6. Форматирование электронной таблицы

Форматирование электронной таблицы – это выполнение операций, приводящих к изменению ее внешнего вида. В результате выполнения операций форматирования может быть изменена форма представления данных в ячейках электронной таблицы, фон ячеек, их обрамление. Перед выполнением операций форматирования с несколькими ячейками необходимо их выделить. Способы выделения ячеек рассмотрены в разделе 5.1.

Ч тобы задать/изменить формат ячейки (выделенной группы ячеек) необходимо выбрать команду главного меню Format  Cells (Формат  Ячейки) или нажать комбинацию клавиш Ctrl+1. После этого появится диалоговое окно (рис. 20).

Рис. 20. Диалоговое окно форматирования ячеек.

Вкладки этого диалогового окна содержат необходимые команды для форматирования числовых данных – вкладка Number (Число), для выравнивания данных в ячейках – вкладка Alignment (Выравнивание), для задания шрифта – вкладка Font (Шрифт), для обрамления ячеек – вкладка Border (Граница), для задания фона ячеек – вкладка Patterns (Вид), для защиты информации в ячейках – вкладка Protection (Защита).

6.1. Форматирование ячеек электронной таблицы с числовыми данными

При работе с числами необходимо уметь изменять вид чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа.

Не всякий набор символов образует число, например, набор символов «123е» не является числом, а символы «123е2» являются числом 12300.

Excel помогает определить, является ли введенная информация числом. Если введенные в ячейку символы не образуют числа, то при выходе из ячейки они выравниваются по левому краю ячейки, а если введенные в ячейку символы образуют число - по правому краю ячейки.

На вкладке Number (Число) – рис.20 приводится список всех используемых в Excel числовых форматов (табл.2).

Для представления числовых данных в ячейках электронной таблицы в том или ином формате необходимо: а) выделить ячейки; б) выбрать команду главного меню Format  Cells (Формат  Ячейки); в) выбрать вкладку Number (Число); г) из приведенного списка форматов (рис. 20, табл. 2) выбрать требуемый формат; д) задать нужные параметры для выбранного формата.

Таблица 2. Числовые форматы Excel

Category	Числовые форматы
General Number Currency Accounting Date Time Percentage Fraction Scientific Text Special Custom	Общий Числовой Денежный Финансовый Дата Время Процентный Дробный Экспоненциальный Текстовый Дополнительный Все форматы

Ниже приведены характеристики основных числовых форматов.

1. Представление чисел в формате General (Общий).

Если вы хотите выводить числа, не связывая их с какими-либо форматами, то нужно выбрать формат Общий (General). Этому формату свойственен только один, но весьма существенный недостаток: им нельзя управлять.

2. Представление чисел в формате Number (Числовой).

В этом формате можно задать число десятичных знаков после запятой и, установив флажок в переключателе Разделитель групп разрядов, разделять пробелами друг от друга каждые следующие три цифры числа. Можно также установить представление отрицательных чисел.

3. Представление чисел в формате Currency (Финансовый).

Здесь можно выбрать формат валюты, а также установить число десятичных знаков после запятой.

4. Представление чисел в формате Date (Дата) и Time (Время).

Excel не содержит специальных типов ячеек для даты и времени. Для этого используется числовой тип. Причем, целая часть интерпретируется как количество дней, прошедших с 1.1.1900 года, а дробная – как часть от 24 часов (см. раздел 4.2).

5. Представление чисел в формате Percentage (Процентный).

Здесь можно установить число десятичных знаков после запятой. После выбора этого формата Excel умножает число на 100 и добавляет знак %. При вводе в ячейку числа и символа «%» в конце числа, Excel автоматически задает числовой формат — Процентный.

6. Представление чисел в формате Fraction (Дробный).

При использовании этого формата необходимо из предлагаемого списка выбрать тип дроби (простые дроби, дроби из двух цифр, десятичными долями и т.п.).

7. Представление чисел в формате Scientific (Экспоненциальный).

Формат для нормализованного представления чисел в Excel называют экспоненциальным или научным. При представлении чисел в экспоненциальном формате и установки для них числа десятичных знаков после запятой, числа представляются в нормализованном виде - вещественное число и порядок после символа «Е». Так, для введённого в ячейку числа -234,123, установив формат Экспоненциальный с 6 десятичными знаками, получим -2,341230E+02.

8. Представление чисел в формате Text (Текст).

Иногда необходимо, чтобы введенные в ячейки числа воспринимались как текстовые данные. При назначении для числа формата Текст, содержимое ячейки выравнивается по левому краю ячейки.

9. Представление чисел в формате Special (Дополнительный).

Установка данного формата позволяет выбрать такие специальные форматы, как почтовый индекс, номер телефона и т.п.

10. Выбор формата чисел из полного перечня форматов (Custom).

Кроме выбора уже известных форматов, здесь можно также задать маску необходимого формата, набрав форматный код в поле ввода "Тип".

Вы имеете возможность создавать собственные числовые форматы (форматы пользователя) при помощи следующих символов: «#», «0», «?», «,» (запятая), «_» (символ подчеркивания), « » (пробел), «%» (знак процента). Допускается также использование различных цветов для выделения определенных чисел.

