23. Обработка данных в ms Excel (сортировка, фильтры).

Сортировка

Текстовые данные сортируются по алфавиту и в обратном алфавиту порядке. Числовые данные – в порядке убывания или возрастания.

Сортировка может выполняться одновременно по нескольким полям (до 3). Пользователь указывает "блок сортировки" и "последовательность полей сортировки".

Для сортировки по одному полю:

Активизировать ячейку внутри столбца, по которому проводится сортировка.

Щёлкнуть по кнопке на панели инструментов «А-Я» (по возрастанию) или «Я-А» (по убыванию).

Проконтролировать полученные результаты.

Сортировка по двум – трём полям.

Активизировать любую ячейку списка.

Выбрать команду Данные / Сортировка. MS Excel найдёт список, обратится к нему и раскроет диалоговое окно сортировки Сортировка диапазона.

В поле «Сортировать по»: выбрать из списка поле, по которому вы хотите вначале отсортировать записи.

Выбрать упорядочение расположение записей по возрастанию или по убыванию (по потребности).

В следующей группе «Затем по»: выбрать второе поле сортировки и необходимый порядок сортировки.

При необходимость дальнейшего упорядочения cписка выбрать в группе «В последнюю очередь» имя поля и необходимый порядок сортировки.

Щёлкнуть по кнопке ОК.

Фильтры.

С помощью фильтров можно просматривать данные различными способами, при этом экран не загромождается избыточной информацией. При фильтрации на экране отображаются сразу все записи, удовлетворяющие заданным критериям. При работе со списками данных применяют автофильтр и расширенный фильтр.

Записи, отобранные при фильтрации можно редактировать, форматировать, выводить на печать и создавать на их основе диаграммы.

Автофильтр применяется в случае, когда необходимо быстро отфильтровать данные по одному или двум простым условиям отбора отдельного столбца.

Расширенный фильтр применяется в случаях:

• когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам 2-х и более столбцов;

• когда к ячейкам одного столбца необходимо применить 3 и более условия отбора;

• когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления заданной формулы.

Диапазон критериев должен содержать ячейки, которые включают копии названий столбцов, для которых выполняются подведение итогов в списке и сами условия, по которым определяются записи.

Диапазон может размещаться в любом месте рабочего листа (желательно над списком) и отделяться от списка по крайне мере одной пустой строкой.

Для задания сложного условия отбора, необходимо вводить его составные части в отдельные строки диапазона критериев.

Если три и более условия отбора накладываются на содержимое одного столбца, то диапазон критериев в этом случае оформляется в виде столбца, в котором в смежных ячейках записаны условия отбора.

24. Обработка данных в ms Excel (формулы, встроенные функции).

Формулы

Формулой называется правило вычисления, которое помещается в некоторую ячейку. Формула должна быть по возможности простой.

Правила ввода формул в MS Excel:

Перед формулой всегда следует вводить знак равенства.

В формуле можно использовать следующие арифметические операции, с соответствующей приоритетностью:

возведение в степень (^),

умножение (*),

деление (/),

вычисление процентов (%),

сложение (+),

вычитание (-).

Для упрощения порядка вычислений используются круглые скобки.

Арифметические формулы могут содержать операторы сравнения:

=, <> (не равно), >, <, <=, >=.

Логические формулы определяют, выражение истинно (1) или ложно (0).

Логические формулы могут содержать операторы сравнения и специальные логические операторы:

#NOT# – логическое отрицание "НЕ";

#AND# – логическое "И";

#OR# – логическое "ИЛИ".

Функции

Функция – это зависимость одной переменной (у) от одной или нескольких переменных (х₁, х₂,…х_n).

Каждая функция включает две части:

имя функции (например, СУММ) и

аргументы (либо сами значения, либо ссылки - адреса ячеек, в которых хранятся аргументы).

Категории функций:

математические; COS(A2)

статистические; MАКС(B5:B8)

текстовые; ПОВТОР(..)

логические; IF(B3<50; 50; 100)

финансовые; АМР(2000;500;10)

дата и временя; ВРЕМЯ(5;20;30)

работа с Базой Данных; БДСУМ(..)