Глава 10. Интегрированные пакеты прикладных программ офисного назначения

В последнее время в журналах, книгах, а также в Internet часто пользуются понятием «электронный офис». Обычно под этим понимают офис, в котором всю информацию обрабатывают электронными способами с помощью определенной совокупности технических, организационных и программных средств.

Функции и возможности офиса предъявляют определенные интегральные требования к используемой аппаратуре и программному обеспечению. Для определения таких требований к программному обеспечению рассмотрим структуру и основные задачи офиса, в котором решаются финансовые или экономические задачи.

С точки зрения организационной структуры любое предприятие состоит из отдельных подразделений. Каждое подразделение (офис) выполняет свои задачи, которые чаще всего взаимосвязаны с задачами других подразделений, являются их частью или, наоборот, включают в себя задачи, решаемые другими подразделениями. Общим для всех офисов является выполнение следующих функций:

– документооборот, который сводится к обработке входящей и исходящей информации (регистрация, ответы на письма, написание отчетов, т.е. исполнение документооборота и контроль за его исполнением и т.д.);

– сбор и анализ информации за определенный период (отчетные документы, сводки и т.д.);

– хранение поступившей информации и ее быстрый поиск по различным критериям;

– оперативная передача информации между офисами внутри организации и передача информации другим заинтересованным организациям (обеспечение вертикальных и горизонтальных информационных связей).

– планирование работ и управление ими;

– автоматизация коммерческой деятельности (торговли);

– защита данных.

Теперь определим требования к программному обеспечению, необходимому для выполнения вышеперечисленных функций.

Документооборот охватывает все структурные подразделения компании – от канцелярии до руководства, поэтому является важной частью системы управления фирмой. Процессы исполнения документооборота и контроль над его прохождением в значительной мере зависят от конкретного административного устройства организации. Следовательно, ПО должно содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней. Также система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, обеспечивать контроль над прохождением документов, ввод в систему документов с бумагоносителей, электронных документов (сообщения электронной почты), факсы, файлы различных прикладных программ.

Для планирования работ как отдельным сотрудникам, так и рабочим группам ПО должно включать в себя возможность составления регламента работ, калькуляции затрат по ним и планирование ресурсов.

Система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять перечисленные ниже функции:

– Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается такими документами, как накладная, счет, счет-фактура, которые используются в бухгалтерской отчетности. Поэтому система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.

– Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности организации. Программное обеспечение должно либо содержать компонент бухгалтерского учета, либо позволять сохранять данные в формате имеющейся в организации бухгалтерской программы.

– ПО должно поддерживать максимальную автоматизацию всех операций, разграничение доступа к информации. Также необходимо регулярное обновление и поддержка ПО фирмой-производителем данного программного продукта для удовлетворения всех требований финансового учета, принятым в стране (введение новых форм документов, изменение денежной системы и т.д.).

– ПО должно поддерживать удаленное взаимодействие между офисами организации и связь с другими компаниями. Следовательно, оно должно включать в себя средства электронной почты, автоматизацию службы факсимильных сообщений, средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.

Для защиты корпоративных данных ПО должно содержать средства предотвращения несанкционированного доступа к данным, антивирусной защиты и резервного копирования данных.

Для выполнения всех вышеперечисленных функций электронными методами и поддержки требований к соответствующему ПО наиболее подходящим является выбор интегрированных пакетов прикладных программ, которые носят название офисных систем.