Раздел 5. Документация и инвентаризация

Тема 5.1. Бухгалтерские документы

Студент должен:

Знать:

• значение бухгалтерских документов;

Уметь:

• составлять бухгалтерские документы.

Сущность и значение документов. Классификация документов. Требования, предъявляемые к содержание и оформлению бухгалтерских документов. Документооборот, его правила.

Методические указания

Изучая данную тему, необходимо уяснить роль и значение бухгалтерских документов.

В ходе своей работы бухгалтер имеет дело с различными документами и притом в большом количестве.

Документ – это письменное свидетельство совершенной операции, придающие юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Ни одна операция не может быть отражена в учете без оформления ее соответствующим документом. Каждая операция имеет какое-либо документальное подтверждение (чек, акт, накладную, наряд и т.д.).

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально-ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности, или прямых злоупотреблений.

Таким образом, документы имеют большое значение для управления, планирования, анализа и контроля хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские документы представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, и содержат строки и графы, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях.

Необходимо студентам уяснить классификацию документов.

На предприятиях, в организациях совершаются самые разнообразные операции. Для их оформления применяются различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить содержание и назначение документов, их принято классифицировать по ряду признаков:

По назначению:

• распорядительные (доверенность, чек и т.д.);

• оправдательные (акт, накладная);

• бухгалтерского оформления (ведомости);

• комбинированные (авансовый отчет).

Необходимо знать назначение каждого из них.

По порядку составления на:

• первичные (чек, требование на отпуск материалов);

• сводные (кассовый отчет);

По способу охвата операций на:

• разовые (накладная, акт);

• накопительные (лимитно-заборная карта).

По месту составления на:

• внутренние (кассовые ордера, акты);

• внешние (товарно-транспортная накладная, выписка с р/счета в банке).

По количеству учетных записей на:

• однострочные;

• многострочные.

К оформлению и содержанию документов предъявляются особые требования, т.к. документация – это основа бухгалтерского учета. Бухгалтерские документы должны содержать все необходимые показатели, характеризующие операции. Эти показатели называются реквизитами.

Знакомясь с реквизитами документов, необходимо обратить внимание на их классификацию:

Различают обязательные и дополнительные реквизиты.

К обязательным относят:

• наименование документа (акт. Доверенность);

• дата составления (дата, месяц, год);

• наименование предприятий и его адрес;

• содержание хозяйственной операции;

• единица измерения;

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность оформления;

• подписи лиц, ответственных за проведение операций.

Исходя из специфики отдельных документов, приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в России расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

• наименование расчетного документа;

• номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки.

• номер банка плательщика;

• наименование плательщика, номер его счета в банке;

• наименование банка получателя;

• назначение платежа;

• сумму платежа;

• на первом экземпляре – подписи руководителя и главного бухгалтера.

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки на всех стадиях, заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере, в его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации.

(1, с. 65-87; 3, с. 134-153).