Термины и определения

Автор документа

физическое или юридическое лицо, создавшее документ

Адресат

получатель документа

Адресант

отправитель документа

Архивный документ

документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

Архивный фонд

совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой

Беловой документ

рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Бланк документа

набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа

Вид документа (письменного)

принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

Виза официального документа

реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Выделение документов к уничтожению

выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

Выписка (из документа)

копия части документа по интересующему вопросу

Гриф согласования

реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

Гриф утверждения

реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

Дата официального документа

реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

Дело

совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку

Делопроизводство

отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Документ

зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Документальный фонд

совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

Документационное обеспечение управления (ДОУ)

то же, что и делопроизводство

Документ внутренний

официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Документ временного хранения

документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

Документ входящий

документ, поступивший в учреждение

Документ исходящий

официальный документ, отправляемый из учреждения

Документирование

запись информации на различных носителях по установленным правилам

Документированная информация

то же, что и документ

Документ машинописный

письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

Документооборот

движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Документ организационно-распоря­дительный

вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Документ официальный

документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

Документ письменный

текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

Документ постоянного хранения

документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное (вечное) хранение

Документ рукописный

письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

Документ служебный

официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

Документ текстовый

документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

Документ электронный

документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

Дублетный документ

один из экземпляров копии документа

Дубликат документа

повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Заголовок официального документа

заголовок к тексту документа – реквизит, кратко излагающий содержание документа

Закрытый ключ электронной цифровой подписи

уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи

Запретная дата документа

дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

Индивидуальный срок исполнения документа

срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

Инструкция по делопроизводству

нормативный документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов, и порядок работы с ними в организации

Информационная система

организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы

Информационная система общего пользования

информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано

Информационные процессы

процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации

Информационные ресурсы

отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)

Информация

сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления

Информация о гражданах

сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность

Коммерческая тайна

информация (производственная, научно-техниче­с­кая, управленческая, финансовая и иная), имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности

Контроль исполнения документов

совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

Конфиденциальная информация

документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством России

Копия документа

документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Копия документа заверенная

копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Корпоративная информационная система

информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы

Личная подпись

часть подписи, собственноручно выполненная гражданином в виде витиеватой аббревиатуры, обычно содержащей инициал(ы) и начало фамилии

Наименование документа

обозначение вида письменного документа

Нормативный документ

документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение

Нормативный правовой акт

правовой акт, принятый органом исполнительной власти, устанавливающий нормы и правила общего характера, рассчитанные на многократное применение ко всем предусмотренным им случаям

Носитель документированной информации

материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

Объем документооборота

количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Организация работы с документами

организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

Открытый ключ электронной цифровой подписи

уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информаци­он­ной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе

Отпуск

полная копия исходящего документа, изготовленная одновременно с подлинником, заверенная и подшитая в дело отправителя

Оттиск печати

реквизит официального документа, заверяющий подлинность подписи должностного лица на документах

Оформление дела

подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

Оформление документа

проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

Официальный язык

основной язык государства, используемый в законодательстве и официальном делопроизводстве, судопроизводстве, обучении и т.д.

Переменная часть реквизита документа

изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

Персональные данные

то же, что и информация о гражданах

Печать

устройство, содер­жащее печатную форму и предназначенное для нанесения на бу­магу оттисков этой формы

Печать мастичная

печать, печатная форма которой выполне­на в виде клише, закрепленного на печати и предназначенного для нанесения оттиска штемпельной краской на бумаге

Подлинник документа

первый или единичный экземпляр документа

Подлинный документ

документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

Подпись

1: собственноручно написанная фамилия, обязательный реквизит служебных документов и правовых актов, акта управления, судебного решения.

2: реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

3: реквизит документа, состоящий из наименования должности (на служебных документах), личной подписи и ее экспликации (расшифровки)

Пользователь (потребитель) информации

субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею

Пользователь сертификата ключа подписи

физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи

Постоянная часть реквизита документа

неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

Правила документирования

требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

Правовой акт

документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-вла­ст­ном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия

Право подписи

полномочие должностного лица на подписание документов

Проект документа

предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения

Регистрация документа

запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Резолюция документа

реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

Реквизит документа

обязательный элемент оформления официального документа

Расшифровка подписи

элемент реквизита подпись, состоящий из четко читаемых инициалов и фамилии лица, подписавшего документ

Сертификат средств электронной цифровой подписи

документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям

Система документации

совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Срок исполнения документа

срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

Табель унифицированных форм документов

перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

Текст официального документа

информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

Типовой срок исполнения документа

срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

Трафаретный текст

заранее напечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией

Угловой штамп

совокупность реквизитов углового бланка документа, оттиснутая штемпелем в левом верхнем углу листа бумаги установленного формата

Унифицированная система документации (УСД)

система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Факс

копия документа, переданного по каналам факсимильной связи

Формирование дела

группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Формуляр документа

набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Формуляр-образец документа

модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Черновой документ

рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Экспертиза ценности документов

отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

Экспликация подписи

то же, что и расшифровка подписи

Электронная цифровая подпись

реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе

Юридическая сила документа

свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления