7.3. Печать документа Excel на принтере
Для выполнения печати документа Excel на принтере необходимо:
1. Или выбрать
одну из команд главного меню - File
Print (Файл
Печать) или File
Print Preview
Print (Файл
Предварительный просмотр
Печать), или нажать комбинацию клавиш
Ctrl+P, или щелкнуть мышью по кнопке
стандартного пиктографического меню
.
В последнем случае печать будет
выполняться немедленно со стандартными
настройками печати.
2. В появившемся диалоговом окне (рис. 29) установить нужные параметры печати.
3. Нажать командную кнопку OK
После выбора команды из главного меню или нажатия комбинации клавиш Ctrl+P появляется окно настройки печати (рис. 29).
В диалоговом окне настройки печати (рис. 29) можно задать следующие параметры.
В разделе Printer:
а) Из списка Name (Имя) выбрать принтер для печати. Если установлена факс-плата, то в этом списке появится еще и имя факс - устройства, выбирая которое можно отправить факс.
б) Командной кнопкой Properties (Свойства) вызвать диалоговое окно свойств принтера и при необходимости изменить их.
в) Переключателем Print to file (Печать в файл), включив его, отправить отпечатываемую информацию в файл, а не на принтер. Если переключатель не включен, то печать будет происходить на принтере.
Рис.29. Диалоговое окно настройки печати
В
разделе Print What (Вывести на печать) с
помощью кнопок выбора можно задать
объем распечатываемой информации:
а) Selection (Выделенный диапазон) – печать только выделенного множества клеток.
б) Selected Sheet(s) (Выделенные листы) – распечатать активный лист или несколько выделенных листов.
в) Entire Workbook (Всю книгу) – распечатать всю рабочую книгу.
В разделе Page Range (Печатать) можно установить диапазон страниц для печати:
а) All (Все) – печатать все страницы.
б) Pages from … to … (Страницы с … по …) – печатать только указанные страницы.
С помощью поля Copies (Число копий) можно задать количество отпечатываемых копий. Командной кнопкой Preview (Просмотр) – вызвать диалоговое окно предварительного просмотра.
8. Построение диаграмм и графиков
Графики и диаграммы применяются для наглядного графического представления данных, содержащихся в электронной таблице.
8.1. Построение диаграмм с использованием мастера Chart Wizard
Excel предлагает пользователю 9 типов плоских диаграмм и 6 типов объемных. Эти 15 типов включают 102 формата. Предусмотрена возможность создавать собственный пользовательский формат.
Для построения диаграмм информацию для них нужно представить в виде стандартной сплошной таблицы. Заголовки столбцов/строк используются для проставления меток по оси Х и для обозначения переменных.
Порядок построения диаграмм:
Выделить на листе данные, которые надо включить в диаграмму. Данные, с помощью которых будет построена диаграмма, не обязательно должны быть расположены рядом. Можно, удерживая клавишу Ctrl, отметить несмежные интервалы.
Для того, чтобы была подписана ось Х и составлена легенда, необходимо включить в выделение заголовки столбцов и строк.
2. 
Chart
Wizard (Мастер диаграмм) (курсор примет
вид
).
Примечание: Для того, чтобы создать диаграмму на новом листе нужно выполнить последовательность команд Insert Chart As New Sheet
(Вставка Диаграмма На новом листе)
3. Указать курсором местоположение и размер диаграммы: щелкнуть мышью в предполагаемом углу листа диаграммы и тащить до противоположного угла.
Примечание: Если диаграмма создается на новом листе, то устанавливать размер и расположение диаграммы не нужно.
4. После того, как левая клавиша мыши будет отпущена, появится первое окно Мастера диаграмм (рис.30) Chart Wizard - Step 1 of 5 (Мастер диаграмм - шаг 1 из 5)
ChartWizard - Step 1 to 5
Рис. 30. Окно диалога "Мастер диаграмм Шаг 1 из 5".
В диалоговое окно нужно ввести интервал (интервалы) данных. Если данные были предварительно выделены, то адреса их появятся в диалоговом окне автоматически.
5. Нажать командную кнопку Next> (Далее>), появится следующее диалоговое окно Chart Wizard - Step 2 of 5 (Мастер диаграмм - шаг 2 из 5) -выбор типа диаграммы (рис. 31).
