Информационный анализ справочных документов

Формы справочных документов

Таблица 4.7

Справочник "ГОТОВАЯ ПРОДУКЦИЯ"

Код изделия	Наимено­вание из­делия	Ед. из­мере­ния	Норма­тивный запас	Номер склада

Таблица 4.8.

Справочник «ЦЕХА»

Номер цеха	Наименование цеха	ФИО началь­ника цеха

Таблица 4.9

Справочник "СКЛАДЫ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ"

Номер склада	Наименование склада	ФИО началь­ника склада

При решении рассматриваемой задачи из "Справочника гото­вой продукции" должны загружаться все реквизиты, из справочника цехов - реквизиты Номер цеха и Наименование цеха, а из справоч­ника складов - реквизиты Номер склада и Наименование склада. Каждый справочник содержит только табличную часть. В каждом из них имеется реквизит, выполняющий роль идентификатора строки. В соответствии с ограничением 6) в "Справочнике готовой продук­ции" им может быть только Код изделия, а в справочниках цехов, в соответствии с ограничениями 7) и 8), им может быть код или но­мер. Однако, как было показано ранее, код предпочтительнее.

Функциональные зависимости реквизитов справочных документов

Составим перечень реквизитов справочников "Готовая продук­ция", "Цеха, выпускающие готовую продукцию", "Склады готовой продукции", дадим им сокращенные обозначения - имена (таблица 4.10), определим функциональные зависимости и представим их в графическом и аналитическом виде.

Таблица 4.10

Наименование реквизи­тов документа	Имя реквизита	Функциональные зависимости
Код изделия	К_И
Наименование изделия	НАИМ_ И
Ед. измерения	Е_ИЗМ
Нормативный запас	НОРМ_3
Номер склада	Н_СК
Наименование склада	НАИМ_СК
ФИО начальника склада	ФИО_СК
Номер цеха	Н_ЦЕХ
Наименование цеха	НАИМ_Ц
ФИО начальника цеха	ФИО_Ц

К_И  {НАИМ_И, Е_ИЗМ, НОРМ_3, Н_СК} (1)

Н_СК  {НАИМ_СК, ФИО_СК} (2)

Н_ЦЕХ {НАИМ_Ц, ФИО_Ц} (3)

Каждая из функциональных зависимостей (1), (2) и (3) определяет информационный объект. Описание информационных объектов приведено в таблице 4.16. Ключевые реквизиты выделены в графе "Реквизиты ИнО" жирным шрифтом.

Таблица 4.11

Название ИнО	Реквизиты ИнО	Семантика (описание)
ИЗДЕЛИЕ	К_И НАИМ_ И Е_ИЗМ НОРМ_3 Н_СК	Данные об изделии предпри­ятия
ЦЕХ	Н_ЦЕХ НАИМ_Ц ФИО_Ц	Данные о цехе
СКЛАД	Н_СК НАИМ_СК ФИО_СК	Данные о складе

Информационный анализ документов оперативно- учетной информации

Сначала проведем информационный анализ документа "Це­ховая накладная на сдачу готовой продукции на склад", форма ко­торого приведена на рис. 4.12.

Рис.4.12. Цеховая накладная на сдачу готовой продукции на склад

Заменим наименование цеха и склада их номерами, играю­щими роль кодов. Для задачи, реализующей функцию учета сдачи готовой продукции на склад, из этого документа должны поступать в БД следующие данные: номер накладной, номер цеха, код изде­лия, дата сдачи, сдаваемое количество. Реквизиты: наименование изделия и единица измерения - относятся к справочной информа­ции, которая при решении задачи берется из БД. Заметим, что но­мер склада также может не вводиться, так как он тоже находится в справочнике изделий.

В заголовочной части формы цеховой накладной (ЦН) содер­жатся реквизиты, общие для всего документа: номер накладной, дата сдачи на склад, номер цеха, номер склада. Причем каждый из них имеет единственное значение в данном конкретном документе.

