7. Группировка данных. Структура. Промежуточные итоги в ms Excel

Группирование элементов таблицы

Excel позволяет группировать элементы в таблице. Например, можно сгруппировать данные по месяцам одного квартала.

Для группирования элементов таблицы необходимо выделить строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать, в меню Данные выбрать пункт Группа и структура и выбрать пункт Группировать. Так можно создать несколько уровней структуры. Для перехода между уровнями используются кнопки с соответствующими цифрами в верхнем левом углу таблицы.

Чтобы снять группирование, следует выделить необходимые элементы строки (столбцы), в меню Данные выбрать пункт Группа и структура, затем пункт Разгруппировать.

Можно создавать многоуровневую структуру из строк (как показано на примере ниже), столбцов или из строк и столбцов сразу.

Использование функции Итоги из меню Данные позволяет выполнять детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-нибудь общим признаком. Данные должны быть предварительно отсортированы.

Таблицу с промежуточными итогами можно создавать в ручную используя меню – Данные – Структура – Создать Структуру.

Удаление структуры осуществляется через меню - Данные – Структура – Удалить Структуру.

Группировка данных в сводной таблице

В сводной таблице можно группировать даты, времена, числа и выделенные элементы. Например, можно объединить месяцы, чтобы подвести итоги за квартал.

Для группировки дат или времен в сводной таблице:

1. Выделите дату или время в поле, в котором следует сгруппировать элементы.

2. Нажмите кнопку Сгруппировать на панели инструментов Сводные таблицы.

3. В поле Начиная с введите начальное значение, а в поле по - конечное значение, если это необходимо.

4. В списке с шагом выберите один или несколько временных интервалов для задания шага, с которым будут создаваться группы. Если в списке с шагом выделен единственный интервал Дни, введите шаг группировки в поле Количество дней.

Чтобы разгруппировать элементы, выделите группу, а затем нажмите кнопку Разгруппировать на панели инструментов Сводные таблицы. При выполнении команды разгруппировки чисел, дат или времен разгруппировывается вся группа; разгруппировать отдельный элемент группы невозможно.

8. Группировка данных. Консолидация в msExcel

Группирование элементов таблицы

Excel позволяет группировать элементы в таблице. Например, можно сгруппировать данные по месяцам одного квартала.

Для группирования элементов таблицы необходимо выделить строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать, в меню Данные выбрать пункт Группа и структура и выбрать пункт Группировать. Так можно создать несколько уровней структуры. Для перехода между уровнями используются кнопки с соответствующими цифрами в верхнем левом углу таблицы.

Чтобы снять группирование, следует выделить необходимые элементы строки (столбцы), в меню Данные выбрать пункт Группа и структура, затем пункт Разгруппировать.

Можно создавать многоуровневую структуру из строк (как показано на примере ниже), столбцов или из строк и столбцов сразу.

Инструмент Консолидация позволяет объединить таблицы, находящиеся на разных рабочих листах и даже в разных книгах. Но такие таблицы должны иметь идентичную структуру

При консолидации происходит обобщение однородных данных. Например возможно обобщить данные, поступающие из различных отделов компании, и, таким образом получить общую картину.

Однако консолидация не только суммирование. В ходе этого процесса можно вычислять такие статистические величины, как среднее, стандартное отклонение, количество значений.

Консолидировать данные в Microsoft Excel можно несколькими способами. Наиболее удобный метод заключается в создании формул, содержащих ссылки на ячейки в каждом диапазоне объединенных данных. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов, называются трехмерными формулами.

При использовании в формулах трехмерных ссылок не существует ограничений на расположение отдельных диапазонов данных. Консолидацию можно изменять любыми способами. Консолидация автоматически обновляется при изменении данных в исходном диапазоне.

Консолидацию по расположению следует использовать в случае, если данные всех исходных областей находятся в одном месте и размещены в одинаковом порядке; например, если имеются данные из нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.

Если установлено автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных, изменить набор ячеек и диапазонов, входящих в консолидацию, невозможно. Данная функция доступна только при обновлении консолидации вручную.

Консолидацию по категории следует использовать в случае, если требуется обобщить набор листов, имеющих одинаковые заголовки рядов и столбцов, но различную организацию данных. Этот способ позволяет консолидировать данные с одинаковыми заголовками со всех листов.

Если установлено автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных, изменить набор ячеек и диапазонов, входящих в консолидацию, невозможно. Данная функция доступна только при обновлении консолидации вручную.

Можно создать отчет сводной таблицы из нескольких диапазонов консолидации. Данный метод сходен с консолидацией по категории, однако обладает большей гибкостью в отношении реорганизации категорий.