ChartWizard - Step 2 to 5
Рис. 31. Окно диалога "Мастер диаграмм Шаг 2 из 5".
На рис. 29 представлены следующие типы плоских диаграмм:
-
Area
С областями
Bar
Линейчатая
Column
Гистограмма
Line
График
Pie
Круговая
Doughnut
Кольцевая
Radar
Лепестковая
XY (Scatter)
Точечная
Combination
Смешанная
3–D Area
С областями
3–D Bar
Линейчатая
3–D Column
Гистограмма
3–D Line
График
3–D Pie
Круговая
3–D Surface
Поверхность
Кнопка <Back (<Назад) позволяет вернуться на шаг назад и изменить диапазон выбранных данных)
6. Нажать командную кнопку Next> (Далее>), появится следующее диалоговое окно Chart Wizard - Step 3 of 5 (Мастер диаграмм - шаг 3 из 5) – предпочтительный формат диаграммы (рис. 32).
ChartWizard - Step 3 to 5
Рис. 32. Окно диалога "Мастер диаграмм Шаг 3 из 5".
Здесь указаны все возможные автоформаты для выбранного типа диаграммы. Кнопка <Back (<Назад) позволяет вернуться к двум предыдущим шагам и внести коррективы.
7. Нажать командную кнопку Next> (Далее>), появится следующее диалоговое окно Chart Wizard - Step 4 of 5 (Мастер диаграмм - шаг 4 из 5) — на экран выводится пример диаграммы на основе реальных данных (рис.33).
В диалоговом окне можно изменить перечисленные ниже параметры, при этом, диаграмма, показанная в окне Sample Chart (Образец), тоже изменится.
а) Data Series in (Ряды данных находятся):
Rows (В строках)
Columns (В столбцах)
В этой опции устанавливается, как расположены данные в исходной таблице. В большинстве случаев Excel сам правильно устанавливает эту опцию.
б) Use First Row(s) for Category (X) Axis Labels (Считать стр. Метками оси X) — указание строки (строк) для разметки оси X. В зависимости от опции Ряды данных здесь может стоять выбор разметки в столбце. Метками строк и столбцов называются заголовки строк и столбцов. Для того, чтобы на графике появились метки осей, необходимо при задании области построения графика включить в нее заголовки строк и столбцов.
в) Use First Column (s) for Legend Text (Считать столб. метками легенды)— указание колонки (колонок) для формирования текста легенды (0— отсутствие легенды).
ChartWizard - Step 4 to 5
Термин легенда обозначает прямоугольник, в котором указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из той или иной серии данных.
Примечание: Если в самом начале не были включены в выбранный интервал ячейки, содержащие метки для легенды, то в ней появятся имена Series 1, Series 2 ...
Кнопка <Back (< Назад) позволяет вернуться к предыдущим шагам и внести коррективы.
Нажать командную кнопку Next> (Далее>), появится следующее диалоговое окно Chart Wizard - Step 5 of 5 (Мастер диаграмм - шаг 5 из 5) - позволяет добавлять в диаграмму различные текстовые элементы: легенду, заголовок, надписи к осям (рис. 34). Как и в предыдущем диалоговом окне, вносимые изменения тут же отражаются на диаграмме в окне Sample Chart (Образец).
ChartWizard - Step 5 to 5
Рис. 34. Окно диалога "Мастер диаграмм Шаг 5 из 5".
В этом диалоговом окне можно изменить или задать следующие параметры:
Add a Legend? (Добавить ли легенду?)
Chart Title (Название диаграммы)
Axis Title (Название по оси)
Category [X] (Категорий [X]) — ввести название оси X,
Value [Y] (Значений [Y]) — ввести название оси Y,
Second Y (Вторая ось Y)— ввести название второй оси У, когда она есть.
Кнопка <Back (<Назад) позволяет вернуться к предыдущим шагам и внести коррективы.
Finish (Готово) - эта кнопка присутствует и на всех предыдущих экранах, но при нажатии на нее работа будет прервана раньше, чем положено. Excel создаст диаграмму на основе неполной информации.