7.10. Подготовка данных для контрольного примера

Главное требование к данным контрольного примера - пред­ставительность (полнота) данных, учитывающая особенности информации, указанные в описании предметной области. Такие данные должны обеспечить отладку алгоритма на компьютере и подтвердить его работоспособность при решении задачи. Напри­мер, если решается задача, результатом которой является список покупателей, недоплативших за поставленные им товары, то среди товарно-транспортных накладных (ТТН) и платежных поручений (ПП) для части покупателей должны быть такие, что общая сумма по ТТН по каждому такому покупателю должна быть больше общей суммы по оплаченным им ПП. Использование форм первичных до­кументов для подготовки данных контрольного примера обеспечи­вает:

• проверку правильности проектирования экранных форм для ввода данных в БД;

• целостность данных;

• удобство отладки алгоритма решения задачи.

Исходные данные следует готовить непосредственно в виде первичных документов⁸, т. е. ТТН, ПП, договоров, справочников и т. д. Количество экземпляров оперативных документов в контроль­ном примере должно обеспечить представительность данных. В общем случае можно рекомендовать подготовить не менее трех экземпляров каждого вида документа и не менее трех строк в его табличной части.

7.11. Ввод данных контрольного примера в базу данных и проектирование экранных форм

Ввод данных в таблицы Microsoft Access возможен различны­ми способами:

• непосредственный ввод с клавиатуры;

• импорт таблицы из другой базы данных СУБД;

• импорт электронной таблицы типа Excel.

Ввод данных контрольного примера выполняется первым спо­собом. Он является также определяющим при создании, изменении и пополнении БД.

Ввод с клавиатуры производится:

• непосредственно в таблицы,

• при помощи экранных форм.

Оба способа можно использовать для ввода данных как в не­связанные, так и в связанные таблицы. Ввод данных в связанные таблицы позволяет производить однократный ввод значений одних и тех же реквизитов одновременно в несколько связанных таблиц, обеспечивая тем самым целостность данных в этих таблицах. Пе­ред вводом данных в связанные таблицы необходимо создать Схе­му данных и в окне "Изменение связей" установить флажок "Обес­печение целостности данных". Как правило, устанавливаются также флажки "Каскадное обновление связанных полей" и "Каскадное удаление связанных полей".

Наличие Схемы данных обязательно для построения составных связанных форм.

Экранная форма ввода и редактирования базы данных явля­ется отображением первичного документа в среде Microsoft Access. Это означает, что должно выполняться следующее правило.

Поля формы, соответствующие реквизитам первичного доку­мента, должны быть расположены в том же порядке, как в доку­менте.

Ввод данных при помощи форм обеспечивает:

• однократный ввод данных в связанные поля в главной и подчиненной таблицах;

• выбор значений полей из списка, построенного на основе справочника, что облегчает ввод и обеспечивает целост­ность данных;

• подсчет значений полей по заданным проектировщиком математическим зависимостям;

• удобный интерфейс пользователя, поскольку экранную форму можно максимально приблизить к форме первично­го документа.

Формы в Microsoft Access делятся на две группы: простые и составные (сложные). Простые формы строятся на основе одной таблицы, а составные - нескольких таблиц.