1.8. Организация и адресация данных в Excel

Документом, то есть объектом обработки в Excel является файл с произвольным именем и расширением XLS. В терминах Excel этот файл называется рабочей книгой (Workbook) или просто книгой.

В каждом файле (книге) Excel может содержаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом, или просто листом (Sheet). В конкретный момент времени на экране виден только один из листов рабочей книги. Именно этот лист является активным в данный момент времени. Остальные листы рабочей книги представлены на экране своими ярлычками, на которых написаны имена листов (поз.13, рис.1). Щелчком мыши по ярлычку листа можно сделать данный лист активным. Электронная таблица (лист) Excel имеет 256 столбцов и 65536 строк. Листам можно давать произвольные имена длиной до 31-го символа, исключая знаки * : / \ ? [ ]. По умолчанию они получают имена Лист1 (Sheet1), Лист2 (Sheet2) и т.д. Данные, находящиеся в разных листах (в том числе и в разных книгах), могут взаимодействовать друг с другом. Рабочие листы содержат поименованные строки и столбцы, на пересечении которых находятся обрабатываемые ячейки.

Строка адресуется целым числом от 1 до 65636, столбец адресуется обозначающими его буквами латинского алфавита - A,B,C,…, Z, AA, AB, AC,…, AZ,…, IV. На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент электронной таблицы – ячейка (Cell). Ячейка (Cell) является элементарной единицей данных в таблице. К ячейке можно обратиться по ее адресу, который состоит из двух компонентов - буквенного номера столбца и цифрового номера строки, например, D25 (ячейка, находящаяся на пересечении столбца D и строки 25). Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки, называется относительным адресом или просто адресом ячейки.

При выполнении некоторых операций (например, копирование, удаление, вставка) Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Иногда это может привести к ошибкам в вычислениях. В случае необходимости можно отменить такое автоматическое изменение адреса в формулах, обозначив ячейку с помощью абсолютного адреса. Для этого необходимо поставить перед номером столбца и/или перед номером строки знак $. Например, в адресе $A5 не будет меняться номер столбца, в адресе B$7 – номер строки, а в адресе $D$12 – ни тот, ни другой номер.

Совокупность соседних смежных ячеек в Excel называется блоком ячеек, или диапазоном ячеек. Блок ячеек в таблице задается адресами левого верхнего и правого нижнего его углов, разделенных двоеточием, например C3:F15.

В Excel можно ячейке или блоку ячеек присвоить произвольное имя и далее использовать это имя вместо адреса.

Для присвоения ячейке или блоку ячеек имени необходимо выполнить следующие действия:

1. выделить ячейку (блок ячеек);

2. выбрать команду главного меню InsertNameDefine (ВставкаИмяПрисвоить);

3. в появившемся на экране диалоговом окне Define Name (Присвоить имя) ввести в поле ввода Name (Имя) произвольное имя;

4. нажать командную кнопку OK.

Выделенной ячейке (блоку ячеек) будет присвоено введенное имя.

В Excel допускается ссылки на ячейки или блок ячеек, находящиеся не только в текущем рабочем листе, но и в других листах и других книгах-файлах. Для обращения к таким ячейкам необходимо использовать их полные имена. Полное имя ячейки может содержать имя диска, путь к файлу-книге в файловой структуре диска, имя файла, имя листа и, наконец, адрес ячейки (блока ячеек). Пример полного имени блока ячеек:

C:\SKLAD1\[tovar2.xls]Накладные!A5:D9

Приведенное выражение обеспечивает доступ к блоку ячеек A5:D9 на листе Накладные в файле tovar2.xls, находящемся на диске C: в директории SKLAD1. Имя файла берется в квадратные скобки, а после имени листа (Накладные) ставится восклицательный знак.