10.10. Учетные системы

Бухгалтерский учет – это информационная технология, которая отображает движение средств и их источников. Целью бухгалтерского учета является выявление финансового результата – прибыли предприятия – путем подсчета его доходов и расходов за определенный период (месяц, квартал, год). Прибыль рассчитывается как разница между доходами и расходами. Основными функциями бухгалтерского учета являются контроль движения средств и их источников с целью обеспечения их сохранности и предоставление достоверной отчетности государственной налоговой службе и другим организациям, получающим отчетность. Поэтому любому предприятию необходимо в первую очередь решать учетные задачи, необходимые также и для оперативного планирования и управления.

На рынке программных продуктов предлагается большое число различных бухгалтерских программ, программ по статистике, налоговому планированию и т.д. Наиболее известные среди них 1С, Инфо-Бухгалтер, Инфин, Гобсек, Финмастер, Бест, Русский стиль, Янус, Турбо-Бухгалтер, Мини-Бухгалтер и др.

Кроме комплексных бухгалтерских программ распространены прикладные пакеты программ, выполняющие отдельные функции учета: Платежные поручения, Касса, Склад, Зарплата, Учет и т.п.

Практически все бухгалтерские приложения предназначены для решения следующего вида учетных задач: ввод начальных данных учета, ввод новой информации и сведений об изменении имеющейся, обработка и трансформация данных, вывод результатов.

Основные требования, предъявляемые пользователями к бухгалтерским программам: доступность для своего круга пользователей, возможность внесения изменений в прошлые данные, возможность автоматического перерасчета при внесении изменений, возможность построения разного вида отчетов и их изменения в соответствии с законодательством, отсутствие дублирования ввода первичных документов.

В каждом известном бухгалтерском пакете имеется модуль генерации отчетов, который связывает расчетные или контекстные данные с соответствующими полями бланков установленного образца.

Рассмотрим основные возможности и принципы работы таких пакетов на примере программной системы (ПС) 1С:Предприятие.

ПС позволяет вести бухгалтерский учет в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации; оперативный учет наличия и движения средств, состояния взаиморасчетов с контрагентами; расчет заработной платы, учет перемещений сотрудников предприятия; регистрацию изменений кадровых и расчетных данных сотрудников.

Бухгалтерский учет, реализованный в системе с использованием функциональных возможностей компоненты «Бухгалтерский учет», реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

В систему включены:

– план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;

– набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;

– набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;

– набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций;

– набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;

– специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета;

– набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления;

– специальные режимы обработки документов и операции, выполняющие сервисные функции и др.

Средства, включенные в ПС, рассчитаны на ведение наиболее важных разделов учета: операции по банку и кассе; учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов и МБП; учет производства продукции; расчеты с организациями, дебиторами, кредиторами; расчеты с подотчетными лицами; расчет зарплаты; учет расчетов с бюджетом; формирование бухгалтерской и налоговой отчетности и др.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств. Она позволяет вести учет наличия и движения товаров на складах; автоматическое списание себестоимости товаров по одному из методов: по среднему, LIFO, FIFO; выписки счетов на оплату и учет резервирования товаров; учет товаров, взятых на реализацию; учет товаров, отданных на реализацию; продажи наборов товаров; операции с товарами по нескольким единицам измерения; учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями; учет полученных и выданных товарных кредитов; автоматическую поддержку «скользящих» кредитных взаиморасчетов по отгрузкам и оплатам и др.

ПС позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый.

Основная цель управленческого учета – формирование информации о деятельности компании для внутреннего пользования, т. е. для собственников, руководителей и сотрудников компании.

Финансовый учет ведется для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете. Он предназначен, в первую очередь, для подготовки информации, необходимой для внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, налоговых органов).

Расчет зарплаты и учет персонала в Комплексной конфигурации позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещение сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и генерировать отчеты по кадровым данным сотрудников. По результатам проведенных расчетов, помимо различных отчетов, можно автоматически сформировать бухгалтерские проводки, отражающие распределение начисленной зарплаты, а также отчисления во внебюджетные фонды и налоги с фонда оплаты труда предприятия по счетам затрат с учетом используемой на этих счетах аналитики.

ПС позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Работа с системой 1С: Предприятие состоит из описанной ниже последовательности действий, которые могут выполняться поочередно (аналогичные последовательности действий определены и в других пакетах).

Настройка программы на особенности конкретного предприятия (при этом может быть использован встроенный объектно-ориентированный язык). Пользователь системы на этом этапе может подготовить программу к работе: определить структуру справочников и документов, описать формы и алгоритмы построения отчетов, разработать виды расчетов, настроить ведение синтетического, аналитического и других видов учета.

Заполнение справочников и ввод постоянной информации. Справочники предназначены для хранения постоянной и условно-постоянной информации. С заполнения справочников начинается работа по вводу информации. Ввод информации, редактирование, удаление записей, сортировка или просмотр содержимого справочника осуществляются через Окно справочника с помощью соответствующих команд. Примерами могут служить справочники материалов, товаров, часов и дней, сотрудников и др.

Ввод документов и операций. Документы предназначены для хранения информации о реальных хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии. Они отражают движения по складу, различного вида платежи, операции по кассе, перемещения сотрудников и т.д. Обычно в ПС включают такие виды документов, как «Счет-фактура», «Платежное поручение», «Приходный кассовый ордер», «Расходная накладная» и т.д.

Каждый документ, включенный в ПС, содержит все необходимое количество реквизитов. Реквизиты любого документа заполняются в специальном диалоговом окне с использованием ранее введенной условно-постоянной информации из справочников. Если информация в соответствующем справочнике отсутствует, то ее можно добавить для последующего использования.

После ввода документа и его сохранения (записи в базу данных) информация из документа может быть отражена в виде проводок в бухгалтерском учете. Таким образом, в ПС реализуется автоматическое ведение бухгалтерских операций на основании ввода первичной информации. Также можно перенести информацию из одного документа в другой документ, например, из ранее выписанного счета можно перенести информацию в расходную накладную.

Формирование различных отчетов предназначено для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации. ПС позволяют формировать отчеты, предназначенные для использования практически во всех разделах бухгалтерского учета. К таким отчетам можно отнести «Шахматку», «Оборотно-сальдовую ведомость» и т.д. Кроме того, ПС позволяют формировать отчеты для различных контролирующих инстанций и специализированные отчеты, которые отражают конкретный раздел учета. Формирование отчета выполняется обычно в специализированном окне диалога. Созданный отчет можно просмотреть, выполнить его детализацию, распечатать.

Выполнение различных расчетов производится с помощью компоненты «Расчет», которая позволяет задавать формулы для описания видов вычислений. Типичными примерами видов расчета являются «оплата по окладу», «подоходный налог», «больничный лист ИТР» и т.д. Алгоритм вида расчета описывается с помощью встроенного языка. Стандартные алгоритмы по основным видам расчетов встроены в ПС, но в то же время, если это требуется, они могут быть отредактированы.