Среди реквизитов особую роль играет номер ЦН как иденти­фикатор документа для данного цеха и, соответственно, всей ин­формации, содержащейся в нем. В соответствии с описанием ПО известно, что номер ЦН уникален только для одного цеха. Это оз­начает, что среди всех номеров накладных, которые оформляются разными цехами, могут встретиться одинаковые номера, вследст­вие чего номер накладной не является уникальным для всех цехов.

Поэтому для уникальной идентификации накладной, кроме номера накладной, добавим номер цеха. Следовательно, идентификатором ЦН является пара реквизитов: номер ЦН и номер цеха, что условно обозначается как номер ЦН + номер цеха. Другие реквизиты в об­щей части, такие как дата сдачи и номер склада, однозначно опре­деляются этим идентификатором.

Из анализа функциональных зависимостей реквизитов спра­вочных документов следует, что наименование цеха однозначно определяется его номером, а наименование склада - номером склада, а номер склада - кодом изделия.

Табличная часть ЦН содержит несколько строк по числу из­делий, которые сдаются по данной накладной. Каждый реквизит этой табличной части, указанный в заголовке, имеет столько значе­ний, сколько строк в документе.

Реквизиты наименование изделия и единица измерения одно­значно определяются кодом изделия, что следует из анализа спра­вочной информации. Реквизит количество зависит от совокупности

трех реквизитов:

• кода изделия (какое изделие сдается);

• номера ЦН (изделие одного и того же наименования может быть сдано по разным ЦН);

• номера цеха (один и тот же номер ЦН может встретиться в ЦН разных цехов).

Составим перечень реквизитов документа "Цеховая наклад­ная", дадим им сокращенные обозначения - имена (табл. 4. 12), оп­ределим функциональные зависимости и представим их в графи­ческом и аналитическом виде.

Таблица 4.12

Наименование реквизи­тов документа	Имя реквизита	Функциональные зависимости
Номер ЦН	Н_ЦН
Номер цеха	Н_ЦЕХ
Дата сдачи	Д_СД
Код изделия	К_И
Номер склада	Н_СК
Наименование изделия	НАИМ_И
Единица измерения	Е_ИЗМ
Количество сдаваемых изделий	КОЛ_СД

{Н_ЦН, Н_Ц} Д_СД (4)

К_И  {Н_СК, НАИМ_И, Е_ИЗМ} (5)

{Н_ЦН, Н_Ц, К_И}  КОЛ_СД (6)

Каждая из функциональных зависимостей (4), (5) и (6) опреде­ляет информационный объект. Описание информационных объек­тов приведено в таблице 4.13. Ключевые реквизиты выделены в графе "Реквизиты ИнО" жирным шрифтом.

Таблица 4.13

Название ИнО	Реквизиты ИнО	Семантика (описание)
ЦН	Н_ЦН+Н_Ц Д_СД	Общие сведения о ЦН
ИЗДЕЛИЕ	к_и н_ск НАИМ_И Е_ИЗМ	Данные об изделии предприятия
СДАЧА	н_цн+н_ц+ к_и кол_сд	Данные из ЦН по сдаче изделий на склад

Т еперь проведем информационный анализ документа "То­варно-транспортная накладная "(ТТН), форма которого приведена на рис. 4.13.

Для решения рассматриваемой задачи из ТТН должны посту­пать в БД следующие данные: номер ТТН, код изделия, дата от­грузки, количество отгруженного. Реквизиты наименование изделия и единица измерения относятся к справочной информации, которая при решении задачи берется из БД. Реквизиты плательщик, цена и сумма при решении данной задачи не используются и поэтому в ИЛМ рассматриваемой ПО не включаются.

Рассмотрим роль и взаимосвязь реквизитов документа ТТН, которые необходимы для решения задачи. В общей части ТТН со­держатся реквизиты номер ТТН и дата отгрузки. Номер ТТН в соот­ветствии с ограничениями ПО является уникальным среди всех но­меров (т. е. он не повторяется) и выполняет роль общего иденти­фикатора всей информации документа. Дату отгрузки рассматрива­ем как зависимый реквизит, который имеет единственное значение для каждого документа и однозначно определяется номером ТТН.

