Часть 1 - "Предпринимательская деятельность" - отражаются данные об исполнении сметы доходов и расходов учреждений по изготовлению продукции, выполнению работ, оказанию услуг, прочим операциям;

Часть 2 - "Целевые средства и безвозмездные поступления" - отражаются данные об исполнении смет доходов и расходов учреждений по целевым средствам и безвозмездным поступлениям (балансовый счет 270);

часть 3 - Движение по средствам, полученным во временное распоряжение учреждения (счета 40302). В отчетах ф. 4 органы федерального казначейства проверяют правильность отражения данных в графе "Кассовое исполнение".

В случаях расхождения учетных данных казначейства и показателей отчетности ф. 4 отчеты возвращаются бюджетополучателю на доработку с оформлением акта разногласий, подписанного обеими сторонами.

В Управлении федерального казначейства по Хабаровскому краю по итогам проверок в 2003 г. в отчетах об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам имели место следующие расхождения:

несоответствие сумм кассовых расходов, отраженных в отчетах клиентов, суммам кассовых расходов, учтенных казначейством;

суммы восстановления кассовых расходов отражены как суммы поступивших доходов за отчетный период;

суммы кассовых расходов в ф. 4 увеличены на суммы проведенных взаимозачетов с заказчиками без отражения операций на внебюджетном лицевом счете. Взаимозачеты с заказчиками, не отражающиеся на внебюджетном лицевом счете, так же как и стоимость товаров, полученных в безвозмездное пользование (медикаментов, продуктов питания, материалов), в отчете ф. 4 должны отражаться в графе "Фактическое исполнение", без изменения показателей графы "Кассовое исполнение";

сумма кассовых расходов по коду 111040 в отчетах ф. 4 ошибочно увеличена на суммы перечислений в бюджет, не относящихся на фактические расходы учреждения и подлежащих отражению по строке 160 "Налоги, сборы и другие перечисления за счет прибыли", в том числе НДС.

Были выявлены несоответствия сумм доходов, поступивших в отчетном периоде, и произведенных кассовых расходов из-за расходования наличных денежных средств из кассы учреждения, минуя лицевой внебюджетный счет, что не позволяло привести отчеты ф. 4 в соответствие с данными учета органа федерального казначейства. На расхождение повлияло наличие внебюджетных счетов, открытых бюджетным учреждениям в кредитных организациях.

Сегодня законодательно предусмотрен механизм устранения данного нарушения. Согласно ст. 141 закона "О федеральном бюджете на 2004 год" главные распорядители обязаны обеспечить закрытие счетов, открытых федеральным учреждениям, находящимся в их ведении, в учреждениях Центрального банка РФ и кредитных организациях для учета операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Органам федерального казначейства в случае неисполнения положений статьи закона предоставлено право приостанавливать операции по лицевым счетам получателей средств, открытым в органах федерального казначейства и учреждениях банка.

Следует отметить, что имели место несоблюдения сроков представления отчетов ф. 4, что является нарушением п. 4 Инструкции.

Как показали итоги сдачи отчетности главными распорядителями средств федерального бюджета в 2003 г., основные расхождения между отчетами бюджетополучателей и отчетами органов федерального казначейства возникают по вопросам возврата остатков средств федерального бюджета и возврата беспроцентных ссуд, выданных для обзаведения имуществом первой необходимости военнослужащим, проходящим военную службу по контракту.

Согласно письму Минфина России от 13.08.2003 N 030101/08238 начиная с отчетности за 9 месяцев 2003 г. перед представлением сводной бухгалтерской отчетности в Минфин России, распорядителям и получателям средств федерального бюджета необходимо согласовывать ф. 2 с данными отдела доходов органа федерального казначейства также и в части возврата ссуд с отметкой ответственного исполнителя от органа казначейства.

При возврате беспроцентных ссуд средства перечисляются в доход федерального бюджета и отражаются в отчетности следующим образом.

1. При поступлении средств на лицевые счета получателей средств федерального бюджета в счет ранее предоставленных ссуд - в отчете ф. 2 в графе 6 "Кассовые расходы" со знаком "-".

2. При перечислении средств, поступивших в счет ранее предоставленных ссуд, в доход федерального бюджета - в отчете ф. 2 в графе 8 "Возврат неиспользованных остатков средств" со знаком "+", в Справке об остатках средств, полученных из федерального бюджета формы 0503058 в графе 7 "Возврат неиспользованного остатка средств" со знаком "+".

