Глава 3. Документування адміністративного провадження

Стаття 36. Реєстр адміністративних справ

1. У кожному адміністративному органі ведеться реєстр адміністративних справ, як правило, за предметною і хронологічною ознаками.

У реєстрі адміністративних справ фіксуються:

1) дата відкриття адміністративного провадження;

2) дата прийняття адміністративного акта або закриття адміністративного провадження;

3) адміністративне рішення.

2. Не допускається вчинення будь-яких процедурних дій та прийняття будь-яких рішень в адміністративній справі до реєстрації адміністративного провадження (справи) у реєстрі адміністративних справ, крім випадків, передбачених законом.

Стаття 37. Діловодство в адміністративному провадженні

1. Матеріали адміністративної справи оформляються з дотриманням установлених правил діловодства.

2. Усі матеріали, що стосуються відповідного адміністративного провадження, зберігаються в одній справі, у тому числі адміністративний акт, прийнятий у результаті адміністративного провадження, або його завірена копія.

3. Процедурні дії та процедурні рішення підлягають письмовому фіксуванню шляхом реєстрації, складення протоколу та/або внесення запису у матеріали адміністративної справи.

4. В адміністративному провадженні діловодство в електронній формі здійснюється відповідно до вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Стаття 38. Запрошення та повідомлення

1. Учасники адміністративного провадження та особи, які сприяють розгляду адміністративної справи, запрошуються адміністративним органом для надання необхідних пояснень і для участі у слуханні адміністративної справи та інших процедурних діях.

2. Запрошення не пізніше ніж за сім днів до дня початку процедурної дії надсилається учасникам адміністративного провадження та особам, які сприяють розгляду адміністративної справи, поштою, з використанням інших засобів зв’язку або вручається особисто, про що в матеріалах адміністративної справи робиться відповідний запис.

3. У запрошенні зазначається:

1) найменування та адреса адміністративного органу;

2) назва адміністративної справи, статус та мета, з якою запрошується учасник адміністративного провадження або особа, яка залучається до розгляду адміністративної справи;

3) дата, час і місце, куди запрошується учасник адміністративного провадження або особа, яка залучається до розгляду справи;

4) номер контактного телефону та адреса електронної пошти адміністративного органу, прізвище, ім’я, по батькові посадової або службової особи адміністративного органу.

4. Запрошення підписується посадовою або службовою особою адміністративного органу.

5. У разі коли учасник адміністративного провадження або особа, яка залучається до розгляду адміністративної справи, не можуть або відмовляються з’явитися на запрошення, вони повинні завчасно повідомити про це адміністративний орган.

6. Відсутність запрошеного учасника адміністративного провадження або особи, яка залучається до розгляду справи, не перешкоджає проведенню слухання адміністративної справи, вчиненню інших процедурних дій, якщо це не впливає на об’єктивний та всебічний розгляд адміністративної справи.

7. Адміністративний орган повідомляє учасників адміністративного провадження та осіб, які мають право брати участь в адміністративному провадженні, про початок провадження, а також у випадках, передбачених цим Кодексом, про процедурні рішення і дії у провадженні. Повідомлення здійснюється з дотриманням встановлених у цій статті вимог щодо запрошення.

Стаття 39. Офіційне засвідчення

1. Офіційне засвідчення — це засвідчення адміністративним органом підпису, а також вірності копії чи витягу з документа, пов’язаного з адміністративним провадженням.

2. Доказова сила офіційного засвідчення обмежується обставинами, зазначеними в позначці про засвідчення.

3. Офіційне засвідчення не заміняє нотаріального засвідчення, якщо таке вимагається законодавством.

4. Офіційне засвідчення не потрібне, якщо є нотаріальне засвідчення.

Стаття 40. Офіційне засвідчення справжності підпису

1. Адміністративний орган для цілей адміністративного провадження офіційно засвідчує справжність підпису. Не допускається офіційне засвідчення справжності підпису:

1) без доданого до нього тексту;

2) справжність якого повинна бути засвідчено нотаріально.

2. Справжність підпису засвідчується тільки у разі, коли підпис поставлено чи визнано у присутності посадової чи службової особи.

3. Справжність підпису засвідчується шляхом розміщення безпосередньо після підпису позначки про засвідчення, яка містить:

1) підтвердження про те, що підпис є справжнім;

2) прізвище, ім’я, по батькові особи, справжність підпису якої засвідчується, реквізити документа, що посвідчує особу;

3) підтвердження того, що особу, яка підписалася, встановлено і що підпис поставлено чи визнано в присутності посадової чи службової особи;

4) інформацію про місце і час засвідчення, прізвище, ім’я, по батькові і підпис посадової чи службової особи, що завіряє підпис, найменування її посади, а також відбиток офіційної печатки адміністративного органу.

Стаття 41. Офіційне засвідчення вірності копії чи витягу

1. Адміністративний орган, що має право видати офіційний документ або зберігає документи, може також видати копію такого документа чи витяг з нього і офіційно засвідчити їх вірність.

2. Адміністративний орган, що приймає від осіб документи, може зробити копію документа чи витяг з нього та офіційно засвідчити їх вірність. Якщо адміністративному органу подається разом з копією також оригінал документа, такий орган не вправі вимагати офіційного чи нотаріального засвідчення копії, крім випадків, передбачених законом.

3. Адміністративний орган може у передбачених законодавством випадках офіційно засвідчити вірність копії документа чи витягу з нього, виданих іншим адміністративним органом.

4. Для офіційного засвідчення вірності копії чи витягу ставиться позначка про засвідчення, яка містить:

1) інформацію про адміністративний орган, що видав документ, дату видання та його реєстраційні реквізити;

2) засвідчення того, що копія чи витяг є ідентичними оригіналу;

3) позначку про те, що копія чи витяг видані тільки для подання адміністративному органу, зазначеному в цій позначці, у разі, коли оригінал виданий не тим адміністративним органом, що засвідчує вірність копії, чи витягу;

4) інформацію про наявні в документі пропуски, перекреслення, вставки, нерозбірливі частини тексту, сліди стирання, про інші обставини, що свідчать про внесення змін у первісний текст документа, чи про розшивку документа, що складається з декількох аркушів;

5) інформацію про місце і час засвідчення, прізвище ім’я, по батькові і підпис посадової чи службової особи, що завіряє підпис, а також відбиток офіційної печатки адміністративного органу.