4. Системный подход к управлению проектами

   1. Стратегическое управление проектами

Начальной точкой анализа проекта является рассмотрение процесса перехода от начального состояния (наличие проблемы качества) к желаемому финальному состоянию (улучшение качества за счет решения проблемы) (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Выполнение проекта как осуществление процесса

В финальном состоянии все более или менее ожидавшиеся результаты процесса «выполнение проекта» могут быть получены в ходе реализации всего процесса. Они являются конкретными (продукция, организация и др.), или абстрактными (планы, знания, опыт, эмоциональное состояние и др.), или обоих типов. Они могут быть разделены на:

• результаты в течение процесса (удовлетворение участников, приобретение опыта);

• результаты в конце процесса (законченный продукт, состояние знаний).

Таким образом, очевидно, что общий результат процесса есть нечто большее, чем просто конечный продукт, что есть система целей, которые должны быть достигнуты в ходе выполнения проекта при управлении, учитывающем все стороны процесса получения результата.

Процесс выполнения проекта имеет свой жизненный цикл, в котором могут быть выделены следующие фазы:

• определение целей (что должно быть выполнено?);

• проектирование (как выполнять);

• реализация (выполнение);

• применение (эксплуатация).

Эти фазы могут быть обнаружены во многих процессах, и они не изменяются с изменением содержания проекта. С точки зрения управления в каждой фазе существует управленческая функция.

Для полноценного анализа любого проекта необходимо также рассмотреть следующие системы, связанные с проектами.

Действующая система: организация - социальная (социально-техническая) система со следующими важными свойствами:

• открытость (взаимодействие с внешней средой);

• динамичность, изменчивость;

• самоорганизация.

Система деятельности: проектный процесс - это абстрактная система планируемых и (или) наблюдаемых действий, описывающих поведение организации и обладающая следующими свойствами:

• целенаправленность;

• в целом рациональность;

• сложность и новизна (отсутствие аналогов).

Система целей: ожидаемые результаты (результаты выполнения проекта) - планируемые и (или) требуемые в ходе выполнения и в конце проекта. Эта система целей находится в некотором материальном состоянии в начале проекта, и в его ходе превращается в требуемый результат, включая продукцию, что является главной целью проекта. Эти три системы взаимосвязаны:

• если мы рассматриваем проектную организацию только с точки зрения того, что делается в системе (какие действия должны быть или были выполнены), то имеем систему деятельности;

• если мы рассматриваем проектную организацию только с точки зрения различных потоков (вход, преобразование, выход) в форме информации (цели ожидания и др.), то имеем систему целей.

В управлении проектами рассматривается организация, которая осуществляет действие, исходя из целей и своего состояния, самоорганизует себя, производит результаты в ходе процесса и оценивается внешней средой.

2. Оперативное управление проектами

П роцесс выполнения проекта, осуществляемый организацией, — это целенаправленный и рациональный процесс, состоящий в трансформации начальной ситуации (проблемы качества) в желаемую ситуацию (улучшение качества), которая определяется стратегическим проектным управлением (рис. 1.2). Для обеспечения оптимальности и целенаправленности процесса должна быть обеспечена функция управления этим процессом. Эта часть управления может быть названа оперативным управлением проектом.

Рис. 1.2. Выполнение проекта и место оперативного управления проектом

Функция управления проектом существует в любом случае, но не всегда имеется отдельное подразделение, несущее ответственность за нее. Управление может быть определено как организация взаимодействия элементов таким образом, чтобы достичь заданной цели. Хорошо известны функции оперативного управления: планирование, регулирование, поддержание.

В деталях модель оперативного управления на основе обратной связи представлена на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Модель оперативного управления проектом

В ходе оперативного управления проектом оценивается степень его выполнения путем измерения того, в какой мере потребности участников удовлетворены в ходе всего процесса. При этом следует учитывать возможность изменения потребностей. Единицами измерения являются: производительность (количество, качество); время; стоимость, которые сильно взаимосвязаны так, что каждая их пара имеет свои взаимные связи (рис. 1.4).

В процессе планирования проекта эти параметры используются в довольно определенной последовательности один за другим, но оптимизация и контроль возможны только в том случае, если мы используем их совместно. Существование взаимосвязей трех параметров становится особенно очевидным на стадии оценки продолжительности работы: невозможно оценить время без учета производительности и стоимости одновременно.

Рис. 1.4. Измерение результатов проекта по удовлетворению потребностей участников