Правила оформления реквизитов

01, 02

Государственный герб Российской Федерации и герб субъек­та Российской Федерации воспроизводятся на бланках организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»¹. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках государственных органи­заций в соответствии с правовыми актами субъектов Россий­ской Федерации. Например, порядок использования изображения герба Курганской области на бланках документов организаций регламентируется распоряжением главы администра­ции (губернатора) области в соответствии с Законом о гербе и флаге Курганской области от 01.12.1997 № 90, который принят областной Думой в соответствии с Уставом Курганской области. Для введения в действие такого закона требуется прохождение процедуры утверждения герба в Государственной герольдии при президенте Российской Федерации. В соответствии с возложенными на нее задачами герольдия проводит работу по созданию официальных символов России и осуществляет контроль за их использованием.

Воспроизводимое изображение герба должно строго соответствовать изображению, установленному законодательством.

На продольном бланке изображение герба располагается в центре верхнего поля, а на угловом бланке – в левой части верхнего поля над серединой реквизита «Наименование организации».

Следует иметь в виду, что реквизиты 01 и 02 являются взаимоис­ключа­ю­щими, поэтому не могут быть воспроизведены вместе на одном бланке.

Э

03

мблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности предприятия, фирмы – воспроиз­водится на блан­ках организаций в соответствии с уставом (положением об ор­гани­зации). Этот реквизит может состоять из графически оформленных начальных букв или слов названия организации, или из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы).

Эмблема улучшает эстетический вид бланка, облегчает поиск документа. Однако эмблемой нельзя заменить реквизит «Наименование организации». Не допускается также помещать эмблему на одном бланке с реквизитом 01 или 02.

Располагается эмблема на верхнем поле бланка над серединой наименования организации или на левом поле на уровне этого реквизита.

СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ КУРГАНСКИЙ БАНК городское отделение № 0000

Производственный кооператив «Мокроусовский»

Закрытое акционерное общество “Золотой Колос”

Размеры эмблемы не ограничены.

К

04

од организации определяется по Обще­российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и проставляется на бланке письма при его разработке или печатается при подготовке документа. Код по ОКПО присваивается организации при ее государственной регистрации и является обязательным элементом официальных докумен­тов, представляемых в государственные органы.

О

05

сновной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди­чес­кого лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемы­ми налоговыми органами.

И

06

дентификационный номер налогоплательщика /код причины по­ста­новки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с доку­мен­тами, выдаваемыми налоговыми органами.

К

07

од формы документа определяется по Общероссийскому классифи­катору управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Идентифи­каци­онный код включает семь цифровых знаков и контрольное число, имея следующую структуру: ХХ ХХ ХХХ Х, где 1 и 2-й знаки – класс унифи­цированных форм документов (УФД), 3 и 4-й знаки – подкласс (подсистема УФД), 5-7-й знаки – регистрационный номер формы документа, 8-й знак – контрольное число. Например, кодовое обозначение унифицированной формы приказа по основной деятельности по ОКУД будет 02511511.

Коды по ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных документов при их типо­графском издании.

Н

08

аименование организации – реквизит, содержащий название автора документа, проставляется на бланке документа при его разработке или печатается при подготовке документа. Автором официального доку­мента является физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Автором служебного документа может выступать организация, ее филиал, территориальное отделение, представительство, структур­ное подразделение или должностное лицо, имеющее должностной бланк.

Организация вправе иметь полное и сокращенное наименование на русском языке и языках народов Российской Федерации¹. Наименование организации-автора согласно Гражданскому кодексу РФ приводится с указанием ее организационно-правовой формы. При этом на документах акционерных обществ указывается вид акционирования – открытое или закрытое АО. Например: Закрытое акционерное общество «Сибиряк» или ЗАО «Сибиряк».

Если организация имеет вышестоящую инстанцию, то в бланке организации над названием организации более мелким шрифтом указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование этой инстанции.

Главное управление автодорог по Курганской области ОГУП «Кетовское предприятие по строительству, ремонту и содержанию автомобильных дорог»

Сокращенное наименование организации-автора приводится в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного наименования.

ФГОУ ВПО «Курганская государственная сельскохозяйственная академия имени Т.С.Мальцева» (КГСХА)

Если автором доку­мен­та является филиал, территориальное отделение, представительство, структурное подразделение организации, его наименование располагают ниже наименования организации. Наименование структурного подразде­ления обычно указывают на внутренних документах (протоко­лах, докладных и объяснительных записках и др.).

Закрытое акционерное общество «Заря» Макушинский филиал

Производственный кооператив «Лесная Поляна» Маслобойный цех

На должностном бланке вместо наименования организации указывается должность.

