2.2. Характеристика системы управления компании
Компания имеет функциональную организационную структуру управления.
Функциональная структура сложилась как неизбежный результат усложнения процесса управления. Особенность функциональной структуры заключается в том, что хотя и сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления формируются специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в данной области управления.
В принципе создание функциональной структуры сводится к группировке персонала по тем широким задачам, которые он выполняет. Конкретные характеристики и особенности деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всего предприятия.
В компании функциональные блоки предприятия – это отделы сбыта, сопровождения, маркетинга, финансов и др. Это широкие области деятельности, или функции, которые имеются в компании для обеспечения достижения его целей.
К преимуществам функциональной структуры можно отнести то, что она стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию деятельности.
Вместе с тем специализация функциональных отделов нередко является препятствием для успешной деятельности компании, поскольку затрудняет координацию управленческих воздействий.
Функциональные отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает вероятность конфликтов между функциональными отделами. Кроме того, в крупной компании цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.
Обычно на практике функциональную структуру используют в тех компаниях, которые выпускают относительно ограниченную номенклатуру продукции, действуют в стабильных внешних условиях и для обеспечения своего функционирования требуют решения стандартных управленческих задач.
Единоличным исполнительным органом в компании Консультант Самара является Генеральный директор. Решения по вопросам, относящимся в соответствии с законодательством к компетенции Общего собрания участников, единолично принимаются участником и оформляются письменно.
Для анализа системы управления необходимо обратиться к организационной структуре компании (рис. 1).
Рисунок 1. Организационная структура ООО «Консультант Самара»
Рассмотрим задачи и взаимосвязи отделов более подробно.
Генеральный директор обязан в своей деятельности соблюдать требования действующего законодательства, руководствоваться требованиями настоящего Устава, решениями органов управления Общества, принятыми в рамках их компетенции, а также заключенными Обществом договорами и соглашениями, если иное не вытекает за рамки закона или договора [28].
Генеральный директор руководит текущей деятельностью Общества и решает все вопросы, которые не отнесены настоящим Уставом и законом к компетенции участника Общества.
Генеральный директор:
- действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;
- издает приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
- рассматривает текущие и перспективные планы работ;
- обеспечивает выполнение планов деятельности Общества;
- утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы Общества, за исключением документов, утверждение которых отнесено настоящим Уставом к компетенции участника Общества;
- определяет организационную структуру Общества;
- утверждает договорные тарифы на услуги и цены на продукцию Общества;
- организует бухгалтерский учет и отчетность.
Руководство Отделом «Бухгалтерия» осуществляет Руководитель Отдела, который подчиняется Генеральному Директору ООО «Консультант Самара».
Отдел «Бухгалтерия» в своей деятельности руководствуется:
действующими законодательными актами Российской Федерации,
указами и распоряжениями Президента РФ,
постановлениями и распоряжениями Правительства РФ,
Уставом ООО «Консультант Самара»,
приказами Генерального Директора ООО «Консультант Самара».
Основной задачей Отдела «Бухгалтерия» является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российский Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Для своевременного оперативного выполнения своих функций отдел осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями Компании в рабочем порядке и в установленном порядке.
Для выполнения своих функций отдел вправе получать в полном объеме от других подразделений любую информацию, необходимую для надлежащего исполнения возложенных на него обязанностей, в том числе и конфиденциальную, в установленном в компании порядке.
Руководство Финансовым отделом осуществляет финансовый директор, который подчиняется генеральному директору ООО «Консультант Самара».
Финансовый отдел в своей деятельности руководствуется:
действующими законодательными актами Российской Федерации,
указами и распоряжениями Президента РФ,
постановлениями и распоряжениями Правительства РФ,
Уставом ООО «Консультант Самара»,
приказами Генерального директора ООО «Консультант Самара».
Основной задачей Финансового отдела является реализация решений Руководства Компании, всестороннее обеспечение интересов Компании в области в области управленческого учета, выработка единой политики бюджетирования и контроллинга.
Отдел обеспечивает организацию ведения бюджетирования, контроллинга, финансово-экономического анализа в компании.
Отдел осуществляет формирование, обработку и анализ управленческой отчетности Компании.
Участие в разработке мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства.
