9. Группировка данных. Сводная таблица в msExcel

Группирование элементов таблицы

Excel позволяет группировать элементы в таблице. Например, можно сгруппировать данные по месяцам одного квартала.

Для группирования элементов таблицы необходимо выделить строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать, в меню Данные выбрать пункт Группа и структура и выбрать пункт Группировать. Так можно создать несколько уровней структуры. Для перехода между уровнями используются кнопки с соответствующими цифрами в верхнем левом углу таблицы.

Чтобы снять группирование, следует выделить необходимые элементы строки (столбцы), в меню Данные выбрать пункт Группа и структура, затем пункт Разгруппировать.

Можно создавать многоуровневую структуру из строк (как показано на примере ниже), столбцов или из строк и столбцов сразу.

Сводная таблица - специальный тип таблицы, суммирующий информацию из конкретных полей списка или базы данных, допускающая после построения настройку на различные разрезы данных. 

Группировка данных в сводной таблице

В сводной таблице можно группировать даты, времена, числа и выделенные элементы. Например, можно объединить месяцы, чтобы подвести итоги за квартал.

Для группировки дат или времен в сводной таблице:

1. Выделите дату или время в поле, в котором следует сгруппировать элементы.

2. Нажмите кнопку Сгруппировать на панели инструментов Сводные таблицы.

3. В поле Начиная с введите начальное значение, а в поле по - конечное значение, если это необходимо.

4. В списке с шагом выберите один или несколько временных интервалов для задания шага, с которым будут создаваться группы. Если в списке с шагом выделен единственный интервал Дни, введите шаг группировки в поле Количество дней.

Чтобы разгруппировать элементы, выделите группу, а затем нажмите кнопку Разгруппировать на панели инструментов Сводные таблицы. При выполнении команды разгруппировки чисел, дат или времен разгруппировывается вся группа; разгруппировать отдельный элемент группы невозможно.

10. Сортировка. Фильтрация. Автофильтр в msExcel

Записи в списке расположены хаотически, что значительно усложняет поиск нужных данных. Поэтому целесообразной является сортировка данных. Сортировкой списка называется упорядочение его записей по возрастанию или убыванию значения одного или нескольких полей. Поле, по значению которого сортируется список, называется ключом (ключевым полем).

Поиск данных удобней осуществлять не с помощью формы, а при помощи фильтров, которые предоставляют ряд дополнительных возможностей. Фильтр — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В Microsoft Excel доступны две команды для фильтрации списков:

Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора;

Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

АВТОФИЛЬТР

При использовании команды Автофильтр справа от названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки со стрелками

Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы голубым цветом

Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, содержащих то или иное значение. Пользовательский Автофильтр также можно использовать для вывода строк, отвечающих несколькими условиям для столбца, например строк, содержащих значения из конкретного диапазона (в частности, по Белову).