4. За способом відображення господарських операцій:

• матеріальні – призначені для фіксації господарських операцій, пов'язаних із рухом основних засобів, ТМЦ, незавершеного виробництва, готової продукції (акти введення в експлуатацію основних засобів, накладні, вимоги, акти щодо ліквідації основних засобів, акти щодо заміни матеріалів);

• грошові – для оформлення надходження та витрат коштів (касові ордери, авансові звіти, звіти касирів);

• банківські – призначаються для відображення господарських операцій, пов'язаних із розрахунками через банк (платіжні доручення, платіжні вимоги, чеки, квитанції, повідомлення банків);

• розрахункові – оформляють господарські операції з розрахунків із дебіторами і кредиторами, постачальниками і підрядчиками, замовниками, працівниками підприємства, бюджетом, органами соціального страхування (акти приймання виконаних робіт, наряди на роботи, рахунки на відвантажену продукцію).

3. Усі бухгалтерські документи до передачі в архів проходять належну перевірку й опрацювання за етапами:

1. Оформлення первинних документів – фіксація фактів господарських операцій через складання документів на приймання – видачу нематеріальних активів, основних засобів, виробничих запасів, грошей. Особливість: активну участь беруть матеріально відповідальні особи. Результат: первинний документ (накладна, вимога, акт приймання-передачі, акт ліквідації основних засобів).

2. Підготовка звітів матеріально відповідальних та посадових осіб і передача їх до бухгалтерії в строки.

3. Перевірка звітів за формою і по суті: первинні документи звіряють із реєстром чи звітом, звертаючи увагу на правильність оформлення документа та наявність всіх необхідних підписів. Прийнятті документи бухгалтерією перевіряються по суті, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції.

4. Арифметична перевірка – перевірка правильності визначення суми господарських операцій, всіх арифметичних підрахунків.

5. Підготовка документів для синтетичних і аналітичних записів:

• розцінювання – проставлення цін і визначення сум господарських операцій;

• групування – підготовча робота для їх контирування, тобто складання проведень;

• контирування – процес знаходження кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа, що становить суть бухгалтерського проведення;

• узагальнення бухгалтерських проведень за кожною однорідною групою.

6. Рознесення сум господарських операцій у регістрах синтетичного й аналітичного обліку: спочатку розносять рахунки синтетичного, а потім – аналітичного обліку.

7. Записи в Головну книгу.

8. Складання оборотного ББ – включають крім сальдо, і обороти за рахунками.

9. Складання сальдового ББ та інших форм ФЗ – процес узагальнення даних поточного обліку і надання користувачам інформації для прийняття рішень.

Таким чином, документообіг – рух бухгалтерських документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів.

4. Усі господарські операції вважаються такими, що відбулися, тільки тоді, коли вони оформлені документально. Жоден рух коштів, засобів виробництва, джерел утворення майна не може бути врахованим, якщо на їх надходження чи вибуття бракує відповідних документів. Але в діяльності підприємств відбуваються і невидимі процеси, що призводять до певної втрати ТМЦ, які документально зафіксувати не можна. Це так звані природні втрати цінностей під час доставки та зберігання – усушка, утруска, випаровування, розпорошення, розливання. Утрати можуть бути із суб'єктивних причин: пересортиця, недостача, крадіжка.

Ці втрати ТМЦ призводять до невідповідності даних поточного БО фактичній наявності майна. Щоб ліквідувати цю невідповідність та впевнитись у забезпеченні належного збереження майна, необхідно періодично проводити інвентаризацію.

Інвентаризація – періодична перевірка наявності і стану ТМЦ у натурі, а також наявності коштів, проводить спеціальна комісія у складі не менше 3 осіб, включаючи матеріально відповідальну особу. Готуючись до проведення інвентаризації треба завжди дотримуватись принципу раптовості. Результати інвентаризації використовуються для підтвердження правильності і достовірності даних поточного БО.

