Тема 4. Психологические особенности реализации функции планирования

Понятие планирования имеет две трактовки, дополняющие друг друга:

1.   функция планирования в широкой трактовке включает в себя выработку целей, прогнозирование, организацию исполнения и другие функции; такая трактовка положена в основу стратегического планирования – наиболее перспективного современного подхода к организации управленческой деятельности;

2.   функция планирования в узком значении – это фаза управленческого цикла ме­жду этапами прогнозирования и организации исполнения.

         Сущность планирования заключается в том, что оно помогает согласовать индивидуальные усилия членов организации и ее подразделений для достижения поставленных целей.

         Выделяют два аспекта планирования:

     по содержанию – что делать, кто исполнитель, последовательность действий;

     по времени – когда, в какие сроки.

Планирование является ключевой из основных управленческих функций. При реализации функции планирования достигаются следующие цели:

1.   устраняется отрицательный эффект неопределенности;

2.   все ресурсы сосредотачиваются на решении наиболее важных, приоритетных задач;

3.   достигается более экономичное функционирование организации;

4.   облегчается реализация функции контроля.

Любой план должен удовлетво­рять принципам: ¹⁾ он должен быть экономи­чески обос­нован и рационален (достичь конечной цели с наймешь шими затратами времени, финансов и ресурсов); ²⁾ дол­жен опираться на реальные возможности ор­ганизации (группы или отдельного индивида); ³⁾ должен быть доста­точно гибким (вносить изменения в план в процессе его реализации) без ущерба для достижения поставленной цели.

Конкретизация планов осуществляется в тактических, оперативных, теку­щих планах, рассчитанных на текущие месяцы, квартал, год. Обобщенный бизнес-план фирмы включает финансо­вый план, план маркетинга, производственный план, ин­новационный план и так далее.

Планирование является функцией всех руководителей, полноценная ее реа­лизация – один из главных факторов, обеспечивающих эффективность руко­води­телей любого уровня управления.

В отечественной литературе по управлению основное внимание уделя­ется ме­тодам планирования в контексте конкретных плановых расчетов – тех­нико-экономи­ческому обоснованию, балансовому методу, экономико-матема­тическим методам и программно-целевым методам планирования. Психологи­ческие проблемы при этом – это проблемы ¹⁾ изменения стереотипа подхода к планированию и ²⁾ смены установки на государственные планы стратегиями сценарного планирования.

В современных условиях, при переходе к рыночной экономике, на смену ди­рективному планированию приходят вероятностные модели в планировании. При­мерные сценарии будущего (т.н. диапазон возможностей) обеспечивают гибкость, позволяют быть готовыми и не упустить возможности достижения поставленных це­лей, когда они появляются (сценарное планирование). Это требует от руководителей:

     освоения новых процедур и инструментария (операциональной составляющей);

     принципиального изменения подходов к реализации планирования.

Феномены, связанные с реализацией функции планирования в текущей дея­тельности руководителей являются достаточно устойчивыми, не так жестко свя­занными с конкретно-историческим моментом в развитии общества в целом. Вы­явлены различия экспертных оценок реализации функции планирования «силь­ными» и «слабыми» руководителями в пользу первых по таким параметрам как:

     попытки оградить себя от вмешательства вышестоящего руководителя;

     стремление выработать собственную позицию по существующим пробле­мам;

     желание иметь ясные цели работы и развития.

Внешние по отношению к субъекту деятельности факторы, влияющие на осуществление планирования (в структуре формальной организации, в рам­ках институционального управления).

1.   В зависимости от уровня управления в деятельности руководителя меняются харак­тер и масштабы планирования, а такжеиспользуемые в этих целях сред­ства.

2.   Любой руководитель, рассматриваемый в контексте более широкой подсистемы, чем его подразделение или служба, ограничен в составлении и реализации планов всевозможными нормативно закрепленными правилами, процедурами, режимами, графиками, стратегиями, принятыми курсами действий и так далее.

   Правила устанавливаются для обеспечения целенаправленности в работе, они за­крепляют определенный тип поведения, отвечающий интересам дела (правила производства работ, правила техники безопасности). Аналогичную роль играет регламент. Стандартизируя деятельность людей, правила минимизируют усилия организатора конкретных работ в области планирования.

   Процедура – это последовательность правил, ориентиры для действий, которые указывают как надо выполнять определенную деятельность (например, проце­дура аттестации специалистов).

   Режим – правила выполнения чего-либо в определенных условиях, последова­тельность действий, определяющих стабильность и эффективность протекания каких-либо процессов, способ реализации некоторой установки (например, ре­жим экономии), а также порядок использования календарного времени.

   Решения вышестоящего уровня управления трех категорий, обуславливающие раз­личный объем и характер планирования, – ¹⁾контурные (обозначающие лишь общие контуры предстоящих действий), ²⁾ структурирующие (определяющие относительно строгие рамки деятельности исполнителей) и ³⁾ решения-алго­ритмы.