Заместитель директора ЗАО «Стройматериалы»

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

ООО “СИГМА” “SIGMA” Ltd

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации на двух языках – русском и национальном – на одном уровне продольного бланка, например, на русском и башкирском:

Закрытое акционерное общество «Золотой Колос»

Ябыk акциялы йыйлыш «Алтын Башаk»

Все наименования, входящие в состав данного реквизита, в т.ч. сокращен­ные, должны соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов.

С

09

правочные данные об организации – реквизит, оформляемый на деловых и коммерческих письмах и предполагающий переписку. Он включает: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотре­нию организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, номер лицензии, адрес элек­трон­ной почты, Web-страницы в Интернет и др.). Все сведения приводятся в соответствии с официальными изданиями и базами данных.

ул. Молодежная, 47, г. Курган, 640000 Телефон: (222) 2-26-84, факс: (222) 2-26-85 E-mail: kurgan@sit.ru, http://www.sit.ru

Почтовый адрес указывается в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ 26.09.2000 № 725. Согласно правилам реквизиты адреса перечисляются в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название респуб­лики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс ¹.

В бланках для переписки с иностранными корреспондентами все составные части реквизита печатаются на двух языках – русском и иностранном – на одном уровне продольного бланка.

ул. Куйбышева, 77а, г. Курган, 640000 Телефон 45-23-27 Телекс 211126 Факс 45-39-07

Kuibyshev str., 77a, Kurgan, 640000 Telephon 45-23-27 Telex 211126 Fax 45-39-07

Справочные данные об организации помещают на бланках при их изготовлении или печатают на документе при его оформлении.

Располагается реквизит 09 ниже реквизита 08.

Н

10

аименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотрен­ным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). Этот реквизит является важнейшим элементом документа, так как определяет его функционально-правовой статус, дает представление о форме и ха­рак­тере содержащейся информации. Вид документа указывается на всех документах, кроме писем; располагается на месте реквизита 09; печатается прописными буквами, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ или ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Д

11

ата документа – обязательный реквизит, проставляемый на завершающей стадии оформления документа и означающий дату его подписания или утверждения, для акта – дату события, зафиксированного в нем, для протокола – дату заседания (принятия решения). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Датируются также все стадии оформления и обработки документов. Поэтому дата входит составной частью в другие реквизиты, например, такие как гриф согласования, гриф утверждения, резолюция, виза согласования, отметка о поступлении документа в организацию и др. Таким образом, любой служебный документ содержит несколько дат.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется в виде кода араб­скими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. На нее отводится десять знаков – восемь цифр и две разграничительные точки, например: 01.09.2004. При этом однозначные числа обязательно дополняются нулем, после обозначения года никаких знаков (точки, сокращения «г.») не проставляется.

Допускается обратная последовательность оформления даты: год, месяц, день месяца, например: 2004.09.01. Такой порядок предусмотрен международным стандартом и применяется при подготовке документов в процессе сотрудничества с зарубежными партнерами.

Допускается также оформление даты традиционным словесно-цифровым способом. Например, дата 1 сентября 2004 года в документе должна иметь вид: 01 сентября 2004 г. Нуль перед однозначным числом уменьшает риск фальсификации дат наиболее важных документов. Такой способ применяется при оформлении документов, содержащих сведения финансового характера, а также норма­тивных докумен­тов, определяющих права организаций и граждан.

Р

12

егистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифро­вое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, проставляется на регистрируемых документах, обеспечивая цели их учета, контроля и поиска. На внутренних документах регистрационный номер проставляется в виде порядкового номера по данной учетной группе документов с начала календарного, а в учебных заведениях – с начала учебного года. Для отдельных групп документов цифровое обозначение номера может дополняться буквенным индексом. Так, в приказах по личному составу к порядковому номеру добавляется буква к (кадры) или обозначение л/с (личный состав), или другое обозначение, например: № 43-о или № 15-км.

На исходящих документах порядковый номер обычно дополняется цифровым или буквенно-цифровым индексом дела по номенклатуре дел, проставляемом через косую черту, например: № 112 /05-09 или № 05-09/112, или № ОК-09/112, где: 112 – порядковый номер документа; 05-09 (или ОК-09) – индекс дела, состоящий из номера (кода) структурного подразделения (или направления деятельности) и номера дела в данном структурном подразделении (или направлении деятельности) в соответствии с номенклатурой дел.

Регистрационный номер внутреннего или исходящего документа располагается в заголовочной части этого документа на одном уровне с реквизитом «Дата документа», например:

12.10.2004 № 275-н

12.10.2004 № 275-н

На входящих документах регистрационный номер является составной частью отметки о поступлении в организацию (см. стр. 84), которая проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Кроме порядкового номера здесь может быть указан индекс (код) корреспондента или классификатора вопросов деятельности, например: № 125-04.

На обращениях граждан (предложениях, заявлениях, жалобах) регистрационный номер проставляется также в составе отметки о поступлении и состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера обращения с начала года, например: № С 29 или № Ф-30. Номер можно дополнять другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, быстрый поиск, анализ и сохранность документов.