Цілі: виявити фактичну наявність майна, коштів, фінансових зобов'язань і привести дані поточного БО у відповідність із фактичним станом речей. Завдання:

• виявлення фактичної наявності основних засобів, нематеріальних активів, устаткування і т.д.;

• установлення надлишків чи нестач цінностей і коштів;

• виявлення ТМЦ, які частково втратили свою первісну якість чи застарілі;

• перевірка дотримання умов і порядку зберігання матеріальних цінностей і коштів;

• перевірка реальної вартості зарахованих на ББ основних засобів, ТМЦ, цінних паперів, фінансових вкладень.

Класифікація видів інвентаризації:

1. Залежно від організації внутрішньогосподарського контролю на підприємствах:

• планові – коли передбачені планом контроль-ревізійної роботи на календарний рік;

• позапланові – пов'язані з непередбаченими обставинами – стихійні лиха, крадіжки, аварії, вимоги.

2. За охопленням місць зберігання цінностей:

• повні – охоплюють всі місця зберігання ТМЦ, коштів, інших основних і оборотних засобів;

• часткові – охоплюють окремі групи або види майна чи окремі джерела його утворення і проводиться тільки у відповідних матеріально відповідальних осіб.

3. За обсягом перевірки цінностей:

• суцільні – перевірка фактичної наявності всіх без винятку цінностей, що перебувають у відповідному місці зберігання – склади, дільниці;

• вибіркові – охоплюють тільки окремі цінності – дефіцитні чи надто коштовні речі.

4. За якістю:

• повторні – проводиться через незадовільне проведення основних перевірок;

• додаткові – проводиться через незадовільне проведення основних, має на меті виявлення фактичної наявності конкретних цінностей.

5. За часом проведення: за місяць, квартал, півріччя та щорік, в міру потреби, із розпорядження керівництва.

5. Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити умови для її проведення в стислі строки, визначити об'єкти, кількість і термін проведення, крім випадків, коли інвентаризація є обов'язковою:

• перед складанням річної ФЗ;

• при передачі майна державного підприємства в оренду;

• при приватизації майна державного підприємства;

• при реорганізації підприємства й зміні форми власності;

• при зміні МВО і при переоцінці ТМЦ;

• при установленні фактів крадіжок, зловживань, псування цінностей, по розпорядженню судово-слідчих органів;

• при пожежі, стихійному лихі чи техногенній аварії;

• при ліквідації підприємства.

Інвентаризаційна робота на підприємствах здійснюється постійно діючою інвентаризаційною комісією, склад якої затверджує керівник підприємства. До цієї комісії входять: керівник підприємства – голова; головний бухгалтер, керівники окремих структурних підрозділів, провідні фахівці – члени комісії. Для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання виробничих запасів із рішення керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії, до складу яких входять інженери-технологи, виконавці робіт, економісти і інші, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.

Процес проведення інвентаризації:

• керівник підприємства підписує розпорядницький документ (наказ) на проведення;

• створюється робоча комісія в складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера;

• проводиться інвентаризація;

• дані про виявлені й підраховані цінності заносяться в інвентаризаційні описи (у двох примірниках), що підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і МВО;

• складаються і передаються інвентаризаційні відомості в бухгалтерію для зіставлення дійсних залишків засобів і їх, залишків за даними обліку;

• бухгалтерія складає порівнювальні відомості, у яких зіставляють дані БО з фактичними даними, виявленими при інвентаризації, записують результати – надлишки чи нестачі, при цьому розмір збитків від розкрадання МЦ розраховується згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) МЦ №116 за формулою: Рз=((Бв – А) х Іінф. + ПДВ + Азб) х 2 та із сум, які утримуються згідно Порядку №116, здійснюється відшкодування збитків, які нанесенні підприємству, залишок коштів перераховується до Державного бюджету України;

• складається протокол результатів інвентаризації;

• протокол передається керівнику, що приймає рішення за результатами і має його розглянути й затвердити в 5-денний строк;

• відображення результатів у БО у тому місяці, в якому було закінчено інвентаризацію.

