Тема 12. Этапы и процесс заключения внешнеторговой сделки

Планирование внешнеторговой сделки

1. Установление контакта с зарубежным партнером. Включает несколько традиционных способов проявления инициативы:

• просьба сообщить сведения о товаре (запрос предложения товара) или вызов на торги продавца с целью получения от экспортера конкурентного предложения;

• предложение поставщика (оферта) и получение ответа от покупателя путем акцепта или контроферты;

• проверка продавцом платежеспособности покупателя через оформление запросов и справок о его финансовом положении от гарантов покупателя или путем обращения к специальным фирмам-агентам.

В ответ на запрос поставщик обычно письменно сообщает покупателю нижний предел своей цены и дает подробное описание типа товаров, сообщает график поставки, а также на случай возможной скидки (обычно при увеличении объема заказа) - ее величину. Покупатель может выразить готовность уплатить относительно более высокую цену в компенсацию за увеличение срока кредитования (обычно при предоставлении ему отсрочки платежа).

В свою очередь поставщик может запросить у покупателя юридический адрес его финансовых гарантов и поручителей из делового мира. Следовательно, заказчику необходимо убедить поставщика в платежеспособности своего потенциального партнера.

2. Оформление заказа - письменное указание покупателя продавцу о поставке ему товаров или предоставлении услуг путем оформления одноименного документа - заказа. (c помощью письма, на специальном бланке заказа, в котором выражено твердое намерение покупателя купить товар и изложены все необходимые условия совершения покупки: количество, качество, цена, срок поставки, а также предельный срок ответа продавца. Если в течение указанного срока продавец акцептует (безоговорочно подтверждает) заказ, договор считается заключенным) + закупочный ордер – (предписание по исполнению поставки товара или индент).

Однако заказ становится контрактом только после получения письменного согласия продавца на выдвинутые условия (акцепта) или встречной оферты. Также может телефонный заказ (все равно необходимо подтверждать письменно).

После того как заказ принят, стороны считаются заключившими контракт и должны приступить к его исполнению. Копия заказа хранится покупателем в специальной регистрационной книге и используется для проверки его исполнения.

3. Выбор условий поставки и расчетов. Предусматривает:

• возможность предоставления покупателю коммерческой скидки, определяющей размер снижения базисной цены и суммы контракта;

• расчет экспортной цены;

• распределение расходов по доставке и страхованию, включая фрахт (оплату морской перевозки) между продавцом и покупателем;

• распределение обязанностей по предъявлению к оплате коммерческих документов.

Важно определить контрактную цену - цену сделки, фиксируемой в контракте. Импортер должен знать все составные элементы цены экспортируемого товара: фактическую стоимость товара или базовую цену с учетом стоимости упаковки, транспортировки, расходов по страхованию, таможенных пошлин, условий поставки и платежа.

Расчетная экспортная цена подтверждается ссылкой на конкурентные материалы (фирменные каталоги, прейскуранты, ценники) и оформляется конкурентным листом. Этот документ обобщает не только информацию о ценах на аналогичную продукцию нескольких других зарубежных фирм, но и технико-экономические и качественные показатели, коммерческие условия реализации экспортируемого товара в процессе последующей корректировки цены.

4. Исполнение заказа - предполагает обеспечить готовность товара к отгрузке, последующую его поставку, транспортировку, страхование груза и таможенную очистку (которая предполагает декларирование, подтверждение таможенной стоимости товара, уплата пошлин, налогов и сборов).

Подготовка товара к отгрузке сопровождается сортировкой, формированием партий, упаковкой в соответствии с правилами, нормами и стандартами импортирующей страны, и оформлением товаросопроводительных документов, отражающих количественные параметры поставляемого товара.

Поставка товара - важнейший этап исполнения контракта, когда происходит возмездная передача товара продавцом покупателю на базисных условиях поставки, определяющих в свою очередь вид транспорта в процессе доставки и порядок перевозки, а также способ взаимного уведомления сторон (на основе установленных обязательств) о готовности товара, закреплении транспортного средства и произведенной отгрузке.