А) Использование символов «#», «0», «?», «,», « » в числовом формате

С имвол «,» разделяет число на целую и дробную часть. Если формат содержит слева от запятой только символы «#», то Excel отображает числа, не превышающие единицы, начиная с десятичной запятой. Чтобы избежать этого, используйте символ «0» в качестве первого (слева от запятой) символа кода формата. В строках 9, 10, 11, 12 на рис. 21 показано, что, если нуль не является первым символом, то дробное число начинается не с нуля, как это принято, а с запятой.

Рис.21. Создание формата пользователя

Символ «#» работает следующим образом. Если число десятичных знаков превышает количество символов «#» в правой части формата, то Excel округляет число до указанного количества десятичных знаков после запятой. Если число имеет большее количество десятичных знаков слева от запятой, чем символов «#» в левой части формата, то Excel выводит большее количество цифр.

Для символа «0» справедливы те же правила, что и для «#», но кроме этого, если число десятичных знаков меньше количества символов «0» в коде формата, то Excel выводит недостающие нули.

Рассмотрим символ «?». Для него справедливы те же правила, что и для знака «0», описанные выше, за исключением того, что Excel выводит пробел вместо незначащих нулей с обеих сторон от десятичной запятой, так что числа, выводимые с использованием символа «?» оказываются выровненными по десятичной запятой. Можно использовать этот символ для вывода рациональных дробей, имеющих различное число десятичных знаков.

Примеры чисел, представленных в форматах с использованием символов «#», «0» и «?», приведены на рис. 21 в строках 2, 3 и 4. Разницу между цифровыми шаблонами «#», «0» и «?» иллюстрируют строки 5, 6 и 7. В них показано как выглядит число 341,56 в трех форматах. Шаблон «#» выравнивает по правому краю ячейки последнюю значащую цифру. Шаблон «0» заполняет нулями недостающие до указанного числа символов в коде формата цифры числа. Шаблон «?» заполняет пробелами недостающие цифры числа.

Символ « » (пробел) является разделителем тысяч. Excel разделяет тысячи пробелами, если формат содержит пробелы, окруженные с обеих сторон символами «^», «?» или «О». Соответствующий пример приведен в строке 11 (рис. 21). Пробел, следующий за знаком шаблона, масштабирует число, округляя его до тысяч. Например, форматный код, в котором за последним символом формата следует один пробел, переносит запятую на три позиции влево, то есть округляет число до тысяч, а форматный код, в котором за последним символом формата следуют два пробела, переносит запятую на три позиции влево, то есть округляет число до миллионов. Это иллюстрируют строки 12 и 13 (рис. 21).

Б) Использование символа «_» (подчеркивание) для выравнивания чисел

Символ «_» (подчеркивание) используется для пропуска места на ширину символа. Он выводит пробел на ширину, соответствующую ширине следующего за ним символа шаблона. Например, можно ввести символы «_)» в конце секции формата и Excel сделает пропуск на ширину символа закрывающейся скобки в конце числа.

Если в вашей таблице отрицательные числа используются со знаком минус и эти числа вам удобно выровнять по правому краю ячейки, то для выравнивания чисел нужно ввести символы «_-» в начале формата. Можно использовать несколько таких конструкций.

Так, на рис 22 в строке 2 приведено число в формате без подчеркивания, а в строке 3 два подчеркивания сдвигают число 12673,14 на две позиции. Ширина каждой позиции равна ширине нуля. В строке 4 на рис. 22 отступ справа сделан на ширину позиции пробела. Для этого использована конструкция «_пробел».

Р ис. 22. Использование символа подчёркивания для выравнивания чисел

Ячейки с числовыми данными можно форматировать не только с помощью команд главного меню, но и используя кнопки пиктографического меню.

В панели форматирования имеется 5 пиктограмм для работы с форматами чисел, которые выполняют следующие действия:

- Устанавливает денежный формат. Эквивалентно командам:

Format  Cells  Number  Accounting (Decimal Places 0, Use p.)

Формат  Ячейки  Число  Финансовый (Число десятичных знаков 0, Денежная единица - р.)

- Устанавливает процентный формат. Эквивалентно командам:

Format  Cells  Number  Percent (Decimal Places 0)

Формат  Ячейки  Число  Процентный (Число десятичных

знаков 0)

- Устанавливает денежный формат. Эквивалентно командам:

Format  Cells  Number  Accounting (Decimal Places 0)

Формат  Ячейки  Число  Финансовый (Число десятичных знаков 0, не использовать отображение валюты)

- увеличить разрядность. Действие этой пиктограммы зависит от исходного формата ячейки. П иктограмма не оказывает воздействия на флажок показывать/не показывать валюту и на разделение диапазонов.

– уменьшить разрядность. Работает аналогично увеличению разрядов, с той лишь разницей, что уменьшает количество знаков после запятой.

В табл. 3 приведён перечень форматов, на которые распространяется и не распространяется действие пиктограммы увеличение разрядности.

Таблица 3. Действие пиктограммы увеличения разрядности

Исходный формат ячейки Places n+1	Формат после щелчка по пиктограмме
General	Number
N umber C urrency Decimal Places n Accounting Percent	Number Currency Decimal Places n+1 Accounting Percent
Дата Time Text Fraction	Щелчок по пиктограмме игнорируется