Для оптимизации процесса согласования отчетности ф. 2 в части возврата ссуд, выданных военнослужащим для обзаведения имуществом первой необходимости, в Управлении разработан и утвержден руководителем порядок взаимодействия отделов.

Согласно порядку бюджетополучатель перед процедурой согласования отчета получает от УФК по Хабаровскому краю акт сверки по ссудам, заверенный руководителем, главным бухгалтером и начальником отдела доходов (включая случаи обращения распорядителей, получавших ссуды, но не производивших их гашение). Отделы взаимодействуют в следующем порядке.

Отдел кассового исполнения на основании еже дневной информации отдела доходов и Справки о поступлении на счет 40101 по коду налога 6010800 за месяц:

передает в отдел платежей список организаций, перечисливших средства на погашение беспроцентных ссуд, к 16.30 первого рабочего дня, следующего за отчетным месяцем;

составляет разработочную таблицу в разрезе министерств и ведомств по получателям и распорядителям бюджетных средств к 18.00 четвертого рабочего дня, следующего после завершения отчетного месяца;

на основании разработочной таблицы составляет акты сверок по ссудам к 11.00 пятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным;

получает от территориальных отделений информацию о перечислении налога по коду 6010800 к 14.00 второго рабочего дня месяца, следующего за отчетным, сверяет информацию с данными Управления;

передает в отдел доходов акты сверок по ссудам и разработочную таблицу к 11.30 пятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом по заверке ф. 2 в части возврата ссуд;

получает от отдела государственных доходов заверенные акты сверки к 16.00 пятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом;

передает ОФК, обслуживающих распорядителей и прямых получателей бюджетных средств, акты сверок не позднее 12.00 шестого рабочего дня месяца, следующего за отчетным;

получает заверенные акты сверки по состоянию на 01.07 и 01.10 отчетного года от отделений федерального казначейства края. Отдел доходов:

передает в отдел АИС "Финансы" в почтовый ящик "Z Migrac" информацию о поступлении средств в доход федерального бюджета на счет 40101 по кодам 6010812, 2010641 и 2090210 в погашение ссуд, выданных вынужденным переселенцам, на первое число каждого месяца (не позднее второго рабочего дня месяца, следующего за отчетным), для передачи в Управление по делам миграции при УВД Хабаровского края на электронный адрес в Интернете;

сверяет разработочную таблицу и акты сверки с данными по разделу учета ссуд ф. 600 на отчетные периоды;

заверяет акты сверки по ссудам и передает в отдел кассового исполнения к 16.00 пятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом, с учетом сумм, списанных с ЛКС 30-го числа и поступивших в доход федерального бюджета первого числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Отдел платежей предоставляет в отдел кассового исполнения сведения о поступлении средств на сч. 40101 с информацией о распорядителях и получателях бюджетных средств к 18.00 второго рабочего дня каждого месяца.

В целях оперативного анализа средств, поступающих в доход федерального бюджета по коду 6010800, в УФК ведется ежедневный учет этих средств в трех программах. Вся первичная информация содержится в интегрированном пакете прикладных программ "Казначейское исполнение доходов и расходов федерального бюджета на региональном и местном уровнях" (далее - ППП "Центр КС"). В пакете происходит первичный отбор платежных документов, по которым осуществлялось списание средств со счета N 40105 на счет N 40101 в течение операционного дня.

На следующей стадии обработки отобранные платежные документы в программе "MS Excel" подвергаются фильтрации в целях поиска платежных документов, в назначении платежа которых встречается буквенная комбинация "ссуд" (такой возможностью ППП "ЦентрКС" не обладает).

На последней стадии обработки имеющаяся первичная информация заносится в программу "MS Access" и принимает упорядоченный вид. Данная информация ежедневно сверяется с информацией отдела государственных доходов и является основой для составления актов сверки с получателями и распорядителями бюджетных средств. Использование программы "MS Access" дает следующие преимущества:

1) вся база данных, необходимая для работы, содержится в одном файле (возможно создание резервной копии);

2) данные в одном файле можно разбить на отдельные таблицы (в разрезе плательщиков, ОФК, платежных поручений);

3) есть возможность находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов к таблицам, содержащим необходимую информацию (например, какая сумма прошла по главному распорядителю за прошедший месяц с учетом его подведомственных организаций);

4) можно анализировать или печатать данные в нужном макете с помощью отчетов;

5) возможно объединение данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчете посредством установки связей между таблицами (можно создать макет акта сверки по беспроцентным ссудам с организациями и связать его с помощью запросов с таблицей, содержащей первичную информацию о платежных поручениях);

6) можно оперативно получить информацию о погашении беспроцентных ссуд в разрезе:

кодов бюджетной классификации (для сверки с разд. 3 ф. 600);

ОФК, через которые осуществлялось перечисление средств (для сверки с отделениями);

плательщиков (для составления актов сверки);

распорядителей разного уровня (для составления актов сверки).