На документе, составленном совместно двумя или более организациями (договор, контракт, соглашение и др.) регистрационный номер (реквизит 12) составляется из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: № 12 /16/ 214.

С

13

сылка на регистрационный номер и дату документа – рекви­зит, который оформляется только в письмах-ответах, являясь связующим звеном переписки и важнейшим поисковым признаком. Данные для ссылки переписываются из бланка инициативного письма, на которое дается ответ. Оформленная ссылка имеет следующий вид.

На № 103/ 03-14 от 05.04.2004

Получив ответное письмо, по этому реквизиту находят копию инициативного документа, прилагают ее к полученному ответу и вместе пускают в работу.

Учитывая наличие данного реквизита, нет никакой необходимости начинать текст ответного письма такой фразой: «На Ваше письмо от 05.04.2004 за № 103/ 03-14 сообщаем…».

М

14

есто составления или издания документа. Данный реквизит указывают в том случае, если определение места составления или издания документа затруднено по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»¹. Например, на документах, составленных в ОАО «Курганский элеватор», этот реквизит не нужен, а на документах ОАО «Русич» следует указать – г. Курган. Реквизит 14 не используется также при оформлении всех видов деловых и коммерческих писем, так как место их составления легко определить по реквизиту 09, в котором содержится подробный почтовый адрес организации-отправителя.

Место составления документа оформляется с учетом принятого административно-терри­тори­ального деления, включая только общепринятые сокращения, например: г. Шадринск; п. Нефтяник; с. Введенское; д. Осиновка. Перед названиями городов Москва и Санкт-Петербург сокращение г. (город) не употребляется.

А

15

дресат. Под адресатом понимается получатель документа (организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо). Реквизит оформляется в заголовочной части документа в пределах зоны расположения, примыкающей к правому полю и может состоять из следующих частей:

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• название должности, инициалы и фамилия должностного лица (или фамилия и инициалы физического лица);

• почтовый адрес ².

Состав реквизита «Адресат» зависит от того, кому адресуется документ и от вида документа. На внешних документах при адресовании постоянному корреспонденту во многих случаях достаточно указать лишь наименование организации и структурного подразделения (в именительном падеже):

Производственный кооператив «Луч»

или

Открытое акционерное общество «Аргаяшский молочный завод» Бухгалтерия

При адресовании документа должностному лицу в составе адресата указывается должность, инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже):

Директору ЗАО «Контраст»

И.Б. Петрову

Главному бухгалтеру производственного кооператива «Дружба» Л.П. Ивановой

или

Производственный кооператив «Дружба» Главному бухгалтеру Л.П. Ивановой

Должность получателя, его инициалы и фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. При этом указывать лишь наименование должности считается некорректным.

При рассылке документа группе однородных организаций адресат может быть указан обобщенно, например:

Руководителям птицефабрик­

При адресовании документа физическому лицу, а также при ответах на предложения, заявления и жалобы граждан, инициалы получателя указываются после фамилии. В состав адресата обязательно включается его почтовый адрес:

Боровикову М.М. ул. Набережная, 68г, г. Новый Уренгой, Тюменская область, 626718

Почтовый адрес указывается также в письмах, адресуемых разовым корреспондентам, например:

Редакция журнала «Маруся» ул. Новодмитровская, 5а, Москва, 125015

или

Первому заместителю главного редактора журнала «Маруся» О.Т. Петровой ул. Новодмитровская, 5а, Москва, 125015

В международной корреспонденции почтовый адрес следует оформлять по международным правилам: сначала указывается получатель (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:

S. Kropanin 31-12 Pyatnitskaya Str. bldg. 1, Moscow 119017 Russia

При направлении документа в органы государственной власти почтовый адрес в адресате не указывается.

Каждую составную часть реквизита рекомендуется начинать с новой стро­ки. Длина строки не должна превышать 8-9 см. Знаки препинания (точки, запятые) в конце сос­тавных частей реквизита не ставятся. Строки выравниваются по левой границе зоны расположения или центрируются по отношению к самой длинной строке, например:

Сельскохозяйственный производственный кооператив «Верхние Ключи» Отдел кадров

При рассылке документа в несколько адресов следует учитывать, что рекви­зит “Адресат” не должен содержать более четырех адресатов. При направ­ле­нии документа в большее число адресов составляется список рассылки, при этом на каж­дом экземпляре отправляемого письма указывается только один соответствующий ад­рес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

Г

16

риф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Некоторые виды документов приобретают юридичес­кую силу только после их утверждения. Необходимость утверждения обычно предусматривается нормативными актами. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определен­ный круг лиц и организаций.