Организация и планирование внешнеторговых переговоров

Переговоры позволяют уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.

Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового контракта позволяет добиться максимально возможного экономического результата. Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:

• любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;

• даже если и не удается улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.

Подготовка: разобраться в существе проблемы, подготовить необходимые объемы справочных материалов, иметь четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов, продумывание вопросов, которые может задать контрагент, и осмысление вариантов ответов на них.

Переговоры по назначению бывают двух видов:

• направленные на выяснение, уточнение общих условий возможной сделки;

• предназначенные для уточнения, корректировки условий контракта с целью его подписания.

Перед проведением надо распределить обязанности по работе на самих переговорах и назначить секретаря.

Общие правилам международных встреч при подписании договора:

• нельзя опаздывать на переговоры.

• при размещении за столом важно обеспечить достаточно места и удобств для сумок и портфелей;

• всегда надо записывать фамилию контрагента, так как запомнить все трудно, свою фамилию нужно произносить чаще, чтобы ее запомнили;

• в предварительной беседе можно вести разговор на общие темы;

• вести переговоры надо в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушать собеседника;

• в случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов, ошибочные ответы на которые могут загнать в тупик, необходимо сказать: я посоветуюсь, извините, не встречался, не знаком, обсудим завтра и т.д. С ответом спешить ни в коем случае нельзя;

• мысли излагать надо кратко, четко;

• необходимо внимательно следить за своими высказываниями;

• желательно знание языка, но переводчик должен быть обязательно;

• в переговорах необходимо соблюдать дисциплину и полное подчинение руководителю.

Также имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров и национальные особенности контрагентов.

Большое внимание в западных странах уделяется поведению в обществе, манерам, этикету.

Четкое, грамотное, деловое ведение переговоров на международных встречах по закупке и продаже товаров будет всегда способствовать успеху во внешнеторговой деятельности.

Предварительные коммерческие предложения и запросы

Если инициатором сделки выступает покупатель, то он высылает заказ или запрос, или письмо о намерениях. Если покупатель заранее располагает информацией об условиях предложения экспортера, он может направить ему заказ. В случае, когда экспортер готов выполнить заказ, он высылает подтверждение предложения. Если продавец не принимает заказ к исполнению, то он направляет отклонение возможное без объяснения причин.

Покупатель может обратиться к экспортеру с просьбой прислать оферту на определенный товар. Такое предложение покупателя называется запросом. Они посылаются одновременно нескольким фирмам, выпускающим аналогичную продукцию. Основной целью запросов является получение от экспортных фирм конкретных предложений из которых выбираются наиболее предпочтительные для покупателя. В запросе указывается наименование интересующего товара, его количество и качество, желательные сроки поставки. При этом цена товара как правило неизвестна импортеру.

Как продавец, так и покупатель, определив по различным источникам информации своих потенциальных контрагентов, могут направить им коммерческие письма о намерениях провести переговоры по поводу возможной сделки. Письма о намерениях не имеют правовой силы и лишь свидетельствуют о желаниях сторон предложить контракты в будущем.

При подготовке коммерческих предложений о предстоящей экспортной сделке продавец (экспортер) играет активную роль в поиске возможного покупателя (импортера) из числа нескольких наиболее вероятных, по его мнению, будущих контрагентов.

На начальном этапе продавец должен направить коммерческое предложение нескольким заинтересованным в его товаре иностранным импортерам (может направить одному покупателю, надежному многолетнему партнеру).

Коммерческие предложения о продаже товаров и услуг излагаются в формах: устно при личной встречи или по телефону, предложения подтверждаются записками, телексами, письмами, в деловых письмах, комплектах коммерческих и технических условий, в проектах контрактов.

