Фази організаційного процесу

Таблиця 1

№ з/п	Основні фази організаційного процесу	Функції, що здійснюються в межах кожної фази
1	Фаза почину (ініціювання)— від першого задуму організації до стадії ' формування апарату управління нею	• визначення завдань організації • визначення способів їх вирішення • проектування системи комунікацій
2	Фаза облаштування (координації) — від початку формування до визначення завдань поточної діяльності	• визначення необхідних видів діяльності • визначення складу виконавців • створення системи мотивації виконавців
3	Фаза розпорядча (адміністрування) — здійснюється у сформованому апараті за визначеними напрямами як поточне керівництво діяльністю організації	• делегування повноважень та обов'язків • визначення змісту розпоряджень • забезпечення виконання розпоряджень

Вищеназвані фази мають місце не лише під час створення організації, але й у процесі здійснення організаційних змін, оскільки зміна стратегії зумовлює зміну функціональних і виробни­чих завдань, тобто перерозподіл повноважень і відповідальності між виконавцями, введення нових ланок, встановлення нових ко­мунікаційних зв'язків для координування їхньої діяльності тощо. Незалежно від того, проектується нова чи реформується діюча організація, необхідно забезпечити її структурну відповідність ви­могам ефективного управління. «Хороша організаційна структура сама по собі не забезпечує високої ефективності... Але погана організаційна структура спричинює неможливість якісної праці, незалежно від того, наскільки професійним є кожен менеджер сам по собі».

Ключовими поняттями організаційної структури є її елементи, зв'язки (стосунки), рівні та повноваження. Елементами ор­ганізаційної структури можуть бути як окремі робітники (керівни­ки, спеціалісти, службовці), так і служби або органи апарату уп­равління, в яких зайнята певна кількість спеціалістів, що викону­ють конкретні функціональні обов'язки.

Тому велике значення для ефективного функціонування й розвитку організації має підхід до формування організаційної структури з врахуванням функціонального, елементного та ор­ганізаційного аспектів.

Функціональний аспект полягає у визначенні кола функцій, які повинна виконувати система, й у виокремленні її певних підсистем (функціональних підрозділів). Реально це здійснюється через побу­дову «дерева цілей», вершиною якого є головна мета організації, а гілками — локальні цілі, досягнення яких забезпечує реалізацію ос­новної мети. Досягнення цілі будь-якого рівня потребує конкрет­них дій, тому кожна ціль фактично відповідає певному завданню, виконання якого можливе завдяки наявності відповідних функціональних підрозділів (виробничого, маркетингового, фінан­сового тощо). Таким чином, дерево цілей можна розглядати як де­рево функцій-завдань, гілками якого є функціональні підсистеми організації (групи підрозділів фірми).

Елементний аспект доповнює функціональний і передбачає вирізнення в системі окремих елементів з чітким визначенням їхніх функцій. Для цього функції виокремлених підсистем групуються за ознакою їх спорідненості й закріплюються за окремими елемента­ми більш-менш автономними частинами системи. При великих масштабах діяльності організації для забезпечення керованості ни­ми такі відділи поділяються на менші частини. Слід зауважити, що під час проектування нової фірми виокремлення підрозділів з ура­хуванням їхнього функціонального складу не викликає труднощів. Але під час реструктуризації діючої фірми необхідно прагнути збе­регти її елементний склад, особливо ті підрозділи, де використо­вується спеціальне й дороге обладнання (зокрема виробничі цехи). В цьому разі функціональний та елементний аналіз мусять мати зустрічний характер: від функцій визначаються необхідні елементи, а від наявних елементів — їхні можливі функції. Результати аналізу порівнюються між собою, і критерієм вибору функції стає еко­номічна ефективність збереження чи ліквідації елемента.

Організаційний аспект вирішує завдання формування складу і змісту зв'язків між елементами системи, тобто остаточно визначає її структуру. Ці зв'язки об'єднують систему в єдине ціле й дають змогу елементам взаємодіяти, виконуючи свої функції, спільно до­сягати локальних цілей і головної мети організації. Таким чином, створюються передумови для ефективного управління організацією:

• вирішуються питання щодо ієрархічного підпорядкування й форму­люються необхідні вимоги щодо взаємодії однорівневих підрозділів. Подібний методологічний підхід до диференціації та інтеграції системи вимагає дотримання таких правил:

• первинною є реалізація функціонального аспекту;

• якщо під час реалізації елементного аспекту виникають труд­нощі з добором елементів певного функціонального призна­чення, необхідно повернутися до функціонального аналізу;

• коли виникають труднощі в реалізації організаційного аспек­ту, слід повернутися до елементного, а за потреби — до функціонального аналізу.