   Совокупность решений образует программы – намеченный к планомерному осу­ществлению, направленный на достижение единой цели и приуроченный к оп­ределенным срокам комплекс мероприятий, обеспеченный необходимыми ре­сурсами (совокупность правил, процедур, целей, установок). Программы могут быть различными по масштабам, наиболее широкой является генеральная про­грамма действий, распределяющая приоритеты и ресурсы для достижения це­лей – стратегия.

   Стратегия чаще всего реализует курс действий, под которым понимаются общие положения и понятия, которыми руководствуются, когда принимают решения, или которые ограничивают альтернативы при их принятии. Курс действий имеет столько же уровней, сколько их имеет сама организация, предполагает извест­ную свободу и может выступать как средство развития самостоятельности и инициативы.

   Цели и задачи организации – это те рубежи, к достижению которых направлена деятельность организации. Цель – это предвосхищение результата управленче­ской деятельности, конечный этап многочисленных управленческих операций.

Сформулированные цели и задачи, провозглашенный курс действий и реали­зующие его стратегии, разработанные на этой основе программы деятельности, которые опираются на стандартизованные процедуры и правила, с одной стороны, ограничивают свободу руководителя в реализации функции планирования, с дру­гой стороны, они выступают основой для организации деятельности подразделе­ния или службы.

Планирование и фактор неопределенности. Возможны различные ситуа­ции с особенно высоким уровнем неопределенности. Так, руководителю прихо­дится решать, например, производственные задачи в условиях недопоставки сы­рья, материалов,неукомплектованности оборудования, при отсутствии необходи­мой документации, на фоне необходимости включения в выполнение внеплановых работ, на фоне неожиданно развернувшихся вертикальных или горизонтальных конфликтов, при нарушении подчиненными трудовой дисциплины, в аварийных ситуациях или при выходе из строя оборудования, неукомплектованности штата и т.д. В этих условиях программа собственной деятельности должна рационально сочетать глобальные и локальные, долговременные и оперативные планы. Особое место в структуре планов должна занимать установка на осуществление опере­жающего контроля, что позволяет минимизировать неопределенность.

Психологические механизмы снижения эффективности планирования. Чаще всего наблюдаются следующие ситуации:

1.   Снижение мотивации планирования в связи с постоянным давлением «сверху».

2.   Снижение мотивации планирования в связи с деструкцией планов на фоне теку­щих событий.

3.   Преобладание краткосрочных оперативных планов. Долгосрочное планирова­ние отождествляется с установками вышестоящих уровней или с производст­венным планом.

4.   Формальное существование долгосрочных планов. Оперативные планы ориенти­рованы в соответствии с текущими обстоятельствами и локальными целями.

Психологические проблемы реализации функции планирования не сводимы к проблемам принятия решения (т.е. проблемам мышления). Это в первую очередь проблемы мотивации и волевой регуляции деятельности.

Установка на жесткое планирование, укоренившаяся в отечественной управленческой культуре, приходит в противоречие с действительностью, что ста­новится основой переживаний, на фоне которых теряется личностный смысл пла­нирования. Сложившийся стереотип отношения к отступлению от плана состоит в том, что отступление от него переживается и оценивается негативно.

Итак, при реализации функции планирования необходимо учитывать психологические особенности, пренебрежительное отношение к которым заметно снижает эффективность деятельности:

I.    Реализация функции планирования является деятельностью, то есть фор­мой активного отношения к действительности, которая часто противоречива и непредсказуема. Поэтому планирование должно осуществляться с учетом внешних факторов и не всегда стабильных условий деятельности. Таким обра­зом, можно говорить о прогнозировании в ситуации неопределенности. В дан­ном контексте основная роль принадлежит мышлению – виду познавательной деятельности, направленной на установление тенденции развития определен­ного объекта на основе его оценки в прошлом и настоящем.

II.  Функция планирования также связана с проблемой мотивации деятельно­сти, так как установка на четкое выполнение плана часто становится основой переживаний, на фоне которых теряется личностный смысл и, как следствие, снижается мотивация. Необходимо учитывать, что:

     план как намерение (то есть сохраняющееся на протяжении определенного времени ситуативное мотивационное побуждение) обеспечивает рост моти­вации;

     формальный подход к составлению планов приводит к снижению мотива­ции.

Отсюда важно, что делегирование функции планирования исполнителю по­вышает удовлетворенность трудом и создает благоприятные условия для формирования мотивации.

III.      Реализации функции планирования затрагивает такую психологиче­скую категорию как целеполагание, так как предполагает выбор главного на­правления деятельности, а, следовательно, его определение, обдумывание об­раза желаемого будущего, построение цели, которая может быть разбита на подцели. Для каждой модели подцели устанавливаются критерии ее достиже­ния, а способы достижения сотрудники могут выбирать сами. В данном случае важно руководствоваться принципом Эйзенхауэра («От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться») и правильно делегировать полно­мочия