Рассмотрим зависимость реквизитов в табличной части ТТН, существенных для решения данной задачи: код изделия, наимено­вание изделия, единица измерения, количество отгружено. Таблич­ная часть ТТН содержит реквизиты, имеющие множество значений в соответствующих столбцах, т. е. ТТН может содержать несколько наименований отгруженных изделий. Реквизиты наименование из­делия и единица измерения однозначно определяются кодом изде­лия, что следует из анализа справочной информации.

Реквизит количество зависит от совокупности двух реквизи­тов:

• кода изделия {какое изделие отгружено);

• номера ТТН (изделие одного и того же наименования мо­жет быть отгружено в соответствии с разными ТТН).

Таким образом, количественные данные об отгрузке, содер­жащиеся в каждой строке, идентифицируются (однозначно опреде­ляются) общим идентификатором документа - номер ТТН + код изделия. Описательные реквизиты изделия: наименование изде­лия и единица измерения определяются однозначно его кодом.

Составим перечень реквизитов документа "Товарно-транспортная накладная", дадим им сокращенные обозначения - имена (табл. 4.14), определим функциональные зависимости и представим их в графическом и аналитическом виде.

Таблица 4.14

Наименование реквизитов документа	Имя рекви­зита	Функциональные зави­симости
Номер ТТН	Н_ТТН
Дата отгрузки	Д_отг
№ договора	№_ДОГ
Код изделия	К_И
Наименование изделия	НАИМ_И
Единица измерения	Е_ИЗМ
Количество отгружено	КОЛ_ОТГ

Н_ТТН  {Д-ОТГ, №_ДОГ} (7)

К_И  {НАИМ_И, Е_ИЗМ} (8)

{Н_ТТН, К_И}  КОЛ_ОТГ (9)

Каждая из функциональных зависимостей (7), (8) и (9) определяет информационный объект. Описание информационных объектов приведено в таблице 4.15. Ключевые реквизиты выделены в графе "Реквизиты ИнО" жирным шрифтом.

Для решения задачи "Оценка текущего запаса готовой продукции на складах" выделены следующие информационные объекты ИЗДЕЛИЕ, ЦЕХ, СКЛАД, ЦН, СДАЧА, ТТН, ОТГРУЗКА. При этом информационный объект ИЗДЕЛИЕ был выделен при информаци­онном анализе документов "Справочник изделий", "Цеховая на­кладная" и "Товарно-транспортная накладная". Поскольку в спра­вочнике изделий имеются все реквизиты, используемые в докумен­тах оперативно-учетной информации, то включим в перечень объ­ект ИЗДЕЛИЕ, с реквизитным составом, определенным при анализе справочной информации.

Определение связей и построение ИЛМ

Связи между выявленными информационными объектами оп­ределяются реальными отношениями между парами объектов. При их определении учитываются сведения из описания ПО и се­мантика ИнО.

Выявление связей между ИнО

Установим связь между объектом ТТН и ОТГРУЗКОЙ, по­скольку отгрузка - это фактически данные из строк табличной части ТТН.

Аналогично установим связь между ЦН и СДАЧА.

Установим связь между объектами "ИЗДЕЛИЕ" и "ОТГРУЗКА", т. к. по изделию осуществляется некоторое количество отгрузок.

Аналогично устанавливаем связь между объектами "ИЗДЕ­ЛИЕ" и "СДАЧА".

Устанавливаем связь между объектами "ЦЕХ" и "ЦН", т. к. цех оформляет ряд накладных.

Устанавливаем связь между объектами "СКЛАД" и "ИЗДЕЛИЕ", т. к. на каждом складе хранится несколько видов изделия (причем из описания ПО известно, что каждое изделие только на одном складе).