Отдел оказывает методическое и практическое содействие, консультирование и координацию деятельности соответствующих подразделений и специалистов Компании в выполнении ими функций по реализации интересов Компании в области управленческого учета.
Отдел осуществляет взаимодействие:
- с Общим отделом по вопросам, связанным с организацией документооборота;
- с Бухгалтерией по вопросам налогообложения, вопросам планирования и исполнения бюджета;
- с Отделом по работе с персоналом по вопросам планирования и укомплектования Отдела;
- с другими подразделениями компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
Юрисконсульт непосредственно подчиняется генеральному директору организации. Функциональные обязанности:
Выполняет работу по соблюдению законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов.
Осуществляет правовую экспертизу договоров, проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых в организации, визирует их, а также участвует в необходимых случаях в подготовке этих документов.
Ведет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также практике заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывает предложения об улучшении контроля соблюдения договорной дисциплины, устранению выявленных недостатков и улучшению хозяйственно-финансовой деятельности организации.
Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества организации, соблюдение режима коммерческой тайны.
Подготавливает заключения по предложениям о привлечении работников организации к дисциплинарной и материальной ответственности.
Ведет работу по выявлению и взысканию дебиторской задолженности, путем переговоров с контрагентами, составления и направления в адрес дебиторов претензий, подготовки исковых заявлений и иных заявлений с требованиями кредитора в отношении контрагентов требующих принудительного взыскания долга, ведения дел о взыскании долга в арбитражных судах, обеспечивает подготовку заключений по предложениям о списании безнадежной задолженности.
Руководство УМЦ осуществляет Руководитель Отдела, который подчиняется Генеральному Директору ООО «Консультант Самара».
Основной задачей УМЦ является реализация решений Руководства Компании, всестороннее обеспечение интересов Компании в области первоначального и дальнейшего обучения и развития персонала, выработка единой политики приема сотрудников на работу, обучения и развития персонала.
УМЦ обеспечивает организацию процесса обучения и развития сотрудников Компании.
УМЦ осуществляет формирование, обработку и анализ получаемых знаний о деятельности компании, своих должностных обязанностях, технологии работы сотрудников Компании.
Участие в разработке мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства.
К функциям УМЦ относятся:
- Формирование у сотрудников Компании представления о ценностях Компании, о деятельности Компании, технологии своей работы, технологии работы других отделов.
- Контроль качества знаний в Компании.
- Контроль соблюдения методологии и методик обучения и развития персонала в Компании.
- Доведение до центров ответственности информации о получаемых сотрудниками Компании знаний
- Осуществление учета и контроля усвоенных знаний сотрудниками Компании
- Взаимодействие с соответствующими подразделениями Компании по вопросам обучения и развития сотрудников Компании.
- Разработка и внедрение нормативных документов (стандартов, положений, инструкций), регламентирующих процессы организации обучения, распределения функций сотрудниками УМЦ, а также процессы обучения, аттестации персонала в Компании.
- Совершенствование форм и методов работы по реализации политики Руководства Компании в области обучения и развития персонала.
Для своевременного оперативного выполнения своих функций УМЦ осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями Компании в рабочем порядке и в установленном порядке.
Отдел осуществляет взаимодействие:
с Отделом сбыта по вопросам, связанным с обучением соискателей на должность менеджеров по продажам, по вопросам текущей аттестации, по проведению практических занятий для действующих менеджеров, по проведению занятий для менеджеров по установлению контакта;
с Отделом информационного сопровождения по вопросам обучение соискателей на должность специалистов информационного обслуживания, по вопросам текущей аттестации, проведения практических занятий с действующим персоналом, аттестациями на старшего специалиста;
с Отделом по персоналу по вопросам приема на обучение соискателей;
с Отделом по взаимодействию с партнерами по вопросам обучения партнеров, текущей аттестации партнеров, проведения практических занятий для партнеров
с другими подразделениями Компании и Предприятий по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
Руководство Общего отдела осуществляет Руководитель Отдела, который подчиняется Генеральному Директору ООО «Консультант Самара».
