В дело 06-08

Личная подпись 18.10.2004

О

29

тметка о поступлении документа в организацию проставляется в правом нижнем углу первого листа входящего документа при поступлении его в организацию. Отметка включает дату получения документа (при необходимости – часы и минуты) и входящий ре­гистраци­он­ный номер.

Допускается проставлять отметку в виде штампа, например:

И

30

дентификатор электронной копии документа – отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа при переносе с него данных на машинный носитель. Реквизит содер­жит наименование файла (путь к файлу), дату переноса данных и другие сведения, необходимые в делопроизводстве, например:

D:\ Персонал\ prik012.doc Е.Егоров 12.06.2004 09:00

Такая отметка необходима для исключения повторного ввода документа в компьютер; его быстрого поиска по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документированной информации в компьютер.

Требования к бланкам документов

Организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках – стандартных листах бумаги с заранее напечатанными реквизитами, содержащими постоянную информацию, главным обра­зом, об организации-авторе, а также ограничительные отметки для переменной информации в виде черточек-уголков и реквизитов, воспроизведенных в части постоянной информации. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 бланк документа определен как «набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа».

Использование бланков обусловлено по крайне мере двумя причинами: во-первых – стремлением сократить затраты труда на документирование, уменьшив при этом вероятность допущения различных технических ошибок; во-вторых – желанием улучшить внешний вид («лицо») документа как составной части имиджа организации. Отсюда примечательной характеристи­кой бланков является их дизайн (в деловом стиле), отрабатываемый с целью улучшения эстетических и функциональных качеств оформляемых на них документов.

Правовая сущность официальных документов не допускает произвольного определения их формы и содержания. Поэтому при разработке бланков как материальной основы будущих документов необходимо учитывать ряд обязательных условий нормативно-методического характера, руководствоваться законо­да­тель­ством, положениями государственных стандартов и других нормативных актов, регламентирующих делопроизводство в организа­циях.

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает три вида бланков, имеющих наиболее общее применение: общий бланк (для любых видов доку­ментов, кроме письма); бланк письма (только для писем); бланк конкретного вида документа (для отдельного вида документов). Для каждого вида бланков определен конкретный набор реквизитов (рисунок 5). Для бланка письма и бланка конкретного вида документа при необходимости могут быть предусмотрены также ограничительные отметки (уголки, трафаретные части таких реквизитов как «Дата», «Регистрационный номер» и другие) (рисунок 6).

При организации деловой переписки в последние годы все чаще ис­пользуются так называемые должностные бланки. На должност­ном бланке вместо наименова­ния организации указывается наимено­вание должно­сти, например: Генеральный директор ЗАО “Сибирь”.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные струк­тур­ные под­разделения, то могут быть разработаны бланки структурных подраз­деле­ний. В таких бланках ниже наименования организации при­водится наиме­но­вание ее структурной части.

Жирным шрифтом показаны реквизиты, оформляемые полностью;

Курсивом выделены реквизиты, для которых в бланке могут быть предусмотрены отметки, обозначающие границы зон расположения этих реквизитов (черточки, уголки, трафаретные части).

Рисунок 5 – Реквизиты бланков организационно-распорядительных документов

Бланк может быть изготовлен на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов (рисунок 7, приложение 3). При продольном (традиционном) размещении реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля, а при угловом – в левом верхнем углу листа. Угловой вариант расположения реквизитов признается наиболее рациональным, так как по подсчетам специалистов, экономит до 20 % площади листа документа. Продольный вариант наиболее удобен при воспроизведении реквизитов бланка на двух языках, например, русском и нацио­наль­ном.

Общий бланк

 Закрытое акционерное общество «Электроника» _______________ №___________ г. Курган

Бланк письма

 Закрытое акционерное общество «Электроника» пр. Машиностроителей, д. 35а, г. Курган, 640007 Тел. 0-00-00, факс 0-00-00 E-mail: kurgan@eltr.ru ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 _________________№ _______________   На № ____________от _______________  

Бланк конкретного вида документа

 Закрытое акционерное общество «Электроника» ПРИКАЗ _____________ №____________ г. Курган  

Рисунок 6 – Виды бланков организации¹ (показана только верхняя часть бланков с реквизитами и ограничительными отметками)

Продольное расположение реквизитов

 Общество с ограниченной ответственностью «Наставник» ул. Космонавтов, д. 38а, с. Кетово, Кетовский район, Курганская область, 641310 Тел. 0-00-00 E-mail: ketowo@nastawnik.ru ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 __________________№__________________   На № _____________от _________________  

Угловое расположение реквизитов

 Общество с ограниченной ответственностью «Наставник» ул. Космонавтов, д. 38а, с. Кетово, Кетовский район, Курганская область, 641310 Тел. 0-00-00 E-mail: ketowo@nastawnik.ru ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 _________________№___________________ На № ____________от __________________  

 

Рисунок 7 – Варианты расположения реквизитов бланка (на примере бланка письма)

При проектировании бланков реквизиты 08, 09, 10, 14, а также ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 допускается размещать одним из двух способов (рисунок 8):

• центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны его расположения);

• флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны его расположения).

Центрованный способ

 Открытое акционерное общество «Архитектор» ул. Озерная, д. 38, с. Пушкино, Шадринский р-н, Курганская обл., 641310 Тел. (000) 00-0-00 ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 _________________№__________________ На № ____________от _________________  

 

Флаговый способ



Открытое акционерное общество1 «Архитектор» ул. Озерная, д. 38, с. Пушкино, Шадринский р-н, Курганская обл., 641310 Тел. (000) 00-0-00 ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 _________________№__________________ На № _______________от_______________  

 

Рисунок 8 – Два способа оформления реквизитов бланка (на примере углового бланка письма)

Организации, имеющие право размещать на своих бланках Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации изготавливают бланки только типографским способом.

Для переписки с зарубежными партнерами разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и ее адрес воспроизводятся дважды: на русском и иностранном (чаще всего английском) языках. Также на двух языках воспроизводятся реквизиты (название стран, организаций и их адреса) бланков совместных международных объединений, предприятий и фирм.