Определение типа связей

Каждая из введенных связей характеризуется групповым отношением экземпляров объектов типа 1:М (один - ко - мно­гим). Ниже приводится обоснование этого утверждения.

По одной ТТН осуществляется несколько отгрузок, а конкрет­ная отгрузка связана с одной ТТН.

Аналогично определяется тип отношений между объектами ЦН и СДАЧА.

Связь от изделия к отгрузке характеризуется отношением 1:М, т. к. по одному изделию осуществляется несколько отгрузок (в раз­ных ТТН), а одна отгрузка всегда осуществляется по одному изде­лию.

Связь между объектами "ЦЕХ" и "ЦН" характеризуется от­ношением 1:М, т. к. один цех выпускает несколько накладных, а одна ЦН оформляется одним цехом.

Связь между объектами "Склад" и "Изделие" характеризуется отношением 1 :М, т. к. на складе может быть несколько изде­лий, а одно изделие одного наименования хранится только на одном складе.

Хотя в рассматриваемом примере количество ИнО в ИЛМ мало, длина цепочек, составляющих последовательность ИнО, связанных отношениями типа "Один-ко-многим", невелика и мож­но расположить ИнО по уровням иерархии, не прибегая к фор­мальным способам, в учебных целях рассмотрим формальный способ.

Формальный подход основан на использовании матрицы смежности - квадратной матрицы, количество строк (и столбцов) которой равно количеству ИнО. Значения элементов матрицы Xij = 1 ( i - номер строки, j - номер столбца) определяются по фор­мулам:

Xij = 1, если ИOi:ИОj = 1 : М,

Xij = 0, если ИОi:ИОj = 1 : М.

Подсчитываются суммы элементов по столбцам. Равенство суммы нулю означает, что ИнО столбца выносится на текущий иерархический уровень. Для получения следующего уровня иерархии удаляются строки и столбцы матрицы, соответствую­щие выделенным на текущий иерархический уровень ИнО. Этот процесс продолжается до тех пор, пока в итоговой строке полу­чатся только нулевые суммы.

Другими словами, значение "1" в матрице смежности запи­сывается в позиции на пересечении "строка-столбец" в том слу­чае, если между ИнО, записанным в названии строки, и ИнО, имя которого указано в названии столбца, имеется связь "Один-ко-многим". Если сумма по столбцу равна нулю, то этот столбец и строка с таким же именем вычеркиваются, а оставшиеся столбцы и строки образуют новую матрицу смежности. Вычеркнутые ИнО выносятся на нулевой уровень иерархии.

Ниже приведена исходная матрица смежности для рассмат­риваемого примера.

	ТТН	Отгрузка	ЦН	Сдача	Изделие	Цех	Склад
Т ТН		1
Отгрузка
ЦН				1
Сдача
Изделие		1		1
Цех			1
Склад					1
Сумма по столбцу	0	2	1	2	1	0	0

В исходной матрице смежности нулевые суммы образовались в столбцах "ТТН", "Цех" и "Склад". Следовательно, в этой матрице вычеркиваются соответствующие им столбцы и строки, и на нуле­вой уровень иерархии выносятся ИнО с этими названиями. Теперь получим вторую матрицу смежности, образованную вычеркиванием строк и столбцов исходной матрицы.

	Отгрузка	ЦН	Сдача	Изделие
Отгрузка
ЦН			1
Сдача
Изделие	1		1
Сумма по столбцу	1	0	2	0

Во второй матрице смежности нулевые суммы образовались в столбцах "ЦН" и "Изделие".

Следовательно, эти столбцы в ней вычеркиваются, а ИнО "ЦН" и "Изделие" выносятся на первый уровень.

Вычеркиванием строк и столбцов второй матрицы получим третью матрицу смежности.

	О тгрузка	Сдача
Отгрузка
Сдача
Сумма по столбцу	0	0

Таким образом, на второй (и последней) уровень иерархии выносятся ИнО "Отгрузка" и "Сдача". На рис. 4.14 представлена ИЛМ рассматриваемого примера в каноническом виде.