6. Облік нестачі основних засобів у зв'язку з викраденням, псуванням:

• на основі акту інвентаризації та акту списання основних засобів по формі № ОЗ-3 необхідно списати залишкову вартість об'єкта: Дт 99 Кт 101-109;

• на основі цих первинних документів відобразити списання суми нарахованого зносу: Дт 131 Кт 101-109 та зарахувати на забалансовий рахунок суму нестачі: Дт 072;

• на основі бухгалтерської довідки проводиться відображення списання витрат на фінансовий результат: Дт 794 Кт 99;

• якщо підприємством установлена винна особа, то на основі рішення суду розраховується розмір збитку по Порядку №116, яку винна особа повинна відшкодувати: Дт 375 Кт 751;

• на основі бухгалтерської довідки відображають суму відшкодування, яка підлягає перерахуванню в бюджет і яка становить різницю між сумою розрахованою по Порядку №116 і сумою реальної нестачі: Дт 751 Кт 641;

• відображення списання залишкової вартості суми відшкодування на фінансовий результат діяльності: Дт 751 Кт 794;

• згідно виписки банку відображається отримана сума відшкодування збитку від винною особи: Дт 301, 311, 661 Кт 375;

• згідно платіжного доручення перераховується в бюджет частина суми відшкодування: Дт 641 Кт 311;

• згідно бухгалтерської довідки списується із забалансового рахунку сума нестачі, яка відшкодована винною особою: Кт 072;

• якщо підприємством винна особа не встановлена то встановлена сума нестачі відноситься на фінансові результати діяльності: Дт 794 Кт 99.

Облік відображення надлишків основних засобів, товарних, виробничих запасів, МШП:

• на основі акту інвентаризації проводиться оприбуткування надлишків основних засобів, товарних, виробничих запасів, МШП, виявлених при інвентаризації: Дт 101-109, 281, 201-209, 22 Кт 719;

• на основі бухгалтерської довідки проводиться відображення фінансового результату: Дт 719 Кт 791.

Облік відображення нестачі в межах норм природного збитку товарних, виробничих запасів:

• відображення списання нестачі товарних, виробничих запасів: Дт 947/1 Кт 281, 201-209;

• списання витрат, пов'язаних із виникненням нестачі на фінансовий результат згідно бухгалтерської довідки: Дт 791 Кт 947/1.

Облік відображення нестачі понад норм природного збитку товарних, виробничих запасів, у випадку коли винна особа не встановлена:

• відображення суми нестачі товарних, виробничих запасів на основі акту інвентаризації: Дт 947/2 Кт 281, 201-209;

• відображення суми нестачі на забалансовому рахунку відповідно того ж акту: Дт 072;

• списання витрат, пов'язаних із виникненням нестачі на фінансовий результат згідно бухгалтерської довідки: Дт 791 Кт 947/2;

• по закінченню строку позикової давнини, згідно бухгалтерської довідки, сума нестачі списана із забалансового рахунку: Кт 072.

Облік відображення нестачі понад норм природного збитку товарних, виробничих запасів, у випадку коли винна особа встановлена і компенсує нестачу:

• відображення суми нестачі товарних, виробничих запасів на основі акту інвентаризації: Дт 947/2 Кт 281, 201-209;

• відображення суми нестачі на забалансовому рахунку відповідно того ж акту: Дт 072;

• списання витрат, пов'язаних із виникненням нестачі на фінансовий результат згідно бухгалтерської довідки: Дт 791 Кт 947/2;

• віднесено, згідно рішенню інвентаризаційної комісії і згоді робітника, на винну особу суму нестачі:

• Дт 375 Кт 716;

• нарахована згідно бухгалтерської довідки сума відшкодування, яка підлягає перерахуванню до бюджету: Дт 716 Кт 641;

• відображення списання доходів на фінансовий результат у частині вартості викраденого товару, запасів: Дт 716 Кт 791;

• списана із забалансового рахунку вартість викраденого товару: Кт 072;

• відповідно до прибуткового касового ордера відображено відшкодування винною особою суми збитку: Дт 301, 661 Кт 375;

• перерахована сума відшкодування до бюджету по платіжному дорученню: Дт 641 Кт 311.