Документ может быть утвержден одним из двух способов, имеющих одинаковую юридическую силу: подписью до­л­жностного лица (подписями должностных лиц); специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом). В любом случае на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Заря» Личная подпись А.С.Панов 12.12.2004

УТВЕРЖДЕНО приказом ОАО «Заря» от 10.06.2004 № 109

При утверждении документа должностным лицом в грифе указывается:

• слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами, в кавычки не заключается; в конце слова двоеточие не ставится);

• наименование должности лица, утверждающего документ, включает название утверждающего органа (организации) в случае, когда его невозможно идентифицировать по реквизиту 08 утверждаемого документа или когда документ утверждается руководителем вышестоящей организации);

• его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия);

• дата утверждения.

Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа другим документом гриф включает:

• слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ);

• наименование вида утверждающего документа (в творительном падеже), его дату и регистрационный номер.

Гриф располагается в правом верхнем углу первого листа документа (т.е. на месте реквизита «Адресат»). Элементы грифа (строки) выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки, например:

	УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2004 № 2
	УТВЕРЖДЕНО решением Совета директоров от 12.08.2004 № 13

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Спецтехобслуживание» Личная подпись Т.М.Савина 17.03.2004

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к Государственной системе документационного обеспечения управления (приложение 3).

Р

17

езолюция  это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Она должна быть чет­кой, краткой, конкретной. Располагается резолюция в правой части документа между реквизитами «Адресат» и «Текст» и состоит из следующих элементов: текста, подписи и даты. Текст резолюции может быть двух видов – содержать решение вопроса, например: «Оплатить…», «Предоставить …», «Отказать…», или указание на порядок его подготовки. В первом случае в тексте резолюции указывается исполнитель (исполнители) и содержание принятого решения или только принятое решение. Оформленная (написанная от руки) резолюция выглядит следующим образом:

Морозовой Т.В. Выделить материальную помощь 500 рублей. Личная подпись 06.03.2004

Во втором случае текст резолюции может содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей); что поручается – требование руководителя, определяющее характер и порядок решения вопроса (указыва­ется при необходимости); срок исполнения. Например:

Михайлову С.Б. Согласуйте сроки отгрузки цемента до 01.07.2004. Личная подпись 28.06.2004

Если срок исполнения указан в тексте документа или является типовым, то в тексте резолюции он может не указываться.

Светловой М.С. Подготовьте предложения с учетом наших финансовых возможностей. Личная подпись 20.02.2004

Если порядок и сроки решения вопроса содержатся в тексте документа или определены заранее и исполнителю известны, то в тексте резолюции достаточно указать лишь исполнителя (исполнителей).

Малаховой Н.В. Личная подпись 12.09.2004

При составлении текста резолюции следует избегать слишком кратких и чрезмерно обобщающих формулировок, выражений сомнения, согласия или несогласия – например, таких как: «Организовать» (неясно, что конкретно требуется организовать: исполнение документа, мероприятие или коллектив); «Целесообразно ли?»; «Не возражаю»; «В приказ» (можно точнее, например: «Командировать…», «Направить в … (на …)», «Уволить…»).

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение и организацию исполнения документа является лицо, указанное первым. Остальные лица привлекаются к работе по исполнению документа как соисполнители.

Барабанову Р.В., Грохотову К.Р. Организуйте проведение семинара. Личная подпись 10.04.2004

Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги.

З

18

аголовок к тесту – реквизит документа, кратко излагающий его содержание, – является обязательным элементом документов, подготовленных на формате А4, независимо от их вида, содержания и назначе­ния. Наличие заголовка в документах облегчает их регистрацию, поиск и организацию контроля исполнения, помогает правильному формированию, хранению и обработке дел, повышает уровень организационной культуры.

Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа. Формулировать его рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «о чем (о ком)?», например: Об изменении…, О назначении…, О начислении…, Об открытии…. Но в таких документах, как протокол, некоторые виды актов и в организационных документах заголовок составляется, отвечая на вопрос «чего (кого)?». Например: протокол (чего?) – заседания правления...; акт (чего?) – приема-передачи дел; должностная инструкция (кого?) – агронома; правила (чего?) – внутреннего трудового распорядка.

Являясь важнейшим поисковым признаком, заголовок к тексту во всех организационно-распорядительных документах располагается и оформляется единообразно. Располагается заголовок над текстом, печатается от левого поля строчными буквами (кроме заглавных), в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка после заголовка не ставится. Рекомендуемый лексический размер реквизита – от 3 до 7-10 слов. Длинные заголовки печатаются в несколько строк через один межстрочный интервал (длина строки – не более 8 см).

На документах формата А5 заголовок к тексту можно не составлять.

О

19

тметка о контроле – служебная отметка, проставляемая делопроизводителем (секретарем или работником канцелярии) на заключительном этапе регистрации документа, с целью напоминания исполнителю о том, что исполнение документа контролируется. Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа в виде буквы «К» или слова «Контроль» штемпелем или от руки ярким красным, синим или зеленым карандашом или фломастером.

