Тема 5. Первинне спостереження, документація і інвентаризація.

1. Первинне спостереження в обліку, документація, її значення й роль.

2. Класифікація документів.

3. Порядок прийняття, перевірки та обробки документів.

4. Інвентаризація в системі бухгалтерського обліку: визначення, завдання, цілі та класифікація.

5. Порядок проведення інвентаризації.

6. Відображення результатів інвентаризації в БО.

1. Документація в БО – спосіб первинного спостереження за всією виробничою та фінансово-господарською діяльністю. Документи є підставою для записів на рахунках БО. Первинний документ стає основним, найважливішим носієм інформації. Під час оформлення первинного документа аналізується сама господарська операція з погляду її законності та економічної доцільності, тобто відбувається поточний контроль, що перетворює документацію на засіб суцільного й безперервного спостереження за господарськими операціями, засіб обґрунтування облікових записів.

Правильно оформлений документ засвідчує відповідні права та обов'язки фізичних та юридичних осіб: заповнені реквізити об'єднують певну кількість показників, які характеризують економічний бік операції, а наявність усіх необхідних підписів – юридичний її бік.

Накопичення документів – процес створення інформаційної бази, масивів первинних документів, які групують, обробляють, узагальнюють і використовують для внутрішніх і зовнішніх потреб.

2. Робота фахівців з обліку над удосконаленням первинних документів проводиться з дотриманням головної вимоги: min документів – mаx корисної інформації. Класифікація документів:

1. За призначенням:

• розпорядчі – група документів не фіксує самих операцій, а тільки дає загальний дозвіл на їх здійснення (накази, розпорядження, завдання щодо здійснення господарських операцій);

• виконавчі – первинні документи, що фіксують економічні та правові відношення між структурними підрозділами підприємства, між підприємствами і його працівниками і т.д. (прибуткові й видаткові касові ордери, рахунки-фактури, накладні, квитанції залізниці, платіжні доручення);

• бухгалтерського оформлення не мають самостійного значення і можуть використовуватись тільки разом із виконавчими документами (бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, журнали-ордери, меморіальні ордери, звітні калькуляції);

• комбіновані – документи, які поєднують ознаки кількох груп документів (авансові звіти, акти на заміни матеріалів, накладні на відпуск матеріалів на сторону).

2. За способом відображення господарських документів:

• разові – відображають одну господарську операцію (акти, вимоги, накладні, касові ордери);

• накопичувальні – використовуються протягом повного періоду (тиждень, місяць) для відображення однорідних за змістом операцій, що часто повторюються (лімітно-заборні картки, наряди на виконання робіт, відомості випуску готової продукції).

3. За змістом:

• первинні – відображають господарські операції у момент їх здійснення (касові ордери);

• зведенні – складаються на підставі первинних документів одного спрямування за відповідний звітний період (звіти матеріально відповідальних та підзвітних осіб, розрахунково-платіжні відомості).