15.2. Корпоративные информационные порталы

Для повышения эффективности работы бизнес-системы необходимо реализовать определенную схему технологического решения задач создания единого информационного пространства, гибкой рабочей среды с возможностью организации удаленных рабочих мест для сотрудников предприятий, а также для доступа к корпоративным ресурсам (рекламной и справочной информации, услугам электронных магазинов и т.п.) на основе технологий Internet. Эти задачи решаются в рамках создания корпоративного портала, обеспечивающего единый механизм доступа к внутренним и внешним ресурсам через Internet.

Сегодня чаще всего речь идет о Web-порталах, через которые пользователи получают доступ ко всему миру Web-ресурсов. В данном случае фактически мы имеем дело с универсальными или тематическими поисковыми и рубрицирующими Web-серверами. Необходимость таких механизмов очевидна, но все же для создания корпоративных порталов их возможностей явно недостаточно. В этой связи стоит отметить проблемы доступа к данным сложной структуры (например, из разнообразных систем управления предприятием), оптимизации работы портала для конкретного пользователя, обеспечения безопасности и разграничения прав доступа.

Можно привести следующую классификацию порталов в соответствии с целевой пользовательской аудиторией.

– Портал публикаций информации ориентирован на большие сообщества пользователей с разнородными интересами. Такие порталы содержат не слишком много элементов персонификации и настройки содержимого и предлагают только базовые средства поиска и интерактивного взаимодействия, ориентированные на неискушенного пользователя Web.

– Коммерческие порталы обеспечивают предоставление узконаправленной информации определенной целевой аудитории.

– Корпоративные порталы координируют контент (содержание, наполнение) в рамках относительно узкого сообщества пользователей, объединенных общими целями и задачами.

– Персональные порталы обеспечивают доставку информации, отфильтрованной с учетом специфических потребностей конкретных пользователей.

Специалисты исследовательской компании IDC, говоря о корпоративных порталах, выделяют среди них четыре типа, отражающих эволюцию самой концепции. Эта классификация основана на типе контента и предоставляемых пользователям средств:

– Информационный портал – соединяет людей с информацией.

– Портал для совместной работы – обеспечивает все средства взаимодействия людей с использованием компьютерных технологий.

– Порталы экспертизы – соединяют людей с другими людьми на основе таких критериев, как опыт, область экспертизы и интересы.

– Порталы знаний – комбинируют все перечисленные выше типы и обеспечивают доставку персонифицированной информации с учетом конкретной работы, которую каждый пользователь выполняет в определенный момент времени.

– Вертикальные (специализированные) порталы – узкой тематической направленности, посвященные определенной тематике.

– Горизонтальные (универсальные) порталы – общего характера, обозревающие различные темы.

– Корпоративные порталы, предназначенные для организации единого информационного пространства внутри компании.

В более развернутом виде концепция корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal, EIP) была сформулирована аналитиками Delphi Group в 1999 г.

Корпоративный информационный портал (EIP) – это Web-ориентированное средство доступа к разнообразным структурированным и неструктурированным данным на предприятии и вне него, а также анализа и обработки полученной информации.

Полное решение EIP должно включать девять основных функций:

– Интеграция приложений и данных. Обеспечение возможности взаимодействия сотрудников предприятия со всеми приложениями и информационными ресурсами, используемыми в организации (в соответствии с установленными для них правами), через единый интерфейс.

– Категоризация. Упорядочивание данных для удобства навигации по информационным ресурсам. Автоматизированные процедуры категоризации результатов индивидуального поиска.

– Полнота и релевантность поиска. Реализация эффективных поисковых механизмов по всевозможным источникам данных (структурированные и неструктурированные данные, метаданные), просмотр всех ресурсов, которые могут включать нужные данные, оценка достоверности полученной информации.

– Публикация и распространение. Возможность опубликовать пользовательскую информацию, предоставив к ней общекорпоративный доступ.

– Управление бизнес-процессами. Пользователи должны иметь возможность не только следить за ходом выполнения деловых процессов, но и инициировать такие процессы и активно участвовать в них.

– Коллективная работа. Обеспечение режима командной работы как в традиционном варианте «сотрудник-сотрудник», так и в режимах «сотрудник-партнер» и «сотрудник-клиент».

– Персонализация рабочего пространства. Формирование среды работы сотрудника с учетом его персональных потребностей, привычек, собственных методов работы.

– Представление информации. Интеграция всех элементов информационных ресурсов в понятном и логичном виде.

– Обратная связь и развитие. Портал должен обеспечивать доступ к информационным ресурсам предприятия не только для сотрудников, но и для внешних лиц (партнеров, клиентов). Откликаться на нужды и пожелания всех пользователей портала – обязательное условие для обеспечения конкурентоспособности любой организации.

В более прагматическом виде можно дать еще и такое определение: «Портал – это приложение, которое обеспечивает персонифицированный и настраиваемый интерфейс, дающий возможность людям взаимодействовать с другими людьми, а также находить и использовать приложения и информацию в соответствии со своими интересами».

