40. Способы коммуникации

Основу процесса коммуникации составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры — подразделениями, должностными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов.

По содержанию такое взаимодействие может быть:

• информационным;

• административным;

• техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля. По назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным.

Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в практической деятельности, например в подготовке и проведении совещаний, при обмене опытом, ведении делопроизводства, сборе, фиксации, хранении, выдаче различного рода документов и пр.

По характеру взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным.

Прямое- основывается на контактах сторон.

Косвенное- подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от нее действия.

По форме передачи информации коммуникации могут быть:

• устные;

• письменные;

• электронные.

Современные электронные коммуникационные средства — электронная почта, сотовые телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы, системы проведения видеоконференций. Однако не следует забывать о риске утраты возможностей социальных взаимодействий.

41. Понятие управленческой информации, её особенности.

Информация - это особый вид знаний. Это знание, которое представляет полезность для лиц, принимающих решения.

Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость.

Руководители получают множество сведений, которые могли бы быть классифицированы как информация, не являясь таковой, так как она не имеет значения для решения определенной задачи. Также информация должна не просто соотноситься с задачами руководителя, но и:

• подходить к применяемым моделям процессов или сочетаться с ними;

• дать возможность на базе полученной информации разрабатывать свои модели.

Информация должна быть значимой. Она является таковой лишь в том случае, если может влиять на принимаемые решения. Для того чтобы быть информативными, данные должны обладать потенциалом для расширения кругозора но принимаемым решениям. Очевидно то, что изменяет видение проблемы одного руководителя, не обязательно изменит видение другого. Иными словами, информация должна быть приспособлена.

Принципиально ценность информации может быть измерена в денежном выражении, эквивалентном разнице между решениями, принимаемыми менеджером в случае наличия информации, и если данная информация недоступна. В общем, стоимость информации зависит от сложности и степени важности проблемы и ее решения. Чем важнее решение, тем больше информации необходимо, тем выше ее стоимость.

Для сбора информации в организации должна быть разработана информационная система или, как ее еще иногда называют, информационная система управления (ИСУ). Основа ИСУ состоит в том, что управленческие решения могут быть запрограммированы, и что большинство решений может быть сведено к алгоритмической последовательности. Для этого проблема, поставленная руководителем, должна быть четко структурирована в соответствии с правилами решения задачи. Там, где есть возможность структурирования проблемы, компьютер может применяться для:

• упрощения работы с обширными базами данных;

• упрощения процедур функционального анализа и методов перевода данных в компьютерный вид для дальнейшей обработки;

• научных целей управления, при разработке оптимизационных моделей или моделировании последствий предпринимаемых действий.

На самом общем уровне информация служит принятию решений посредством описания состояния дел и объяснения происходящего. Как результат, на основе информации происходит прогнозирование событий, оценка предложенного направления деятельности и рекомендация плана действий.

42. Виды работы с информацией

43. Современные информационные технологии

Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

Ускоряющаяся информатизация является предсказуемым, наиболее видимым сейчас вектором воздействия новых технологий на социальную структуру общества. Такое воздействие можно разбить на две группы.

1. Непосредственное воздействие новых информационных технологий на сознание человека – в первую очередь, за счет значительного расширения его когнитивных и коммуникативных возможностей. При этом мало предсказуемыми являются ответы на вопрос о влиянии (прямом или косвенном) распространения новых информационных технологий на динамику изменения системы ценностей.

2. Воздействие информационных технологий на социальную организацию: использование новых средств коммуникации принципиально снижает издержки передачи информации, упрощается и стремительно ускоряется процесс создания географически распределенных социальных групп (сетей), характеризующихся преобладанием неиерархических "горизонтальных" коммуникаций, возможностью общения "всех со всеми" .

Потребность человека в информации и необходимость её поиска в информационных ресурсах общества предполагают коммуникацию между человеком и информационными службами и создают ряд социально-психологических коллизий.

Согласно теории социальной коммуникации, коммуникация это взаимодействие двух субъектов, где один субъект – коммуникант, отправитель, передатчик; второй – адресат, приемник, реципиент. Взаимодействие этих субъектов опосредуется передаваемым объектом.

Если применить это определение коммуникации к информационному обслуживанию, то становится ясно, что последнее – социальная коммуникация, поскольку в нем наличествует два субъекта (информационный работник и пользователь) и опосредующие их взаимодействие объекты – запрос, документ. Можно выделить в этом процессе еще каналы связи, барьеры коммуникации, информационную среду, в которой осуществляется взаимодействие.

Информационная и социально-коммуникационная стороны информационного обслуживания обусловлены связью социальной информации и социальной коммуникации: коммуникация предполагает передачу информации, исходя из этого, информация не может стать доступной без коммуникации.

Одной из особенностей информационного обслуживания как коммуникации является то, что роли субъектов в ходе этой деятельности меняются: при предъявлении пользователем запроса информационному работнику пользователь является коммуникантом, отправителем, а информационный работник – адресатом, приемником; при выполнении запроса и передаче информационным работником документа или информации пользователю первый становится коммуникантом, отправителем, второй – адресатом, приемником.

В ходе получения услуг между пользователем и информационной службой (информационным работником) осуществляется коммуникация.

Коммуникация пользователей и информационной службы осуществляется в устной и письменной формах, непосредственно при посещении информационного учреждения и через каналы связи с использованием технических средств.