Т

20

екст – основной и важнейший реквизит, содержащий информацию, для фиксирования которой создается любой документ в соответствии с целями составления. К тексту организационно-распорядительных документов предъявляется ряд обязательных требований правового и нормативно-методического характера, определяющих такие его параметры, как язык и стиль, состав и объем сведений, структуру и форму их изложения в зависимости от вида документа, обстоятельств дела сложившейся ситуации.

Язык и стиль. В соответствии с п.1 ст. 68 Конституции Российской Федерации, ст.ст. 16 и 17 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации» и законодательством субъектов России документ может быть составлен как на русском, так и на национальном языке. При этом текст документов пишут только на официальном (русском) языке при направлении их:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Стиль языка, опреде­ляемый как деловой или официально-деловой, традиционно характеризуется такими особенностями, как точность, исключающая возможность каких бы то ни было ино­толко­ваний и неясностей; языковый стандарт – стремление к выра­жению мы­с­ли едино­образным способом, использование для этого готовых языковых фор­мул-клише. Прообразом делового стиля является телеграфный стиль. Именно он изначально определяет такие качества текста как краткость при полноте изложения сведений, информационная насыщенность, нанизывание падежей. В языке документов широко используются термины и профессионализмы, название людей по признаку, отглагольные именные формы, устойчивые словосочетания. Информативность и убедительность достигаются за счет употребления языковых формул представления всех обстоятельств дела, принимающих правовую силу.

Тон документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений и фраз с откровенно экспрессивным оттенком. Не допускаются неоправданные и необоснованные высказывания обвинительного характера и выражения, унижающие честь и достоинство граждан. При составлении текста большое значение имеет правильный подбор и надлежащий порядок слов в предложениях. Отражаемые в доку­ментах управленческие решения должны быть обоснованы и логически увязаны с необходимостью выполнения задачи, решения проблемы, достижения цели.

Состав информации в тексте зависит от конкретных функций документов в соответствии с их классификацией на виды и разновидности с учетом сферы применения, отраслевых и других особенностей, обусловленных влиянием различных факторов: информационных, правовых, технических, социально-психологических и др.

Форма изложения текста. В распорядительных документах, создаваемых на основе единоначалия (приказах, распоряжениях, указаниях), а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается в форме от 1-го лица единственного числа (приказываю, обязываю, предлагаю). Так же составляются объяснительные записки, заявления, боль­шая часть докладных записок (прошу рассмотреть..., считаю необходимым...).

В постановлениях и решениях используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (постановляет, решил), что является отражением принципа коллегиальности.

В совместных распорядительных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагается в форме от 3-го лица множественного числа (слушали, выступили, решили, постановили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акты, справки), используется форма изложения от 3-го лица единственного или множественного числа.

В письмах используется форма изложения от 1-го лица единственного и множественного числа, а также от 3-го лица единственного числа, например: Прошу…; Просим…; Организация просит…. В данном случае руководитель, подписав­ший документ, выступает не иначе как от имени организации.

Объем текста организационно-распорядительных документов во многом зависит от вида (разновидности) документа, а также от характера и сложности изложенных в нем вопросов и изменяется в пределах от нескольких строк до нескольких страниц.

Структура текста. Следует учитывать, что сплошной текст, объемом хотя бы в одну страницу, воспри­нимается труднее, нежели структурирован­ный, т.е. упорядоченный по какому-либо признаку (ряду признаков). Структура текста зависит, главным образом, от вида документа. Она должна обеспечивать рациональное размещение и обработку инфор­мации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей: вводной, со­дер­жащей основания, причины, цели составления документа, и основной, в которой излагаются решения, просьбы, предложения, факты, например:

Сообщаю, что из-за недостаточного количества и качества режущих пар условия оплаты труда, разработанные на технологию скоростной стрижки овец, не отражают фактических затрат труда стригалей.

Предлагаю срочно пересмотреть условия оплаты труда для стригалей с учетом фактических условий их труда.

Для облегчения восприятия информации, выделения сути документа иногда целесообразно начинать текст с заключительной части, то есть с изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованиями. В таком ключе составляются многие виды деловых писем.

Просим сообщить Ваше решение на долевое участие в строительстве спортивного комплекса в 2005 г.

Рассмотрение проектно-сметной документации намечено на ….

Текст документа может состоять только из заключительной части, если мотивы его составления просты и понятны без пояснений, например, письма или заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной лишь распорядительной частью. Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, то в тексте приводятся полные сведения об этом документе – указывается наименование вида доку­мента, наименование организации-автора, дата документа, его регистрационный номер и заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы и пункты. Все эти структурные части, нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой составной части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Номер пункта включает номер раздела, подраздела и собственный порядковый номер. Все составные части номера разделяются точками, например: 2.4.1.

Текст доку­мента может быть унифицирован с помощью трафарета.

