Перечень сокращений

ИНН – идентификационный номер налогоплательщика.

КПП – код причины постановки на учет.

ОГРН – основной государственный регистрационный номер.

ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.

УСД – унифицированная система документации.

УСОРД – Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

УФД – унифицированные формы документов.

Общие требования к форме документов

Унификация организационно-распорядительной документации, впрочем, как и любой другой системы документов, способствует значительному (в несколько раз) сокращению объема нормативных требований к документам, прежде всего, к их форме, путем внесения единообразия в элементы оформления всех документов, относящихся к данной системе документации. В результате формулируется ограниченный объем требований, равно приемле­мых к оформлению любого документа системы, будь это распоряжение, должностная инструкция, заявление или объяснительная записка. Таким образом, за счет унификации удается значительно сократить ряд обязательных требований и значительно упростить нормативно-методическую базу документирова­ния. Соответственно уменьшается объем необходимых специальных знаний, можно быстрее и легче подготовить управленческие кадры требуемой квалификации.

Результаты унификации организационно-распоря­ди­тель­ных документов в России закреплены норматив­ным актом федерального уровня ГОСТ Р 6.30-2003¹, который в совокупности с Общероссийским классификатором управленческой доку­мен­тации ОК 011-93 является основным источником общих правил оформления постановле­ний, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других документов управления, используемых в деятельности любого органа государственной власти, местного самоуправления и любой организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Нормы и требования, содер­жащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003, базируются на лучших традициях делопроиз­водства и тесно увязаны с действующим российским законодательством.

Общие правила оформления организационно-распорядительных документов содержатся также в разделах 2 и 3 Типовой инструкции по делопроиз­водству в федеральных органах исполнитель­ной власти, утвержденной прика­зом Федераль­ной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. Положения, содержащиеся в ней, распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Соответственно требованиям вышеуказанных и других сопряженных с ними общегосударственных нормативно-методических документов форму документированной информации определяют такие параметры, как тип ее носителя, характер его использования, состав, условия и порядок размещения сведений в соответствии с целями создания, юридическими, техническими, и другими ограничениями.

Для оформления документов как в России, так и в стра­нах Западной Европы, используется бумага потребительских форматов, установленных международным стандартом ИСО 216: 1975¹. Организационно-рас­по­ря­дитель­ные документы офор­мля­ются только на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм)².

Документы и бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Для бланков рекомендуется бумага плотностью от 80 ^г_м² до 200 ^г_м², предназначенная для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными принтерами), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинами. Бумага для бланков должна обладать такими качества­ми, как не­сворачивае­мость при перегреве или смачива­нии и отсутствие пыления с поверхности листа.

Организационно-распо­ря­дительные документы допускается изготавливать на пишущих машинах или печатающих устройствах средств вычислительной техники (машинописный способ),(приложение 1). Отдельные внутренние документы (заявления, докладные и объясни­тель­ные записки) допуска­ет­ся писать от руки. Бланки документов следует изготавливать полиграфичес­ким способом или создавать в виде шаблонов, сохраняемых в памяти компьютера.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 документы должны иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;

• 10 мм – правое;

• 20 мм – верхнее;

• 20 мм – нижнее.

Если документ оформляется на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посредине верхнего поля арабскими цифрами без каких бы то ни было дополнительных знаков (точек, тире, сокращений: «с.», «стр.» и т.п.).

Любой документ состоит из отдельных составных элементов – реквизитов. Это – адресат, текст, его заголовок, подпись, дата, печать и др. Каждый реквизит в документе имеет вполне определенное предназначение: адресат указывает получателя информации, предопределяет направление и путь ее передачи; текст содержит сведения, для фиксирования и использования которых создается весь документ, а подпись служит средством удостоверения этих сведений. Согласованная совокупность реквизитов, расположенных на листе бумаги в определенной последо­ва­тельности, называется формуляром документа. При создании Унифицированной системы организационно-рас­поря­­ди­тель­ной документации (УСОРД) определен стандартный состав реквизитов и разработан формуляр-образец – структурная модель документа, предназначенная для построения формы любого документа, относящегося к данной системе. Эта модель представляет собой общую схему расположения всех реквизитов, предусмотренных УСОРД, спроекти­ро­ван­ную для формата А4 на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин. На рисунках 1 и 2 приведены два допустимых варианта построения формы документа, где показаны места и размеры границ зон расположения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003 (сокращенные названия реквизитов, в виде двухзначного цифрового кода, показаны в полужирном начертании).

Состав реквизитов представлен в следующей редакции:

01 – Государственный герб Российской Федера­ции;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания до­ку­мен­та;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и на­правлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

На рисунках 3 и 4 приведены общие модели построения документов. Примеры оформления некоторых видов документов, составленных на основе этих моделей по правилам, изложенным на страницах 57-85, приведены в приложении 2.