Приложения

Приложение 1

Рекомендации по машинописному оформлению документов

При оформлении унифицированных документов управления должны учитываться требования нормативно-методического обеспечения делопроизводства, прежде всего ГОСТ Р 6.30-2003 и инструкции по делопроизводству. Для создания документов рекомендуется применять пишущие машины со стандартным шагом письма 2,3 мм или компьютеры. При оформлении документов на компьютере, где обычно применяется наиболее распространенный тек­стовый редактор MS Word for Windows, рекомендуется использова­ние шрифтов: Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформле­ния таблиц), 13, 14, 15; Times DL размером № 12, 13, 14. При создании (наборе) документа следует учитывать, что его внешний вид должен органически сочетаться с характером делового стиля официального языка. Форме документов присущи такие черты, как строгость, использование только одного типа и размера выбранного шрифта во всех случаях, кроме оговоренных правилами особо. Не следует без необходимости выделять полужирным начертанием элементы отдельных реквизитов, разнообразить курсивом. Использование изысканных стилей оформления, как правило, не допускается. Документ управления не должен походить на театральную афишу, у него другое назначение, другие цели, и форма в совокупности с содержанием должна способствовать их достижению.

Оптимальные межстрочные интервалы способствуют лучшей прорисовке структуры документа, что улучшает его внешний вид и восприятие отраженной в нем информации.

Рекомендуемые межстрочные интервалы: между реквизитами – 2-3; между составными частями реквизитов – до 1,5; между строками составных частей реквизитов, кроме текста – 1; между строками текста: для формата А5 – 1; для формата А4 – не более 1,5.

Каждый абзац и пункт, текста печатается в пределах левого и правого полей с отступом в первой строке 1,25 мм. Такой же размер отступа рекомендуется делать для первой строки каждого элемента маркированного (зна­ком тире) или нумерованного списка, приводимого в тексте. При печатании документа на пи­шущих машинах отступ в первой строке абзаца (пункта) – 5 шагов (печатных знаков).

Текстовый редактор MS Word позволяет значительно облегчить ручной труд, автоматизировать оформление документов путем настройки параметров (с учетом правил оформления) и использования специальных возможностей: средств автоформатирования, полей, макросов, элементов автотекста, автозамены, а также шаблонов, рациональное, использование которых в 2 – 3 раза сокращает затраты труда на машинописные работы. Но не следует использовать встроенные в редактор шаблоны деловых писем, служебных записок и некоторых других официальных документов, так как их описание даже в MS Word 2002 ХР дано без учета как российских, так и международных правил оформления документов.

Беловик документа не должен содержать ошибок, помарок и исправлений.

Приложение 2