За день на территории Хабаровского края в январе 2004 г. проходило до 1 000 платежных документов в системе лицевых счетов бюджетных организаций, открытых в органах федерального казначейства. В течение года эта цифра растет, что влечет увеличение времени, затрачиваемого на ручную работу. В программном комплексе "ЦентрКС" нет возможности автоматически отбирать платежные документы на перечисление средств в счет погашения беспроцентных ссуд. Единственным критерием отбора остается только назначение платежа. Просматривать же вручную 1 000 записей нецелесообразно. Поэтому из программного комплекса "ЦентрКС" все записи переносятся в "Excel". Там задаются условия поиска строки с включением буквенной комбинации "ссуд" в столбце "Примечание".

Далее первичная информация ежедневно сверяется с реестрами платежных поручений, передаваемых в отдел кассового исполнения сотрудниками отдела государственных доходов и в начале месяца с информацией отделений за прошедший месяц, что позволяет правильно составлять акты сверки с распорядителями и прямыми получателями средств федерального бюджета и осуществлять дополнительный контроль над ведением файла, содержащего полную информацию о платежных поручениях за 2004 г.

При сверке сводной отчетности ф. 2 "Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам" распорядителей, имеющих подведомственные организации на других территориях, в части средств, поступающих в погашение беспроцентных ссуд, выданных в соответствии с законодательством, и сумм возвратов неиспользованных остатков средств, вызывало затруднение согласования сводного отчета распорядителя второй степени Финансово-экономического управления Дальневосточного военного округа (ФЭУ ДВО) по указанным позициям. Трудности по согласованию сводного отчета ф. 2 данного бюджетополучателя заключались в том, что указанная организация, имея многочисленную сеть подведомственных учреждений, расположенных в удаленных и труднодоступных районах федерального округа, сводный отчет составляет с использованием данных, переданных воинскими частями по телефону и телеграфу. Оригиналы отчетов по указанным частям передавались в ФЭУ ДВО через длительное время.

Для оптимизации порядка согласования сводного отчета ф. 2 ФЭУ ДВО, а также в целях достижения полного соответствия данных органов федерального казначейства и бюджетополучателя в части возврата ссуд и неиспользованных остатков средств федерального бюджета Управление инициировало ежеквартальную сверку между территориальными УФК и ФЭУ ДВО.

Согласно письму ГУФК от 16.09.2003 N 30809/541 сверка данных по ссудам обеспечивается между ФЭУ ДВО и территориальными УФК, имеющими на своей территории получателей и распорядителей, подведомственных ФЭУ ДВО, по следующим показателям:

наименование учреждения;

коды бюджетной классификации;

суммы возвратов бюджетных ссуд и неиспользованных остатков средств по состоянию на:...

Один экземпляр акта сверки с ФЭУ ДВО предложено направлять в УФК по Хабаровскому краю. В дальнейшем эти мероприятия дали положительные результаты, исключив расхождения с отчетами органов казначейства.

Перед процедурой согласования отчетности в УФК проводятся подготовительные мероприятия. Распорядителями и получателями бюджетных средств направляются в казначейство копии писем и приказов вышестоящих организаций о сроках представления отчетности. Основанием для установления этих сроков в 2004 г. является приказ Минфина России от 13.02.2004 N 17н "О сроках представления сводной квартальной и годовой бухгалтерской отчетности об исполнении смет доходов и расходов главных распорядителей средств федерального бюджета и иных получателей средств федерального бюджета в соответствии со сводной бюджетной росписью федерального бюджета на 2004 год".

В соответствии с указанными сроками в Управлении формируется график представления отчетности, который позволяет оптимизировать процесс согласования, а также осуществлять контроль за соблюдением сроков. Непредставление отчетов бюджетополучателями квалифицируется как нарушение бюджетного законодательства. Согласно п. 5 Инструкции и п. 2 постановления Правительства РФ от 05.06.2003 N 328 "Об утверждении правил приостановления операций по лицевым счетам главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открытым в органах федерального казначейства" в случае непредставления для согласования отчетов органы казначейства вынуждены приостанавливать операции по лицевым счетам бюджетополучателей.