Тема 8. Форми бухгалтерського обліку.

1. Облікові регістри: характеристика, класифікація за ознаками.

2. Помилки в бухгалтерських записах та способи їх виправлення.

3. Характеристика основних форм обліку.

4. Узагальнення даних потокового обліку.

1. Облікові регістри – носії інформації спеціального формату і будову, призначені для реєстрації, групування і узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами. Записи господарських операцій у регістрах називаються обліковою реєстрацією. Класифікація:

• За зовнішнім виглядом:

• книги – окремі листки міцно переплетені, сторінки до початку записів обов'язково нумеруються, на звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі, у деяких книгах (Касова книга) сторінки ще й прошнуровуються шпагатом і скріплюють сургучною печаткою, на обкладинці зазначають назву підприємства і назву цієї книги, рік, на який її заведено;

• картки використовують в аналітичному обліку (для пооб'єктивного обліку основних засобів, позамовного обліку затрат на виробництво, сортового обліку ТМЦ), зберігають у спеціальних ящиках (картотеках, які закріпляють за певними обліковими працівниками і які відповідають за їх зберігання й правильність записів), де їх систематизують у певному порядку, реєструють у спеціальному реєстрі, кожній надається порядковий №;

• окремі листки використовують для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей, зберігаються в папках (реєстраторах), із яких легко виймаються для облікових записів.

  • За характером записів:

• хронологічні регістри – господарські операції записують в календарній послідовності їх, здійснення й оформлення; забезпечують контроль за збереженням документів (реєстраційний журнал);

• систематичні регістри призначені для групування однорідних за економічним змістом господарських операцій на рахунках БО (картки пооб'єктного обліку основних засобів, складського обліку матеріалів);

• комбіновані регістри – хронологічні і систематичні записи ведуть одночасно (журнал-головна: поєднує реєстраційний журнал і головну книгу; журнали-ордери і допоміжні відомості).

  • За обсягом змісту записів:

• регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно однорідних господарських засобів на синтетичних рахунках у грошовому вимірнику, здійснюють записи на підставі первинних або згрупованих документів;

• регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахунку;

• комбіновані облікові регістри призначені для одночасного здійснення синтетичного і аналітичного обліку, забезпечують можливість відображати відповідні об'єкти в аналітичному обліку і одночасно одержувати узагальнені синтетичні показники.

  • За формою:

• двосторонні регістри складаються з 2 однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права – для кредитових;

• односторонні регістри – графи для дебетових і кредитових записів розміщені поряд – на правій стороні регістру, а графи для запису дати, №, змісту операцій – з лівої сторони; види: контокорентні – використовують для аналітичного обліку операцій по розрахункових рахунках, записи у грошовому вимірнику; кількісно-сумові – використовують для обліку матеріальних цінностей, рух яких обліковують у натуральних і грошовому вимірниках (картки обліку матеріалів, палива); кількісно-сортові – застосовують для сортового обліку ТМЦ на складах підприємств;

• багатографні регістри – одна їх графа поділяється на кілька граф, використовуються для аналітичного обліку по рахунках, суми яких групуються за певними показниками (для обліку виробничих затрат за статтями калькуляції);

• шахові регістри – кожна записана сума характеризує дві ознаки: рахунок, який дебетується, і рахунок, який кредитується, а також вид витрат і місце їх здійснення.

2. Найбільш характерні помилки в процесі відображення господарських операцій на рахунках: описки, числові помилки, помилкові кореспонденції рахунків, порушення взаємозв'язку синтетичних рахунків а аналітичними, недотримання методу подвійного запису, помилкові оцінки й таксування.

Головні причини виникнення помилок: велика завантаженість облікових працівників, їх швидка стомлюваність; брак належних умов праці; низький рівень кваліфікації, досить часті зміни нормативних документів; неуважність.

Класифікація помилок за значенням:

• локальні, які призводять до спотворення інформації лише у тому документі чи регістрі, де вони сталися, і не поширюються на інші;

• транзитні, які зачіпають весь обліковий процес.

Усі допущені помилки необхідно своєчасно виявити та належним чином виправити. У тексті і цифрових даних бухгалтерських документів, облікових регістрах підчистки та безпідставні виправлення не допускаються. У документах, якими оформлено касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не дозволяються взагалі. Способи виправлення помилок:

• Коректурний спосіб застосовується коли помилкову суму ще не занесено в підсумок: неправильний текст або цифри закреслюють, а над закресленим надписують правильний текст або цифри, при цьому закреслення здійснюється однією рискою, щоб можна було прочитати попередній запис; виправлення супроводжується надписом «виправлено» та підтверджується підписами осіб, що підписали документ чи ведуть регістр.

• Спосіб доповнюючої статті застосовують у тому разі, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції і тільки тоді, коли суму помилково вказано меншою, ніж належало б; необхідно додатково провести дану операцію на різницю між правильною й помилковою величиною.

• Спосіб «сторно» поділяється на:

• «частково сторно» застосовують, коли помилку допущено в сумі відображеної операції, причому записано більшу суму ніж належить і виправлення полягає в необхідності зменшення відображеної величини на суму помилки: складають бухгалтерську довідку, на підставі якої проводиться операція виправлення помилки і у регістрах суму за цією операцію записують червоним кольором і під час підрахунку підсумку віднімають, виправляючи в такий спосіб раніше допущену помилку;

• «повне сторно» застосовують для виправлення помилок в кореспонденції рахунків, коли певну операцію відображено на не належних рахунках: 1) на підставі довідки відображається на тих самих рахунках операція з раніше допущеною помилкою, а її сума вказується червоним кольором, відтак неправильно відображена операція анулюється; 2) операцію записують на тих рахунках, на яких необхідно її відобразити.