О

21

тметка о наличии приложения – реквизит, оформляемый под текстом документа, имеющего приложение. Под приложением понимается один или несколько других документов, дополняющих или поясня­ю­щих содержание основного документа, т.е. того, к которому прилагаются. Приложением оформляются также документы, утверждаемые или вводимые в действие нормативным или распорядительным документом.

Отметка отделяется от текста увеличенным межстрочным интервалом и начинается словом «Приложение», которое печатается от левого поля и всегда указывается в единственном числе. После ставится двоеточие и следует текст, содержащий сведения о прилагаемых документах.

Построение текста отметки имеет следующие особенности. Если названия прилагаемых документов не названы в тексте основного документа, то они приводятся в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких прилагаемых документов их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Акт приема-передачи дел на 2 л. в 2 экз. 2. Проект приказа по личному составу на 2 л. в 1 экз.

Если наименование прилагаемого документа названо в тексте основного документа, то в тексте отметки о приложении указывается лишь количество его листов и экземпляров.

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В практике делопроизводства нередки случаи, когда основные и прилагаемые документы в количественном соотношении не совпадают. Например, требуется разослать письмо в три адреса, а прилагаемые документы составлены только в одном экземпляре. В этом случае отметка о приложении во всех трех письмах будет следующая:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Приложение: прейскурант розничных цен в 1 экз.

Прилагаемые документы также могут иметь приложения. В таких случаях отметка о наличии приложения в основном документе оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минсельхоза РФ от 05.06.2004 № 02-6/124 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если на прилагаемые документы составляется отдельная опись, то отметка на основном документе также оформляется, в ней указывается:

Приложение: по описи

Опись прилагаемых документов составляется на отдельном листе бумаги в произвольной форме.

ОПИСЬ

приложений к _______________ № __________ от ______________

Наименование документа

Количество листов

Количество экземпляров

Должность Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

В распорядительных документах, отметку о наличии приложения отдельным реквизитом оформлять не принято. Указание на прилагаемый документ дается в соответствующем пункте текста, а на документе-приложении в верхней части первого листа ставится отметка, указывающая на его связь с основным документом.

Приложение № 1 к письму ЗАО “Заря” от 08.04.2004 № 8703-12

Допускается выражение «Приложение № » печатать прописными буквами, а также центрировать элементы данной отметки относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора ЗАО «Заря» от 12.09.2004 № 31

П

22

одпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица – основной элемент удосто­вере­ния любого официального документа. Удостоверение документа подписью (подписями) осуществляется на заключительной стадии их оформления и производится должностными или физическими лицами, имеющими на это право. Руководители организаций и их заместители подписывают приказы и другие распорядительные документы по организации, договоры, контракты, а также внешние докладные записки, письма, справки, характеристики и многие другие документы, направляемые за пределы организации. Руководители структурных подразделений подписывают документы, подаваемые от имени этих структурных подразделений. Главные специалисты и другие управленческие работники также подписывают служебные документы (справки, сводки, служебные записки и др.) в пределах предоставленных им полномочий. Документы личного происхождения (заявления, предложения, расписки, автобиографии и др.) от своего имени подписывают их составители.

Многие виды документов после подписания приобретают юридическую силу, а лица, подписавшие их, тем самым принимают на себя ответственность, предусмотренную законодательством за последствия, связанные с использованием заключенной в них информации.

Подпись располагается ниже реквизита «Текст» и включает три элемента:

• наименование должности (полное или сокращенное);

• личную подпись;

• расшифровку подписи.

Например:

Главный бухгалтер

Личная подпись К.А.Калугина

или

Главный бухгалтер СПК «Нива»

Личная подпись К.А.Калугина

Наименование должности (длина строки – не более 8 см) печатается от левого поля. Строки выравниваются по левому краю или центрируются по отношению к самой длинной строке, например:

Начальник юридического отдела Государственной налоговой инспекции по Курганской области Личная подпись С.С.Семенов

Заместитель председателя арбитражного суда по Курганской области

Личная подпись А.А.Антонова

При оформлении документа на должностном бланке должность лица, которому принадлежит бланк, в подписи не указывается.

Личная подпись – главный элемент реквизита – воспроизводится собственноручно, чаще всего, в виде витиеватой аббревиатуры, содержащей неполное и не вполне разборчивое написание фамилии. Устойчивая и учиты­ваю­щая многочисленные индивидуальные особенности почерка такая аббревиатура служит верным средством защиты документа от подделки, но чтобы обладать юридической силой, должна сопровождаться расшифровкой.

Расшифровка подписи помещается справа от личной подписи, в кавычки, скобки, шевроны не заключается. Сначала указываются инициалы, затем – фамилия. Пробел между инициалами и фамилией не делается.

