Проблемні ситуації, повязані з системою комунікації в організації
В Страховій Групі «ТАС» були виявлені наступні дві проблеми:
Інформаційні перевантаження.
Важливою проблемою в комунікаційному процесі у страховій групі «ТАС» є перевантаження каналів комунікацій. Більшість її керівників, поглинених переробкою інформації, що надходить, і необхідністю підтримувати інформаційний обмін, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію. Вони змушені відсіювати менш важливу інформацію і залишати тільки ту, яка здається їм найбільш важливою; те ж відноситься і до обміну інформацією. На жаль розуміння керівниками важливості інформації може відрізнятися від розуміння її важливості іншими працівниками організації.
Труднощі в налагодженні ефективної комунікації виникли через недосконалу структуру управління - зайву кількість ієрархічних ступенів, недотримання норм керованості, нечіткий розподіл обов'язків, прав і відповідальності управлінського персоналу тощо.
Актуальність даної проблеми обумовлена тим, що в залежності від того, як відбувається процес обміну інформацією, залежить і соціально-психологічний клімат в організації, а це впливає на психологічну атмосферу в організації, на результат діяльності самої компанії.
2. Недосконалий зворотній зв'язок.
Відсутність зворотного зв'язку приводить до того, що керівники не в змозі оцінити, наскільки ефективно вони здійснюють комунікацію і як їм підвищити точність сигналів у майбутніх комунікаціях. На погіршення комунікацій вказують зниження ефективності виробництва, збільшення кількості прогулів та плинності кадрів, а також погана координація між підрозділами.
Шляхи вирішення проблем
1. Для удосконалення комунікацій на підприємстві слід чітко визначати потребу в інформації кожного структурного підрозділу й кожного робочого місця, регулювати інформаційні потоки відповідно до вирішуваних завдань.
Керівники вищого рівня повинні постійно надавати управлінській діяльності більш організованого характеру: удосконалювати планування масових організаційних заходів, зборів, нарад, зустрічей з підлеглими, ветеранами праці, керівниками інших підприємств.
З метою підвищення рівня комунікаційних процесів на підприємствах доцільно обладнати ящики для пропозицій, видавати інформаційні бюлетені (газету), розробляти й впроваджувати систему збирання пропозицій, створювати спеціальні групи для апеляції, організовувати опитування, слідкувати за відносинами між співробітниками тощо.
Велике значення має техніка комунікацій: використання правильних виразів, точних термінів, наглядних матеріалів, технічних засобів та ін.
В міжрівневих комунікаціях застосовуються нові комунікаційні технології: аудіовізуальні засоби, телекомунікації, кабельне телебачення, супутникові системи зв'язку, інтерактивні засоби типу «відеотекст» і т.п.
Для процесу комунікації дуже важливий зворотний зв'язок. Форми зворотного зв'язку різноманітні: слово, посмішка, потиск руки, збентежений погляд, покарання тощо. Важливою умовою хорошого зворотного зв'язку є увага до людей.
В ідеалі зворотний зв'язок повинен бути усвідомленим, завчасно запланованим. Сигналами усвідомленого зворотного зв'язку в усній передачі інформації є уточнення, перефраза, вираз почуттів.
Стійкий зворотний зв'язок дозволяє суттєво підвищити надійність обміну інформацією і хоча б частково уникнути її втрат, різних перешкод, які перекручували б її зміст. Відправник інформації чекає, щоб одержувач інформації якимось чином підтвердив факт отримання повідомлення, ступінь розуміння або нерозуміння його сенсу, іншими словами, встановив зворотний зв'язок. В ідеалі це повинно відбуватися без зволікання (по можливості обумовлюватися заздалегідь), перетворюватись у форму, відповідну ситуації, враховувати можливості сприйняття.
Сигналами зворотного зв'язку при усній передачі інформації бувають уточнення, узагальнення, вираження почуття. Оскільки вони можуть бути досить слабкими, за реакцією іноді потрібно спеціально спостерігати.
Після обміну інформацією необхідно пересвідчитися в тому, наскільки вона зрозуміла для партнера.
Потрібно відзначити, що інформаційний обмін полегшують:
- Стислість, ясність, недвозначність відомостей;
- Постійний контроль над їх змістом, процесами передачі і прийому;
- Координація процесів обробки інформації та ін.
Опитування працюючих є одним із варіантів системи зворотнього зв'язку. Ці опитування рекомендується проводити для одержання інформації від керівників і працюючих по різним питанням: чи надходить до підлеглих точна і своєчасна інформація, яка необхідна для роботи; чітко доведені до працюючих цілі діяльності їх підрозділів; відкритий керівник до пропозицій; інформовані підлеглі до наступних перемін в організації, які відзначаться на їх безпосередній роботі, тощо.
Таким чином, необхідні дії для удосконалення комунікацій і ліквідації перепон у страховій групі «ТАС» можна узагальнити у наступний перелік:
Раціоналізація структури комунікаційного процесу;
Удосконалення документообігу;
Ефективне застосування графічних засобів;
Вдосконалення функцій менеджменту;
Поліпшення зворотного зв'язку;
Запровадження системи вивчення пропозицій працівників (наприклад, з допомогою встановлення скриньок пропозицій);
Використання інформаційних бюлетенів;
Застосування сучасних інформаційних технологій: персональних комп'ютерів, електронної пошти, відеотехніки, радіо, телебачення тощо.
Передбачуваний результат
Дані заходи дозволять підвищити ефективність роботи комунікаційної системи, створити вдосконалену систему зворотного зв'язку межу підрозділами і уникнути втрат інформації, забезпечити оновлення нормативної бази підприємства.
Застосування різних інформаційних технологій дозволить систематично накопичувати знання і структурувати їх так, щоб люди отримували потрібні дані в потрібний момент і не відволікалися на несвоєчасну інформацію або застарілі дані.