3. Форма БО – певна система взаємопов'язаних між собою облікових регістрів установленої форми й змісту, що зумовлює послідовність і способи облікових записів.

Журнальна-ордерна форма БО ґрунтується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групувальних облікових регістрів – журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них. Записи в Ж-О (основні регістри) здійснюються безпосередньо на підставі виправданих документів в міру їх, надходження й опрацювання. При значній кількості однорідних документів по операціях їх дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні Ж-О. Ж-О призначені для кредитових записів того балансового рахунка, операції по якому облічуються в даному Ж-О і дебету кореспондуючих із ним рахунків. Усі кредитові обороти по синтетичному рахунку збираються в одному Ж-О і порівнюють із підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Місячні обороти Ж-О переносять у Головну книгу. Для кожного синтетичного рахунка в ГК відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів Ж-О – окремий рядок. Кредитові обороти Ж-О у ГК переносять загальним підсумком, дебетові обороти записують окремими сумами з різних Ж-О. Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку ГК виводять сальдо. За даними ГК складають ББ. Кожному Ж-О присвоюють постійний №. Для посилення контролю за рухом і збереженням грошових коштів поряд із Ж-О за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.

Меморіально-ордерна (контрольно-шахова) форма БО характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку і карток – для аналітичного. На підставі оформлених і перевірених документів складають м-о й у них роблять посилання на документ, що служить підставою для записів, його номер і дата складання, вказуються кореспондуючі рахунки по даній операції й суми. М-О реєструються у хронологічному регістрі синтетичного обліку – Реєстраційному журналі. Після реєстрації дані М-О записують у ГК: дату і № М-О, суми оборотів по Дт і Кт рахунка. Після закінчення місяця підраховують підсумки і складають оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку. За даними рахунків складають ББ і інші форми ФЗ. Дана форма БО використовується в дійсний час у бюджетних організаціях, не пристосована для автоматизації облікової інформації.

Журнал-головна є спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми і застосовується на невеликих за обсягом діяльності підприємствах, план рахунків яких передбачає незначну кількість рахунків (малі підприємства та бюджетні установи). Основний регістр – Журнал-головна.

Спрощена форма БО на малих підприємствах згідно з наказом Міністерства фінансів від 31.05.96 застосовується якщо вони здійснюють за місяць не більше 100 господарських операцій, не мають виробництва продукції, пов'язаних із високими матеріальними витратами та згідно з наказом Міністерства фінансів від 30.09.98 застосовується СМП – ЮО, які обрали спосіб оподаткування доходів за єдиним податком.

При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення господарських операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведуться в одному регістрі – Книзі обліку господарських операцій за формою К–1. Підприємства самостійно обирають періодичність складання регістрів. Варіантів два: місяць або квартал залежно від обсягу господарських операцій. Систематизація господарських операцій здійснюється в:

• Журналі 1-мс обліку активів;

• Журналі 2-мс обліку капіталу і зобов’язань;

• Журналі 3-мс обліку доходів;

• Журналі 4-мс обліку витрат.

4. Відображення господарських операцій у БО провадиться через запис таких у відповідні регістри синтетичного та аналітичного обліку в розрізі кореспондуючих рахунків. Для підбиття підсумків виробничої і фінансово-господарської діяльності, визначення показників, упевненості в тотожності синтетичного й аналітичного обліку, забезпечення своєчасності облікових записів, для перевірки правильності реєстрації господарських операцій на рахунках та отримання нового ББ складають оборотну відомість за рахунками синтетичного обліку. В оборотній відомості відображаються обороти за відповідний проміжок часу та стан засобів господарства на початок і кінець звітного періоду. Контрольне значення оборотної відомості ґрунтується на досягненні рівності 3 показників:

• підсумків сальдо за дебетом і кредитом рахунків на початок звітного періоду;

• підсумків оборотів за дебетом і кредитом рахунків за звітний період;

• підсумків сальдо за дебетом і кредитом рахунків на кінець звітного періоду.

Значення оборотної відомості для оцінки виробничої й фінансово-господарської діяльності: змога скласти точне уявлення про роботу підприємства, його прибутковість, стан запасів, зміну залишків майна на кінець звітного періоду проти таких залишків на його початок.

Оборотні відомості складені за даними аналітичних рахунків до окремих синтетичних рахунків, називаються оборотними відомостями за аналітичними рахунками. Такі оборотні відомості складають у кількісно-сумарному і сумарному вираженні:

• оборотні відомості за товарно-матеріальними рахунками;

• оборотні відомості за розрахунковими рахунками.

В окрему групу виділяють шахові оборотні відомості, які можуть бути рекомендовані в разі порівняно невеликої кількості господарських операцій. Шахову оборотну відомість необхідно складати послідовно протягом місяця. Записи в ній треба робити одночасно з реєстрацією господарських операцій у журналі. Шахова оборотна відомість – таблиця, поділена на клітинки, причому кожна клітинка відображає одночасно дебет одного і кредит іншого рахунка.