17.2. Унификация и стандартизация документов

Вторая группа стандартов – стандарты унификации и стандартизации документов. Эти стандарты основаны на стандартах первой группы.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации, что ведет к единообразию в наименованиях показателей и единиц измерения, терминов и т.п.

Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для организации деятельности какого-либо объекта, управления им. УСД делятся на:

– межотраслевые (используемые на всех предприятиях страны),

– отраслевые (применяются на предприятиях одной отрасли),

– локального уровня (используемые на конкретных предприятиях и в организациях).

На межотраслевом уровне разработаны и используются следующие виды УДС:

– стандарты и технические условия;

– проектно-конструкторская и техническая документация;

– проектная документация по капитальному строительству;

– плановая документация;

– статистическая отчетность;

– первичная учетная документация;

– финансовая первичная и отчетная документация;

– бухгалтерская документация бюджетных организация и объединений;

– организационно-распорядительная документация;

– документация по материально-техническому снабжению;

– документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

– документы должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ИС;

– документация должна содержать полную информацию, необходимую для организации деятельности бизнес-системы, управления ею;

– ориентация на использование средств вычислительной техники для сбора и обработки данных, формирования документов и передачи информации;

– обеспечение информационной совместимости ИС различных уровней;

– все документы, входящие в состав УСД, все реквизиты в них должны быть закодированы с использованием международных, общероссийский или локальных классификаторов.

При построении УСД решаются следующие задачи:

– унификация всей системы документации,

– построение новых форм документов,

– разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Унификация всей системы документации предполагает выявление и анализ полного состава документации, составление перечня документов по всем функциональным подсистемам, выявление их характеристик (периодичность составления, тип задач, количество показателей, частота использования, «адресат»); исключение из первичных документов производных показателей, а также показателей, многократно вводимых в ИС; введение единой терминологии путем составления словаря (тезауруса), единых единиц измерения на основе используемых классификаторов различных уровней; проведение классификации и кодирования документов и их реквизитного состава; уточнение и построение единых форм документов.

При проектировании системы документации определяется состав первичных и результатных показателей, их разбиение по формам документов; осуществляется выбор типа формы документа и способ занесения информации в него, проектируются формы документов.

При проектировании форм первичных документов необходимо учитывать следующие принципы:

– исключение дублирования показателей в документе;

– выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений при формировании документа (однозначных и многозначных реквизитов);

– выделение справочных группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

– логичность построения (отражение иерархии понятий, признаков, показателей);

– согласование последовательности реквизитов документа с экранными формами и размещением информации в файлах (с учетом требований защиты информации).

Процесс разработки документов выполняется в следующей стандартной последовательности:

1) определение полного реквизитного состава каждого документа;

2) классификация реквизитов (однозначные/многозначные, справочные/группировочные и т.п.);

3) установление логической соподчиненности реквизитов;

4) выбор формы документа и построение ее (наиболее удобный способ – на основе таблиц);

5) размещение реквизитов в форме;

6) редактирование шапки документа и т.п.

Результатные показатели рассчитываются при выполнении вычислений, связанных с автоматизацией типовых операций в бизнес-системе. Результатный документ должен удовлетворять следующим требованием:

– полнота информации (включение первичных и результатных показателей);

– количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (т.е. ключей сортировки);

– достоверность и возможность своевременного предоставления;

– хорошая читаемость (логичность построения форм, хорошо отредактированные шапки в шаблонах);

– отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Основными принципами построения результатных документов являются:

– Выделение в документе трех зон: заголовочной (размещаются однозначные реквизиты, включающие группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке), содержательной (включает группу многозначных реквизитов, справочных признаков, совокупность группировочных признаков и группу реквизитов-оснований), оформительной (располагаются, как правило, подписи должностных лиц).

– Выделение группировочных реквизитов и их размещение во второй зоне в порядке убывания старшинства.

– Выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в которой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований – к результатам, а для результатов – в порядке возрастания старшинства итогов);

– Возможность переноса реквизитов второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на новые страницы (заголовки таблиц не переносятся, переносятся только номера колонок).

Построение результатного документа можно выполнить в следующей последовательности:

1) определение полного реквизитного состава документа;

2) классификация реквизитов-признаков на справочные и группировочные, реквизитов оснований – на первичные и результатные, а результатных оснований – по степеням итогов;

3) проектирование формы документа на основе одной или нескольких таблиц в содержательной части;

4) размещение реквизитов в соответствии с их логической соподчиненностью.

При формировании больших таблиц, не вмещающихся на одну страницу стандартного формата, допускается вынос итоговых колонок в итоговые строки или перенос невместившихся колонок на следующий лист с продолжением их нумерации (бумажная копия документа затем склеивается из нескольких листов).

Электронные формы документов должны соответствовать разработанным «бумажным» формам с учетом особенностей размещения информации на экране, повышения эффективности ее обработки (ускорения ввода, минимизации ошибок и т.п.), а также требований ее защиты.