4.3. Порядок ввода данных в ячейку

Для ввода данных в ячейку электронной таблицы необходимо:

1. Установить курсорную рамку на той ячейке, в которую будет производиться ввод данных. В поле адреса (поз.5, рис.1) появится адрес выбранной клетки.

2. Ввести данные с клавиатуры или непосредственно в ячейку, вводимая информация будет дублироваться в строке формул (поз.6, рис.1); или, щелкнув предварительно мышью в строке формул, ввести данные в строку формул, вводимая информация будет дублироваться в ячейке.

3. Закончить ввод данных или, нажав клавишу Enter, или, щелкнув мышью по кнопке на панели формул (рис.2). Если вводимая в ячейку информация не формула, то закончить ввод данных можно, щелкнув мышью по любой другой клетке.

Если введенный в ячейку текст превысит по длине ее ширину, то не поместившаяся в ячейке часть текста или распространится визуально на соседние ячейки, если они не содержат никакой информации, или скроется под этими ячейками, если в них есть информация. В ячейке с текстом можно заставить слова переходить на другую строку, выполнив операцию форматирования ячейки (см. раздел 6).

Если введенное в ячейку число в ней не помещается из-за большого количества значащих цифр, то число отобразится в виде последовательности символов #######. Необходимо или увеличить ширину ячейки, или уменьшить количество значащих цифр, отредактировав или отформатировав ячейку.

4.4. Ввод формулы в ячейку

Формулы в электронной таблице используются для выполнения различных операций над данными других ячеек. Результат операции отображается непосредственно в ячейке, содержащей формулу.

Для ввода в ячейку формулы следует ввести следующую запись:

= выражение

Первым символом формулы в ячейке Excel всегда является символ "=" (равно). Выражение состоит из операндов, соединенных между собой операторами (знаками операций). В качестве операндов в выражении можно использовать: числа в явном виде (числовые константы); отдельные символы или цепочку символов, заключенные в двойные кавычки (текстовые константы); адреса ячеек; функции.

Пример формулы: =A4+5B8-C7SIN(D3)

В Excel допустимы следующие операторы:

Арифметические операторы (перечислены в порядке приоритетов):

- - инвертирование (умножение на минус 1),

% - операция процента (применяется к отдельному числу),

^ - возведение в степень,

*, / - умножение, деление,

+, — - сложение, вычитание.

Операции выполняются слева -направо в порядке их приоритетов, которые могут быть изменены круглыми скобками.

Текстовый оператор - &. Оператор используется для сцепления двух строк в одну. Так, например, результатом применения оператора сцепления в формуле ="Петр"&" Кузнецов" будет фраза "Петр Кузнецов".

Операторы отношения:

= - равно,

< - меньше,

> - больше,

<= - меньше или равно,

>= - больше или равно,

< > - не равно.

Операторы отношения могут использоваться как с числовыми, так и с текстовыми данными.

С помощью знаков отношения можно строить формулы вида ="F">"D" и =3>8.

Их результатом в первом случае явится слово ИСТИНА, поскольку буква F по алфавиту идет после буквы D (код буквы F больше кода буквы D). Во втором случае, по очевидным причинам, - слово ЛОЖЬ.

Простые выражения отношения можно объединять в более сложные. Пусть, например, нужно выяснить факт того, что все числа, содержащиеся в таблице в клетках А1, А2, A3 и А4, больше нуля. Это можно сделать с помощью выражения вида (скобки обязательны):

=(А1 >0)(А2>0)(АЗ>0)(А4>0).

Если это действительно так, результатом вычислений явится =ИСТИНА*ИСТИНА*ИСТИНА*ИСТИНА=1*1*1*1=1. Поскольку в арифметических операциях логическое значение ИСТИНА интерпретируется как 1, а ЛОЖЬ - как 0, здесь мы получим число 1. В противном случае - 0. В дальнейшем (внутри функции ЕСЛИ()), это обстоятельство может быть правильно обработано.

Другой пример. Выяснить факт того, что только одно из Al, A2, A3, А4 больше нуля. Здесь можно использовать выражение:

=(А1 >0)+(А2>0)+(АЗ>0)+(А4>0).

Например, если только А2 больше нуля, то =ЛОЖЬ+ИСТИНА+ЛОЖЬ+ЛОЖЬ=0+1+0+0=1.

Если все числа отрицательны, результатом будет 0. Если положительных чисел больше одного, то результат будет больше 1 (от 2 до 4).

В ячейках, содержащих формулы, на экране отображаются результаты вычислений по этим формулам. Саму формулу можно увидеть в строке формул, сделав ячейку текущей. Так можно просмотреть только одну формулу в текущей ячейке. Если необходимо показать одновременно все формулы листа (например, для выявления ошибок), следует нажать комбинацию клавиш Ctrl+ ‘ (значок ‘ находится в левом верхнем углу клавиатуры – на той же клавише, что и символ ~ ) или выбрать команду главного меню Tools  Options  View  Включить переключатель Formulas (Сервис  Параметры  Вид  Переключатель Формулы ).