Личная подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформляется на бланке, то должность лица, подписы­ваю­щего доку­мент, приводится сокращенно (без указания наименования организации или подразделения), например:

Генеральный директор Личная подпись А.Ф.Федоров

Если документ оформляется не на бланке, то наименование организации (подразделения) обязательно включается в наименование должности подписи. Например:

Генеральный директор ОАО «Стройматериалы» Личная подпись А.Ф.Федоров

В вузах, научных учреждениях при оформлении наименования должности в реквизите «Подпись» могут указываться ученая степень и звание:

Заведующий кафедрой менеджмента, доктор экономических наук, профессор Личная подпись М.Г.Симонов

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц. Располагаются подписи одна ниже другой в последовательности, соответствующей уровням управленческой иерархии. Первой указывается подпись должностного лица более высокого уровня, ниже по порядку – другие подписи. Например, при подписании протокола заседания коллегиального органа первой оформляется подпись председателя заседания, затем – подпись секретаря. В документах, подготовленных комиссией, сначала оформляется подпись председателя комиссии, а ниже – подписи всех ее членов. Например:

Председатель Личная подпись П.С.Семенов

Секретарь Личная подпись М.И.Кузнецова

Председатель Личная подпись С.С.Иванов

Члены комиссии Личная подпись Т.П.Зотов

Личная подпись Р.К.Макарова

Подписи членов комиссии, учитывая равенство распределения обязанностей, перечисляются по алфавиту фамилий.

Документы, составленные от имени нескольких организаций, удостоверяются подписями их руководителей. На договорных документах проставляются подписи лиц, представляющих договаривающиеся стороны. Рас­полагаются подписи на одном уровне.

Директор ОАО “Фирма “Маяковская” Подпись А.Д.Чернова

Директор ЗАО “Новое Каменское” Подпись П.Х.Шагеев

Многие служебные документы оформляются в нескольких экземплярах. Подписывается, как правило, первый экземпляр, оформленный на бланке. При рассылке документа в подведомственные организации первый экземпляр остается в деле организации-отправителя, а отсылаются заверенные копии.

При подписании документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя в подписи указываются соответствующие данные.

Зам. директора ЗАО “Луч” ТКомаров Т.Д.Комаров

или

И.о. директора ЗАО “Луч” ФАшмарина Ф.Р.Ашмарина

ГОСТ Р 6.30-2003, в отличие от предыдущего стандарта, не предусматривает порядка внесения в подпись каких-либо исправлений. Документы с ошибками, в том числе и с необходимостью исправления подписи, следует откорректиро­вать и перепечатать заново.

Грубой ошибкой считается подписание документа за отсутствующего руководителя или иного должностного лица. В этой связи не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности:

За Директор ЗАО “Луч” ФЕгоров А.С.Федоров

/Директор ЗАО “Луч” ФЕгоров А.С.Федоров

Юридическая сила документов, передаваемых с помощью автоматизированных и телекоммуникационных систем, подтверждается электронной цифровой подписью. Такая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе «при одновременном соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи»¹.

Законодательством определен порядок создания и использования ключей электронных подписей, выдачи соответствующего сертификата, установлен срок и порядок его хранения в удостоверяющем центре, учтены особенности использования электронной подписи в сфере государственного управления и в корпоративной информационной системе.

Г

23

риф согласования документа – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Согласование заклю­чается в предварительной оценке проекта документа: обоснованности, своевременности, целесообразности выполнения предлагаемого меро­прия­­тия, соответствия законодательным и нормативным актам. Поэтому многие документы до подписания согласовываются с заинтересованными органами, предприятиями, должностными лицами.

Гриф согласования применяется преимущественно для внешнего согласования документов. Такое согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующем порядке:

• с заинтересованными организациями;

• с научно-исследовательскими организациями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с общественными организациями;

• с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (экология, производственная санитария, пожаробезопасность и др.);

• с вышестоящими и межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Гриф согласования располагается ниже подписи и в зависимости от способа согласования оформляется по одному из следующих вариантов:

СОГЛАСОВАНО Директор ОАО “ОПТИМ” Подпись Ф.Р.Зимятов 12.05.2004

СОГЛАСОВАНО Письмо Минздрава РФ от 17.09.2004 № 01-04 / 185

Слово СОГЛАСОВАНО указывается прописными буквами, без кавычек. Далее (первый вариант) указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (при этом в должности обязательно указывается наименование организации), его личная подпись, расшифровка подписи и дата согласования. Если (второй вариант) согласование документа осуществляется посредством издания другого документа (письма, протокола), то в грифе ниже слова СОГЛАСОВАНО указывается вид документа (в именительном падеже), его автор (наименование организации), дата и регистрационный номер.

Если в документе необходимо привести несколько грифов согласования, то они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленном согласовании оформляется от­дельный лист согласования.

24

Визы согласования документа. Виза – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Как и гриф согласо­ва­ния, виза служит для предварительной оценки существа проекта документа. Поэтому многие документы до подписания визируются заинтересованными должно­­стными лицами.