Отдел в своей работе руководствуется:
- федеральными законами Российской Федерации;
- указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;
- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;
- действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела;
- уставом предприятия;
Основными задачами отдела являются:
- обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
- организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы делопроизводства;
- организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия;
- организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
- систематизация и хранение документов текущего архива;
- учет объема документооборота;
- подготовка документов к передаче в архив;
- табельный учёт;
- организация рабочего места руководителя, выполнение поручений;
- взаимодействие с филиалами и удалёнными подразделениями организации;
- взаимодействие с водителями и контроль правильности расхода ГСМ.
В процессе производственной деятельности предприятия отдел взаимодействует со всеми отделами компании.
Руководство Отдела Сопровождения осуществляет Руководитель Отдела, который подчиняется Генеральному Директору ООО «Консультант Самара».
Основными задачами отдела являются:
Сохранение доли рынка, полученной в результате продаж Систем «Консультант Плюс»
Получение максимальной прибыли в результате обслуживания пользователей.
Совершенствование сервиса, предоставляемого Компанией
Обеспечение положительного имиджа марки «Консультант Самара» и «Консультант Плюс».
В процессе производственной деятельности предприятия отдел взаимодействует со всеми отделами компании.
Руководство Отделом организации и проведения семинаров осуществляет Руководитель Отдела, который подчиняется Генеральному Директору ООО «Консультант Самара».
Отдел организации и проведения семинаров в своей деятельности руководствуется:
действующими законодательными актами Российской Федерации,
указами и распоряжениями Президента РФ,
постановлениями и распоряжениями Правительства РФ,
Уставом ООО «Консультант Самара»,
Приказами Генерального Директора ООО «Консультант Самара»,
рекомендациями НПО ВМИ и КЦ.
Основной задачей Отдела является реализация решений Руководства Компании, всестороннее обеспечение интересов Компании, создание перспективного развивающегося и постоянно действующего направления по организации и проведению учебно-консультационных мероприятий (семинаров, семинаров-тренингов), а также по продвижению семинаров среди действующих и потенциальных клиентов Компании и выработка единой политики по созданию положительного имиджа Компании.
Отдел обеспечивает организацию процесса организации и проведения семинаров и семинаров-тренингов, а также процесса продвижения семинаров среди действующих и потенциальных клиентов Компании.
Отдел осуществляет продвижение семинаров среди потенциальных клиентов Компании.
Отдел участвует в разработке мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства.
Отдел осуществляет взаимодействие:
с Отделом сопровождения по вопросам, связанным со своевременным информированием клиентов о запланированных мероприятиях компании и продвижением продуктов линейки семинаров;
с Отделом сбыта по вопросам, связанным с своевременным информированием потенциальных клиентов о запланированных мероприятиях компании и продвижением продуктов линейки семинаров;
с Отделом обучения по вопросам оказания помощи в организации и проведении семинаров и семинаров-тренингов, организуемых компанией (сопровождение речи лектора системой К+, организация и проведение тренингов по продвижению линейки семинаров для сотрудников компании);
с Отделом рекламы по вопросам, связанным с размещением рекламы линейки продуктов семинаров в СМИ, и вопросам, связанным с освещением проводимых мероприятий в журнале «Консультант Самара»;
с Бухгалтерией по вопросам, связанным с приемом наличных денежных средств в кассу от клиентов в счет оплаты участия в семинаре и выдачей платежных документов, подтверждающих факт оплаты участия в семинаре участникам семинара;
Руководство Отделом контроля качества и внутреннего аудита осуществляет Заместитель генерального директора по качеству, который подчиняется Директору ООО «Консультант Самара».
К функциям Отдела аудита контроля качества и внутреннего аудита:
- Формирование правил, методик и технологий работы с клиентами.
- Контроль качества сервисного обслуживания клиентов, соблюдений технологий работы с потенциальными клиентами сотрудниками Компании.
- Контроль соблюдения методологии и методик работы с клиентами Компании.
- Доведение до центров ответственности приказов и других решений, принятых Отделом контроля качества и внутреннего аудита.
- Взаимодействие с соответствующими подразделениями Компании.
- Разработка и внедрение нормативных документов (стандартов, положений, инструкций), регламентирующих процессы контроля качества работы сотрудников Компании.
- Совершенствование форм и методов работы по реализации политики Руководства Компании в области работы с потенциальными и постоянными клиентами.