Для ускорения процесса ввода формул в ячейки электронной таблицы и уменьшения ошибок при этом можно использовать следующие приемы.

1. Адреса ячеек при наборе формулы можно вводить с клавиатуры, но более надежно и быстро их можно указать с помощью мыши. Указатель мыши используется в этом случае как указка на нужную ячейку. Для задания адреса ячейки с помощью мыши необходимо щелкнуть мышью по ячейке, адрес которой требуется ввести в формулу. Аналогичным образом можно включать в формулы ссылки и на блоки ячеек. Для этого блок ячеек выделяется с помощью мыши.

2. Для ввода в смежные ячейки однотипных формул можно использовать операцию автозаполнения. Этот термин определяет множественное копирование, когда содержимое исходной ячейки (блока) за одно действие "размножается" сразу в нескольких ячейках. Для выполнения автозаполнения необходимо проделать следующие действия:

а) ввести формулу в первую ячейку;

б) навести курсор мыши на маркер автозаполнения (маленький черный прямоугольник в нижнем правом углу курсорной рамки или выделенного блока);

в) выполнить буксировку мышью маркера автозаполнения по смежным ячейкам в вертикальном или горизонтальном направлении.

В результате формула из первой ячейки скопируется во все смежные ячейки, по которым был протащен маркер автозаполнения. При буксировке в вертикальном направлении в копируемых формулах в адресах ячеек будут автоматически меняться номера строк, а при копировании в горизонтальном направлении – обозначения столбцов.

3. Формулы, использующие представление данных как массивов, обычно вводятся в некоторый блок сразу во все его клетки. Например, пусть в блоке ячеек С1:C3 требуется получить произведение элементов блоков ячеек А1:A3 и В1:B3. Типичный способ здесь - это ввод в С1 формулы вида =А1*В1 с последующим копированием вниз. Однако можно поступить и по другому. Выделить область С1:СЗ будущего произведения, ввести формулу =А1:АЗ*В1:ВЗ и нажать клавиши Ctrl+Shift+Enter. Вы обнаружите, что во всех клетках области С1:СЗ получены соответствующие попарные произведения, а в строке формул увидите одинаковое для всех них выражение {=A1:A3*B1:B3}.

Массивами для введенной формулы здесь являются блоки А1:АЗ, В1:ВЗ и С1:СЗ. Фигурные скобки возникли автоматически как следствие нажатия клавиш Ctrl+Shift+Enter.

При работе с массивами нельзя изолированно редактировать никакую из формул массива, а только все сразу, для чего следует их все предварительно выделить. Это удобно сделать нажатием клавиш Ctrl+/, предварительно установив маркер мыши на любую из клеток, содержащих формулу массива.

4. Часто используемая операция в электронной таблице – это суммирование содержимого нескольких соседних ячеек. Данную операцию можно быстро ввести в ячейку с помощью пиктограммы автосуммирования.

Автосуммирование доступно через кнопку  на панели инструментов. С ее помощью можно очень просто реализовать функцию суммирования. Для этого следует сначала сделать текущей ячейку, в которую нужно ввести функцию суммирования, и щелкнуть по кнопке автосуммирования. Excel сам введет в ячейку название функции и ее аргументы, а также выделит бегущей пунктирной линией предполагаемую область суммирования, так что вам останется только нажать кнопку Enter. Excel включает (обводит пунктиром) в область суммирования непрерывный участок таблицы до первого нечислового значения вверх или влево.

Если к ячейке, где вычисляется сумма, сверху/слева не примыкает никакая ячейка-кандидат на суммирование, кнопка автосуммирования введет только имя функции. В этом случае следует самим указать мышью объект суммирования. Так же следует поступать, если Excel выделил для суммирования не те ячейки, которые требовалось задать.

5. При ручном вводе адресов ячеек и ключевых слов в формулах можно использовать как прописные, так и строчные буквы, но по завершении ввода такие элементы все равно будут отображаться прописными буквами. Можно посоветовать использовать здесь именно строчные буквы. Это позволит быстрее заметить ошибки - ошибочные вводы не будут преобразованы в верхний регистр и легко обнаруживаются. Так, типичная ошибка - ввод адресов русскими буквами вместо латинских (например, буквы А, В, С имеются в обоих языках). Если ввести адрес а4, используя латинский алфавит, он позже превратится в А4, а если русский – то так и останется а4.

6. Если формула имеет очень длинный, необозримый вид, ее можно разбить на отдельные строки внутри ячейки, используя клавиши Alt+Enter.