Документація для керування бізнес-процесами

ISO 9001:2000 регламентує правила підготовки організацією документації, необхідної для планування, розробки і контролю власних процесів і постійного удосконалювання СМЯ. Зокрема стандарт вимагає наявності в організації 6 обов’язкових «документованих процедур» («documented procedures») для таких ключових процесів:

• керування документацією і записами СМЯ;

• реєстрації якості;

• внутрішнього аудиту;

• керування невідповідною продукцією;

• коригувальних дій;

• попереджувальних дій.

Згідно з стандартом, організація повинна мати документи для забез-печення ефективної роботи і контролю процесів. Термін «документи» використовується для позначення документально оформленої інформації, що надається персоналу для здійснення його діяльності. Мінімальний набір документів, що вимагається відповідно до ISO 9001:2000, включає:

• зобов’язання керівництва, політика і цілі в області якості;

• посібник із якості;

• документовані процедури (обов’язкові);

• реєстраційні записи по якості.

4.2. Концепція реінжинірингу бізнес-процесів

Метод революційного перетворення діяльності підприємства М.Хаммера і Дж.Чампі, корінної перебудови його бізнесу, що одержав назву реінжинірингу бізнес-процесів (Виsiness Process Reengineering - BPR), з’явився на Заході у 80-ті роки. Автори визначили реінжиніринг як «фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування бізнес-процесів для досягнення істотних поліпшень у таких ключових для сучасного бізнесу показниках результативності, як витрати, якість, рівень обслуговування й оперативність».

Реінжиніринг має такі властивості:

• відмова від застарілих правил і підходів і початок ділового процесу з нуля, що дозволяє перебороти негативний вплив сформованих господарських догм;

• нехтування чинними системами, структурами і процедурами компанії і радикальна зміна засобів господарської діяльності;

• приведення до значних змін показників діяльності.

Ціллю реінжинірингу бізнес-процесів є системна реорганізація матеріальних, фінансових й інформаційних потоків, спрямована на спрощення організаційної структури, перерозподіл і мінімізацію використання різноманітних ресурсів, скорочення термінів реалізації потреб клієнтів, підвищення якості їхнього обслуговування.

Методика BPR використовує такі положення:

1) Декілька робіт об'єднуються в одну

2) Виконавцям делегується право прийняття рішень.

3) Етапи процесу виконуються в природному порядку.

4) Реалізуються різноманітні версії процесу.

5) Робота виконується там, де її доцільно робити (вихід роботи за межі організаційних структур).

6) Знижуються частки робіт із перевірки і контролю.

7) Мінімізується кількість погоджень.

8) Відповідальний менеджер є єдиною точкою контакту з клієнтом процесу.

9) Використовуються і централізовані і децентралізовані операції.

Важливим засобом, що використовується в процесі реінжинірингу, є модель бізнесу. Бізнес-модель підприємства представляється як сукупність графічних і текстових описів і може подаватись у відповідності зі стандартом IDEF (Integrated DEFinition) - державним стандартом США, що об’єднує сімейство методологій для створення моделей складних систем і проектування комп’ютерних систем. Даний стандарт розроблений за програмою Integrated Computer-Aided Manufacturing і об’єднує методики функціонального, інформаційного та поведінкового моделювання і проектування, до яких належать:

IDEF0 - методологія функціонального моделювання - подання підприємства у вигляді набору взаємозалежних функціональних блоків;

IDEF1 - методологія моделювання інформаційних потоків усередині системи;

IDEF1X (IDEF1 Extended) - методологія побудови реляційних структур;

IDEF2 - методологія динамічного моделювання розвитку систем (динамічні моделі на базі «розфарбованих мереж Петрі»);

IDEF3 - методологія моделювання процесів (сценарій і послідовність операцій);

IDEF4 - методологія побудови об’єктно-орієнтованих систем;

IDEF5 - методологія онтологічного дослідження складних систем;

IDEF6 - використання раціональногодосвіду проектування;

IDEF8 - взаємодія людини і системи.