Е.А.Шапкин общие Правила оформления унифицированных организационно-распорядительных документов Курган – 2004

Е.А.Шапкин

общие Правила оформления унифицированных организационно-распорядительных документов

методическое пособие по документированию управленческой деятельности

Курган – 2004

ББК У9(2)212.86

Ш 23

УДК 651.5(07)

Шапкин Е.А. Общие правила оформления унифицированных организационно-распорядительных документов: Методическое пособие по документированию управленческой деятельности. – Курган: Изд-во КГСХА, 2004. – 107 с.

Рецензент кандидат экономических наук, профессор Матвеев А.М.

Методическое пособие подготовлено на основе правовых актов и нормативно-мето­ди­ческих документов, регламентирующих документационные процессы в организациях на территории Российской Федерации. Содержит общие правила оформления реквизитов и требова­­ния к бланкам унифицированных организационно-распорядительных документов. В при­ло­жениях приведены примеры оформления отдельных видов документов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003. Предназначено студентам экономического факультета для использования на практических занятиях и в процессе самостоятельной подготовки при изуче­нии основ документирования управленческой деятельности и делопроизводства.

Методическое пособие рассмотрено и утверждено на заседании кафедры менеджмента и права (протокол № 3 от 24 октября 2003 г.), одобрено и рекомендовано к изданию методической комиссией экономического факультета (протокол № 3 от 16 декабря 2003 г.).

© ФГОУ ВПО «Курганская государственная сельскохозяйственная академия имени Т.С.Мальцева», 2004

Введение

Деятельность организаций всегда связана с необходимостью создания и использования различных документов. Информация, которая фиксируется в них, имеет подчас ключевое значение, способствуя решению многих и, как правило, наиболее важных вопросов, возникающих в процессе общественных отношений. Особое значение для работников сферы управления имеют организационно-распорядитель­ные документы. Предназначенные для решения задач управления и играя, главным образом, координационные роли, они способствуют выполне­нию управлен­ческих функ­ций (планирование, организация, мотивация, контроль), обеспечивают процессы принятия управ­ленческих решений, внутренние и внешние коммуникации.

Умение грамотно оформлять такие документы высоко ценится в деловой практике. При их создании приходится в полной мере учитывать совокупность факторов (правовых, информацион­ных, языковых, этических, технических, психологических и др.), оказывающих сильное влияние на качество фиксируемой информации и функциональные свойства документов. Соответствующие ограничения (нормы, нормативы) при создании документов требуют согласованного применения, а это, в свою очередь, возможно лишь при условии, когда составитель хорошо знает правила документирования и имеет достаточно хороший навык их применения. Более того, необходимые знания и опыт требуется поддерживать всегда на высоком уровне. Организационно-распорядитель­ные документы, являющиеся предметом и результатом управленческого труда, содержат в себе не только доказательство тех или иных фактов, событий, принятых решений, для отражения которых они были созданы, но и суггестивную информацию, так или иначе характеризующую уровень профессиональной подготовки самих составителей документов и лиц, их подписавших – доказательства, свидетельствующие об уровне образованности работников, их культурности, интеллектуальности. Руководитель или специалист, чей «бумажный портрет» не безупречен, едва ли сможет снискать себе приличную репутацию управленца-профессионала, претендовать на продвинутые служебные отношения и добиться каких-либо успехов в карьере. Таким образом, безупречность управленческих документов по форме и содержанию, каких бы сложных вопросов они не касались, – это норма совершенства, то есть условие, когда любой изъян нежелателен.

Созданию документов на должном качественном уровне способствует нормативно-правовая регламентация делопроизводства, формализация и унификация документов и правил документирования. Эта работа постоянно ведется на уровне государственного управления и имеет конкретные результаты. Общие нормы и правила работы с документами закреплены в государственных стандартах. Специфика их оформления находит отражение в правовых и нормативных актах, типовых положениях и инструкциях. Знание требований, изложенных в этих документах, является обязательным компонентом профессиональной подготовки руководителей и специалистов высшей квалификации.

При разработке данного пособия была поставлена задача рассмотреть нормативно-методические основы оформления унифицированных организационно-распоряди­тель­ных документов в соответствии с действующим российским законодательством, требованиями и нормами современного дело­произ­водства с целью помочь студентам в получении необходимых знаний, умений и навыков документирования управленческой информации. Наряду с правилами оформления документов в пособии приведены наиболее часто встречающиеся в делопроизводстве термины и их точные определения, что должно способствовать упрочению базы приобретаемых студентами знаний, более уверенному изучению учебного материала.

Пособие содержит множество примеров оформления реквизитов документов. Для примеров, заключенных в прямоугольную рамку, предусмотрено, что левая граница рамки соответствует границе левого поля документа, а правая – правого. Соблюдены нормативные отступы и интервалы, а также специфика воспроизведения символов (букв, знаков, пробелов). Наименования организаций, их адреса, фамилии должностных лиц – условные. Поэтому, несмотря на то, что отдельные примеры базируются на данных реальных организаций, никаких аналогий проводить не следует.

В пособии не рассматривается специфика оформления конкретных видов документов, для этой цели разработаны отдельные методические указания для практических занятий по документированию управленческой деятельности и делопроиз­вод­ству.