7.5.3. Администрирование базы данных

Для баз данных коллективного пользования или хранимых на сетевом диске выполняется администрирование: создаются учет­ные записи групп и пользователей, определяются пароли учетных записей (рис. 4.15). Для обеспечения секретности информации ба­зы данных возможно шифрование данных таблиц. Администратор базы данных периодически выполняет сжатие базы данных, в ре­зультате чего освобождается неэффективно используемая диско­вая память. Базы данных, содержащие программные модули VBA, могут сохраняться как файлы .mde для уменьшения размера базы данных, повышения скорости обработки, защиты программ от не­санкционированного доступа, предотвращения какой-либо реструк­туризации базы данных.

Рис.4.15. Управление администрированием базы данных В курсовой работе следует описать используемые процедуры администрирования базы данных, указать регламент их выполне­ния.

7.6. Система документов и документооборот

В предметной области все информационные сообщения, ис­пользуемые в приложении, рассматриваются как документы ручно­го или машинного заполнения. Для ввода информации первичных документов в базу данных служат экранные формы. Результаты решения задач в виде отчетов, видеограмм, файлов обмена фор­мируются компьютерным способом.

Форма документа определяет состав реквизитов (полей) и элементов управления, макет их размещения. При проектировании форм документов учитывается ряд требований.

1. Формы документов имеют стандартный размер (А4 - 210x297 мм, A3 - 420 х 297 мм, В1 - 148*210 мм и др.) и учиты­вают характеристики технических средств обработки (размер эк­ рана, ширину каретки принтера).

2. Форма документа должна содержать уникальный набор реквизитов, не повторяющихся в других формах.

3. Порядок следования реквизитов (полей) в форме доку­мента соответствует порядку их заполнения или обработки.

4. Сокращение слов в содержательной части должно соот­ветствовать правилам орфографии и пунктуации. Все условные обозначения (коды) должны быть расшифрованы.

Типовой макет формы документа (рис. 4.16) состоит из сле­дующих частей.

Заголовочная часть - реквизиты, идентифицирующие экзем­пляр документа, относящие его к определенному классу форм и сфере действия: код формы документа, наименование организа­ции, наименование документа, регистрационный номер (код) доку­мента.

Содержательная часть - основная информация, может быть представлена в виде сплошного текста, таблицы, анкеты.

Оформляющая часть - реквизиты, придающие документу юридическую силу: дата составления документа, подпись лиц, удо­стоверяющих информацию документа.

Все информационные сообщения (документы, массивы дан­ных) по отношению к процессам обработки делятся на входные и выходные. Кроме того, различают первичные, являющиеся резуль­татом непосредственного наблюдения, измерения, счета и т.п., и вторичные данные. Первичные данные, как правило, фиксируются в первичных документах ручного заполнения. Вторичные данные создаются с использованием средств вычислительной техники, делятся, в свою очередь, на хранимые и не хранимые в базе данных. Если вторичные данные используются в качестве входных данных для решения задач, они хранятся в базе данных.

Заголовоч­ная часть	Наименование организации (автоматизированной информационной системы)	Код формы доку­мента Постоянные реквизиты формы документа
	Наименование и номер (код) документа
Содержа­тельная часть	Текст (произвольный неструктурированный набор символов) Таблица (реляционная структура данных) Анкетная форма заполнения (наименова­ние и значение реквизита)
Оформ­ляющая часть	Дата составления документа Подписи

Рис.4.16. Типовой макет формы документа

Диаграмма взаимосвязи входных и выходных сообщений представлена на рис. 4.17. Для изображения схемы используются специальные графические символы.

Первичные документы ручного заполнения (1 и 2) поступают в базу данных (БД1). Информация базы данных используется для формирования выходных документов: машинограммы (3) и видео­граммы (4), создания новой информации базы данных (БД2).

Рис.4.17. Связь информационных сообщений В курсовой работе приводится схема документооборота в ин­формационно-технологических схемах обработки данных приложе­ний, которая показывает информационные потоки между задачами, пользователями (АРМ) или подразделениями с использованием графических обозначений.