оплата 100%)	450
25	Выставлено счетов заказчикам за выполненные работы по обслуживанию	750
26	Оплачено заказчиками за выполненные работы по обслуживанию	650
27	Монтажные работы, оплаченные заказчиком	150

Все основные средства приобретены и введены в эксплуатацию в январе.Предполагается их использование в течение 10 лет.

Задание:

• На основании данных, приведенных выше, заполнить таблицы внутреннего отчета о прибылях и убытках и внутреннего отчета о платежах и поступлениях.

• Определить причины расхождения в значениях чистой прибыли и чистого движения денежных средств.

Отчет о прибылях и убытках

Реализация:
Оборудование
Монтаж
Техническое обслуживание
Прочие
Итого реализация
Прямые затраты:
Материальные затраты
Основной труд
Итого прямые затраты
Косвенные затраты (общепроизводственные затраты):
Итого косвенные затраты
Валовая прибыль
Прочие косвенные расходы (расходы периода):
Расходы по рекламе и организации продаж
Административные расходы
Общефирменные расходы
Итого расходов периода
Прибыль до выплаты налогов
Налог
Чистая прибыль

Отчет о платежах и поступлениях

Баланс на начало периода (остаток денежных средств)
Приток
Оборудование
Монтаж
Техническое обслуживание
Прочие
Авансы заказчиков
Кредиты банков
Кредиты вышестоящей организации
Прочие
Итого приток
Отток
Производственные затраты
Материальные затраты
Основной труд
Общепроизводственные затраты
Итого производственные затраты
Непроизводственные затраты
Расходы на рекламу и организацию продаж
Административные расходы
Общефирменные расходы
Итого непроизводственные расходы
Капитальные затраты
Итого отток
Чистое движение денежных средств по текущей деятельности
Чистое движение денежных средств по финансовой деятельности
Чистое движение денежных средств по инвестиционной деятельности
Общее чистое движение денежных средств
Баланс на конец периода (остаток денежных средств)

Как уже было отмечено, одним из этапов формирования бюджета является разработка частных бюджетов.

Если для бухгалтерского финансового учета объектом рассмотрения является деятельность организации в целом, то с точки зрения управленческого учета потребителей информации интересуют данные по отдельным операциям, участкам, видам деятельности. Поэтому для управленческого учета и бюджетирования как его составной части очень важным является определение финансовой структуры предприятия. Такая структура позволяет определить, насколько эффективными являются затраты разных видов деловой активности² (затраты различных подразделений).

Финансовая структура компании представляет собой набор сфер ответственности за выполнение определенных функций. Такое распределение ответственности предполагает децентрализацию руководства, т.е. делегирование части функций высшего руководства руководителям более низких уровней.