- Осуществление методической и практической помощи соответствующим подразделениям Компании с целью достижения положительных результатов в области качественных и количественных показателей.
- Своевременное и объективное информирование Руководства Компании о результатах функционирования Отдела, причинах возникновения проблем, препятствующих выполнению функций, возложенных на сотрудников Отдела.
Отдел осуществляет взаимодействие:
с отделом информационного сопровождения по вопросам, связанным с выполнения требований РСК, а также выполнения плановых показателей;
с отделом сбыта по вопросам выполнения качественных и количественных показателей менеджерами сбыта;
с другими подразделениями Компании и Предприятий по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
Руководство Отделом рекламы и PR осуществляет Руководитель Отдела, который подчиняется Генеральному Директору ООО «Консультант Самара».
К функциям отдела рекламы и PR относятся:
- Выполнение работ по рекламированию оказываемых Компанией услуг с целью ее продвижения на рынки сбыта.
- Обеспечение формирования рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития.
- Планирование работы по проведению рекламных кампаний:
- прогнозирование сроков действия рекламы;
- Изучение рынка и покупательского спроса с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабы и сроки проведения рекламных кампаний, круг лиц, на которые должна быть направлена реклама;
- Разработка рекламных текстов, макетов каталогов, буклетов, проспектов и пр., подготовка их для утверждения Директором ООО «Консультант Самара».
- Обеспечение при разработке рекламных материалов соблюдения норм общественной морали, правил конкурентной борьбы, Закона Российской Федерации «О рекламе».
- Разработка фирменного стиля Компании, подготовка сувенирных, рекламных продуктов полиграфического исполнения (блокноты, календари, канцелярские принадлежности с логотипами Компании) для распределения их среди работников Компании, вступающих в деловые отношения с контрагентами.
- Планирование участия Компании в выставках, ярмарках.
Для своевременного оперативного выполнения своих функций Отдел осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями Компании в рабочем порядке и в установленном порядке.
Отдел осуществляет взаимодействие:
с бухгалтерией по вопросам получения нормативов на представительские, командировочные и рекламные расходы; по вопросам представления отчетов о затратах, произведенных на проведение рекламных разработок, рекламных мероприятий;
с финансовым отделом по вопросам получения согласованных смет расходов на проведение рекламных кампаний, результатов анализа затрат, произведенных за месяц (квартал, год); по вопросам предоставления смет расходов на проведение рекламных кампаний и участие в выставках, ярмарках; рекламных планов, результатов исследований эффективности рекламы;
Руководство Отделом по работе с персоналом осуществляет Руководитель Отдела, который подчиняется Генеральному Директору ООО «Консультант Самара».
Основной задачей Отдела по работе с персоналом является реализация решений Руководства Компании, всестороннее обеспечение интересов Компании в области обеспечения высококвалифицированными кадрами, выработка единой политики в области набора, обучения, развития, мотивации персонала.
Отдел обеспечивает организацию процесса набора сотрудников в компанию.
Отдел осуществляет формирование, обработку и анализ текущей кадровой ситуации в компании, а также на рынке труда и на основании полученных данных планирует свою дальнейшую деятельность.
Участие в разработке мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства.
Отдел оказывает методическое и практическое содействие, консультирование и координацию деятельности соответствующих подразделений и специалистов Компании в выполнении ими функций по реализации интересов Компании в области набора, развития персонала, его мотивации, а также развития кадровой политики Компании.
Отдел осуществляет взаимодействие:
Со всеми структурными подразделениями по вопросам, связанным с обучением, развитием, набором, мотивацией персонала.
Руководитель отдела СТП подчиняется непосредственно Генеральному Директору ООО «Консультант Самара».
Основной функцией Руководителя отдела СТП является осуществление организации, руководства и координации работ по реализации решений руководства Компании по вопросам, связанным с информационным обслуживанием постоянных клиентов.
В процессе производственной деятельности предприятия отдел взаимодействует со всеми отделами компании.
Таким образом, механизм разработки и реализации управленческих решений в компании организован рационально и отвечает современным требованиям ведения бизнеса. Организационная структура на данном этапе развития бизнеса является эффективной, поскольку сформирована в соответствии со спецификой деятельности компании.