VII. Учет расчетов с подотчетными лицами.

В практике хозяйственной деятельности предприятий часто возникают расчеты, которые производят через своих сотрудников путем выдачи наличных денег под отчет.

Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов банков или из кассы не целесообразна или невозможна.

Подотчетные лица – это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение товарно-материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д.

Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне листа его постоянной работы.

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации.

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам.

Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только на те цели, на которые они выделены.

После выполнения поручения подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах.

К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы, подтверждающие расходы.

Основным видам операций по подотчетным лицам является оплата командировочных расходов.

В настоящее время порядок оплаты данных расходов следующий:

1. Проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, ж/д, водным и автомобильным транспортом общего пользования в соответствие с предъявленными документами, включая страховой сбор, квитанции за бронирование и расходы за пользование постельными принадлежностями.

2. Оплата найма жилого помещения по фактическим расходам, подтвержденным документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы возмещаются в размере 12 руб. в сутки

3. Оплата суточных. 100 руб. исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении, включая выходные дни, а также дни нахождения в пути. Все остальные суммы оплачиваются по личному согласованию с руководством.

Руководитель организации может увеличить размер суточных за счет прибыли предприятия.

Все операции по расчетам с подотчетными суммами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Данный счет является активно-пассивным, т.к. по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по предоставленным авансовым отчетам.

По дебету счета записывают выданные под отчет суммы, по кредиту – списанные долги с подотчетных лиц, а также возврат неиспользованных сумм авансов.

Корреспонденция по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Д	К	Хозяйственная операция
71	50	Выдан аванс подотчетному лицу на расходы
26	71	По предоставленному авансовому отчету списаны израсходованные средства
50	71	Внесен в кассу неиспользованный остаток аванса
10, 41, 43	71	Оприходованы товарно-материальные ценности, купленные подотчетным лицом
19	71	Начислен НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям

Для отражения расчетов с подотчетными лицами в регистрах журнально-ордерной формы учета предназначен журнал-ордер №7 АПК, где ведется также и аналитический учет.