11. Материалы делопроизводства новейшего времени, их особенности, виды и методика источниковедческого исследования

Материалы делопроизводства новейшего времени как источник по истории Беларуси прошли в своем развитии два основных периода:

1. Советский период 1917-1991 гг. Для Западной Беларуси выделяется и период делопроизводства Польши 1921–1939 гг.

2. Период Республики Беларусь 1991-2001 гг.

В делопроизводстве советского времени сохранились некоторые черты, присущие документам Российской империи. Документы создавались преимущественно на русском языке (хотя в 20-е и 90-е гг. XX в. предпринимались попытки перевести делопроизводство на белорусский язык, а в Западной Беларуси в 1921–1939 гг. делопроизводство велось на польском. Сохранился особый канцелярский стиль (язык).

В советский период резко возросло количество делопроизводственных документов, появились их новые виды (например, материалы планирования народного хозяйства). Это было вызвано стремлением государства полностью контролировать жизнь своих граждан. Резко увеличился объем секретной документации, что было вызвано стремлением государства не допустить свободного распространения информации. Реальная (часто невыгодная для властей) информация о событиях на местах, настроениях населения доходила только до высших партийных и государственных органов, часто через службу государственной безопасности. Почти сразу же она засекречивалась, получая гриф «секретно» или «совершенно секретно». Такие секретные документы как материалы Особого сектора ЦК КП(б)Б (да 1934 г. — секретный отдел) находятся в фонде 4 Центрального Комитета Компартии Беларуси опись 21.

На протяжении всего новейшего времени сохранились основные признаки документов: реквизиты — логически неделимые элементы (название предприятия, его адрес, и др.), признаки — качественные особенности (последовательность событий, порядок мероприятий по повышению урожайности), показатели — количественные оценки (например, урожайность). Сохранилось деление всех документов на официальные, которые имели служебное подтверждение со стороны государственных и партийных органов (например, характеристика с места работы), и неофициальные, составлявшиеся в более свободной форме (например, автобиография).

Классификация. Все делопроизводственные документы новейшего времени по критерию их функции в осуществлении управления и выполнения принимаемых решений можно разделить на следующие группы:

• Организационно-распорядительная документация:

А) Организационная документация — положения, уставы, правила нормативы, определяет цели, задачи, структуру, порядок, формы и методы деятельности учреждений, предприятий, организаций, их взаимоотношения с другими государственными, производственными и общественными единицами.

Б) Распорядительная документация — решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры, распоряжения, поручения, позволяет осуществлять принимаемые решения и проводить управление.

В) Справочно-информационные материалы — афиши, объявления, плакаты бюллетени, оповещают о принятых решениях.

Г) Текущая переписка — письма (в том числе служебные), телеграммы, телефонограммы, телетайпные сообщения, информировала о нуждах населения, структурных подразделений, других организаций и предприятий.

Д) Дипломатическая переписка — дипломатические (личные и вербальные) ноты, меморандумы, которые составляются согласно требованиям международного протокола.

Е) Протоколы и стенограммы заседаний коллегиальных и коллективных органов, конференций, съездов Советов всех уровней, Коммунистической партии, комсомола, профсоюзов и др. Протоколы — это краткое изложение вопросов, которые решались на заседании. Например, протоколы Центрального Бюро КПБ, составлявшиеся с января 1919 г., фиксировали только вопросы, которые слушались на заседании, решения по ним и отметки об исполнении. Стенограммы — это дословная запись хода заседаний, которая ведется специально обученными стенографистами в виде закодированных записей, которые затем расшифровываются. С 70-х гг. XX в. все чаще ход заседаний (особенно партийных съездов) записывается на магнитофон.

• Материалы планирования народного хозяйства:

Материалы планирования появились с началом деятельности Всероссийского Совета народного хозяйства (ВСНХ) в 1918 г. Их возникновение было вызвано стремлением большевиков проводить государственное планирование экономики. В 20-е гг. XX в. к материалам планирования относились перспективный план ГОЭЛРО, планы сельскохозяйственных заготовок, технико-экономические планы разворачивания производства в отдельных отраслях промышленности и сельского хозяйства, годовые планы 1923–1924 гг. и 1924–1925 гг. и первые пятилетние планы, начиная с 1928 г., которые разрабатывались как в целом для СССР, так и для отдельных отраслей хозяйства союзных республик.

Например, перспективный план развития сельского и лесного хозяйства БССР на 1925/26-1929/30 гг. Для первого пятилетнего плана (в период его разработки 1927–1928 гг.) еще не были характерно директивное установление показателей из центра. Этот план, который напоминает научный труд, необходимо рассматривать в сочетании с разработками экономистов 20-гг. XX в. И.В. Сталин лишь в 1930–1931 гг. волевым решением увеличил некоторые показатели (производство стали, добыча угля и др.) в несколько раз.

• Учетно-контрольная документация

ставит своей целью учет и контроль за выполнением решений в процессе управленческой деятельности. К учетным документам относятся анкеты, листки, журналы, книги учета, реестры, кадастры, табели, тарифы, счета, балансы. Контрольные документы — это материалы ревизий проверок, заключения о регистрации и деятельности организаций.

• Отчетная документация

Отчеты о работе, трудовые рапорты, сводки, доклады, отчеты перед партийными съездами, Съездами народных депутатов. В отчетной документации обобщаются и интерпретируются данные по организации за конкретный период (месяц, квартал, год, пятилетку), намечаются перспективы на следующий срок. Целью отчетной документации является осуществление обратной связи между ниже- и вышестоящими организациями.

При работе с делопроизводственными документами необходимо учитывать следующие моменты:

1. в каждой организации существовал определенный порядок составления документов;

2. документы должны были решать конкретные управленческие задачи, на что ориентировалась вся информация документа.

3. существует структура органов государственной власти, их соподчиненность.

Особые группы для делопроизводства новейшего времени составляют документы Коммунистической партии (в том числе КПБ), комсомола, профсоюзов и других общественных организаций, которые часто заменяли государственные органы. Высшую нормативную силу имели во многих случаях такие документы как Программа КПСС, постановления Политбюро и ЦК КПСС, которые дублировались соответствующими республиканскими органами. Для Беларуси особый интерес представляют постановления Центрального Бюро (позднее ЦК) КПБ, издававшиеся в 1918–1991 гг., в которых определялись вопросы внутренней жизни республики. Так, например, на заседании ЦБ в 1927 г. решался вопрос о высылке М.В.Довнар-Запольского за пределы Беларуси.

Также особую группу составляли документы судебного делопроизводства. В 30-е–50-е гг. многие дела решались во внесудебном порядке, приговоры выносились «двойками» и «тройками». Многие дела фабриковались органами ОГПУ и НКВД (дело о «Союзе освобождения Беларуси» в 1930 –1931 гг., дело 1933 г., когда пострадали деятели Белорусской крестьянско-рабочей громады Б. Тарашкевич и др.).

Протоколы допросов, протоколы очных ставок, справки и другие документы сводились в следственные дела, которые передавались в суд. Суд выносил приговор, который оформлялся документально. Свидетелей вызывали на суд повестками, высылаемыми по почте или через судебных исполнителей. Для проведения определенных действий следственные органы должны были получить в прокуратуре, которая осуществляла надзор за ведением дел, ордера на арест или обыск.