Внутреннее согласование документа рекомендуется осуществлять в следующем порядке:

• составитель документа;

• руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

• заинтересованные должностные лица других подразделений;

• общественные организации;

• главный бухгалтер или руководитель финансовой службы;

• заместитель руководителя, курирующий направление деятельности;

• юрист.

Обязательными элементами визы являются: наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи и дата визирования, например:

Юрисконсульт

Личная подпись Р.И.Переверзин

02.02.2004

В ходе изучения документа у визирующего могут возникнуть возражения, замечания относительно существа рассматриваемого вопроса, подбора исполнителей, формы документа, правильности и своевременности его составления. В таких случаях виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Главный экономист

Личная подпись В.Г.Кротов

15.07.2004

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются визирующим и прилагаются к документу.

Визы являются средством внутреннего согласования документов, поэтому могут быть проставлены только на тех экземплярах документов, которые остаются в организации. При этом:

• для документа, подлинник которого отправляется из организации, виза проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа копии (2-го или 3-го экземпляра) документа;

• для документа, подлинник которого остается в организации, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Визирование является ответственным этапом подготовки документов. Для обеспечения согласования по всем принципиально важным вопросам (экономическим, юридическим, техническим и др.) в организации должен быть разработан перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необ­ходи­мы при их оформлении. Такой перечень оформляется приложением к инструкции по делопроизводству при ее разработке.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

По образцу визы оформляется отметка об ознакомлении с документом.

О

25

ттиск печати – реквизит, проставляемый на подпись должностного лица для заверения ее подлинности. На документах печать проставляется в предусмотренных законодательством случаях.

Любая организация имеет несколько печатей: одну гербовую печать (или приравненную к ней в коммерческих организациях) и несколько простых.

Г ербовая печать (всегда круглая), в центре ее находится изображение герба, а по окружности дается текст и предусматривается ряд обязательных элементов. Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию, на договорах, документах, оформляемых при получении денег и товарно-материальных ценно­стей, на актах выполненных работ и других (приложение 4). Необходимость проставления такой печати регулярно оговаривается в нормативных актах.

Требования к форме, размерам и защите печати с воспроизведением Государственного герба РФ закреплены в ГОСТ Р 51511-2001¹. В стандарте указано, что диаметр гербовой печати должен быть 40-45 мм, диаметр окружности, в которую вписано изображение герба – не менее 14 мм. По окружности даются наименования ведомства и организации, ИНН и допол­нительная информация, указывающая на дублируемость и копийность печати. В стандарте содер­жат­ся технические требования к элементам печати, предписы­вается при изготовлении печатей использовать различные (в т.ч. обяза­тельные) методы защиты их от фальсификации (позитивный и негативный микротекст, наличие микролиний, элементов полутонового растра и др.).

Простые печати бывают круглыми, квадратными, прямоугольными, треугольными. На них нет изображения герба, а воспроизводится наименование организации или ее структурной части (отделения, цеха, участка). Такие печати про­став­ляются на выписках из документов, отпусках, пропус­ках, справках, размноженных экземплярах распорядительных и некоторых других документов, выходящих за пределы организации при их рассылке, а также при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, сейфов и т.д.

Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов. При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись и печать практически не прочитываются, во втором – возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа.

Оттиск печати должен быть четким.

О

26

тметка о заверении копии. Под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информа­цию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для того чтобы копия документа обрела юридическую силу и могла служить доказательством наравне с подлинником, она должна быть заверена в установленном порядке. Копии организационно-распоряди­тельных доку­ментов заверяются отметкой о заверении копии, оформляемой обычно делопроизводителем. Отметка состоит из заверительной надписи, которая включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Располагается отметка ниже недооформленного (без личной подписи) реквизита «Подпись».

Верно

Секретарь-референт Личная подпись А.С.Пильникова

10.09.2004

Копии документов при рассылке в другие организации или при выдаче на руки дополнительно заверяются пе­чатью организации, канцелярии или отдела кадров.

О

27

тметка об исполнителе указывается преимущественно на исходящих документах, для того чтобы получатель документа в случае необходимости мог быстро обратиться к исполнителю (составителю проекта документа) за разъяснениями.

Отметка состоит из инициалов и фамилии исполнителя и номера его телефона, например:

П.Ф.Михайлов

2 15 45

Реквизит печатается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. Если документ подлежит размножению, то отметка располагается только на лицевой стороне листа.

О

28

тметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится на исполненном документе при помещении его в дело. Отметка проставляется от руки в нижней части последнего листа документа от левого поля и включает следующие данные:

• краткие сведения об исполнении (при наличии документа, свидетельствующего об исполнении, дополнительно указывается его дата и номер);

• слово «В дело» и номер дела, где будет храниться документ;

• личная подпись исполнителя (или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ) и дата направления его в дело.

Например:

Отправлено письмо от 17.10.2004 № 39 /04-11