Привлекательность корпоративных порталов состоит в том, что они позволяют максимально приблизить информацию к пользователям, обеспечить пользователям персонализацию, «бесшовную» интеграцию информационной сущности системы и возможность устанавливать отношения внутри рабочих и информационных групп.

Можно сформулировать следующие основные требования, которые должны учитываться при разработке портала:

– Обслуживание большого числа пользователей.

– Широкий спектр информации (если первые два условия не удовлетворены, то компании придется создавать несколько более мелких порталов, что сопряжено с дополнительными затратами на разработку и дальнейшее содержание, и, в итоге, порталы не выполняют своей основной цели – организации единого информационного пространства).

– Поддержка основных сетевых форматов, платформ.

– Возможности персонализации (настройка рабочего места пользователя в соответствии с его индивидуальными запросами, привычками и требованиями).

– Возможности поиска. Реализация удобных и эффективных поисковых механизмов, используя в качестве источников различные информационные ресурсы (структурированные, неструктурированные, метаданные) и оценка достоверности и полноты полученных данных.

– Обеспечение защиты хранящейся информации, используя программные и физические способы обеспечения безопасности (установление подлинности, управление доступом, конфиденциальность и целостность данных и т.д.).

– Интеграция – обеспечение возможности взаимодействия сотрудников компании со всеми приложениями и информационными ресурсами (в соответствии с их приоритетом) через единый интерфейс.

– Разбивка хранимой информации на категории (т.н. процесс категоризации). Автоматизированные процедуры категоризации результатов индивидуального поиска.

– Приложения интеллектуального анализа (т.н. системы управления знаниями).

Таким образом, портал представляет собой технологические решение для реализации всех функций и требований к РРИСОН, интегрирующее все технологии и средства реализации системы.

Технологии XML, хранилищ данных и т.п. естественным образом составляют базовые компоненты порталов, так как речь идет о создании распределенных многоплатформенных систем, ориентированных на выполнение как оперативных задач, так и на аналитическую обработку информации, накопление знаний.

Портал (Portal) – сайт, организованный как системное многоуровневое объединение различных ресурсов и сервисов. Другими словами, портал – это «электронная библиотека», разделенная на различные тематические отделы, способные включать в себя количественные и качественные данные, анализы, графики и т.д., обновление которых происходит в реальном времени, а также средства обработки данных, выполнения бизнес-функций системы.

Корпоративный информационный портал разделен на две части:

– Внутренний портал (Intranet), в котором расположена приватная информация, предназначенная для использования ограниченным числом пользователей. Используется локальная сеть.

– Внешний портал, который доступен для общественного использования и в котором расположена публичная информация. Используется сеть Internet.

«Внутренний» портал должен обеспечивать функционирование подсистем документооборота и отчетности, поддержку принятия решений и выполнение типовых операций пользователей, получающих доступ к бизнес-функциям через Web-интерфейс.

Пользователи «внешнего» портала получают через него доступ к открытым информационным ресурсам корпорации.

Упрощенная структура корпоративного портала показана на рис. 3.11.

Функциональная структура корпоративного информационного портала может быть разбита на следующие составляющие:

– Приложения пользователя. В системе портала инструментом пользователя является браузер или навигатор, который обеспечивает ему доступ к страницам в необходимом формате.

– Система обеспечения безопасности. Включает в себя стандартные защитные меры, такие как криптографическое кодирование, задание пароля, присваивание идентификатора, электронная цифровая подпись и т.д.

– Приложения интеллектуального анализа или система управления знанием (Knowledge Management), или управления контентом, которые представляют собой средства, позволяющие структурировать и категоризировать неучтенные данные (например, затерянные в почтовых ящиках), сформировать удобные механизмы доступа к ним и, используя специальные аналитические методы, сконструировать отчеты о собранной информации. Их принцип работы заключается в аннотировании существующих документов, формировании на базе этих аннотаций, описывающих документы, метаданных и их размещении в информационном хранилище вместе со ссылками на исходный документ. При этом устанавливается язык документа, его тема, дата создания и принадлежность. Одновременно создаются специальные словари или базы данных встречающихся в документе имен, терминов и других атрибутов с указанием их источника. Результатом деятельности является разбиение текстового документа на связанные категории посредством эвристического анализа смысловой и терминологической близости распределяемых по иерархическим рубрикам текстов.

– Репозитарий – хранилище метаданных об информационных объектах, пользователях, рабочих группах и т.д. Метаданные указывают тип объекта, раздел, к которому он принадлежит, формат документа и даже его содержание.

– Подсистема публикаций и подписки, которая позволяет пользователям публиковать свои документы и подписываться на получение необходимой информации и внешних источников.

– Механизмы анализа и планирования бизнес-процессов – набор интегрированных приложений, которые в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности системы.

Упрощенно процесс работы информационного портала можно разделить на несколько фаз:

– В портал из различных источников поступает информация.

– Портал производит первичное распознание информации и предоставляет ей доступ.

– При использовании систем управления знанием формируются метаданные.

– Метаданные проходят через «фильтр», установленный пользователем, при этом ненужные данные отбрасываются.

– После этого, отфильтрованные данные передаются пользователю. Пользователь также может настроить «фильтр» под свои личные требования.