Текс оформить на качественной бумаге с помощью современных технических средств. В предложении экспортера отражаются реквизиты: адрес контрагента, описание товара, кол-во его, цена, базисные условия поставок, сроки поставки, условия кредита. Сроки действия предложения, наименование экспортера и его адрес, подписи экспортера и дата отправки.

Оферта излагается ясно, четко, кратко, без двусмысленных толкований.

Исходным моментом для заключения ВТС иногда служит активность и инициатива импортера, стремящегося установить взаимодействие с наиболее вероятным экспортером. Запросы импортеров обычно более лаконичны, могут быть сделаны по телефону, телексу, письмам. Импортеры стремятся послать предложения как можно большему кругу поставщиков. И благодаря конкуренции между ними могут добиться выгодных коммерческих условий закупок.

Основные реквизиты коммерческих запросов адрес контрагента. Описание товара, запрашиваемое количество, требуемые сроки поставки, наименование импортера и его адрес, дата запроса.

Импортер может дать ответ на оферту направлением импортного запроса или коммерческого письма с уточняющими вопросами, предлагая включить их в последующую редакцию оферты. Готовясь к будущим переговорам, импортер в запросах не должен указать величину цены, а может только сослаться на метод определения цены с выдвижением идей о возможных скидках с прейскурантных цен.

Письменные предложения (оферты). Содержание и особенности

Оферта – письменное предложение продавца, направленное возможному покупателю. Если инициатива вступления в переговоры исходит от продавца, он может направить возможному покупателю оферту, предложение принять участие в торгах либо письмо о намерениях вступить в переговоры.

Оферта является проектом договора и подписывается направляющей ее стороной. Продавец может высылать предложение одному конкретному лицу, либо сразу нескольким возможным покупателям на одну и ту же партию товаров в расчете, что кто-нибудь из них заинтересуется предлагаемым товаром. Различают твердую и свободную оферту.

Твердая – письменное предложение продавца о поставке определенной партии товара, направляемое одному возможному покупателю. В ней указывается срок, когда покупатель должен ответить на предложение продавца. В течение этого срока оферент связан своим предложением и не может сделать аналогичное предложение другому покупателю. Если покупатель согласен с условием оферты, он подписывает проект договора и посылает продавцу безоговорочный акцепт. Оферта вступает в силу в момент получения ее оферентом. Если покупатель не согласен с условиями оферты, он отсылает продавцу отклоняющий предложение ответ, либо контроферту с указанием своих условий договора и срока для ответа. В этом случае переписка продолжается.

Свободная – письменное предложение продавца на одну и ту же партию товара, которое одновременно отправляется нескольким возможным покупателям. В ней не установлен срок для ответа и оферент не связан своим предложением. Если покупатель согласен с условиями оферты, он подписывает ее и высылает в адрес продавца. Сделка при этом не считается заключенной. Продавец акцептирует более предпочтительную для него оферту, а не ту которую он получил первой.

Формы оферты: 1. Деловые письма, 2. Типовые оферты, 3. Проект контракта, 4. Сообщение по E-mail, по факсу, 5. Устное предложение (по тел, по личной встречи).

Цели и порядок подготовки конкурентного листа при импорте товаров

Для определения уровня цен на практике часто используются запросы, высылаемые на предприятия, выпускающие интересующую продукцию. Информация о ценах систематизируется в конкурентном листе. Конкурентный лист – таблица, в которой экспортер размещает информацию о технико-экономических характеристиках товаров конкурентов, коммерческих условиях работы, анализирует ее, сопоставляет с данными собственного товара и определяет цену предложения экспортного товара.

Цели конкурентного листа:

• - оценка целесообразности покупки;

• - выявить лучшего из поставщиков;

• - корректировка первоначальных требований;

• - разработка тактики ведения переговоров.

Для продавца конкурентный лист нужен для того, чтобы правильно сформировать предложение. Вид конкурентного листа зависит от целей и задач по данной сделке, объему имеющейся информации и опыта разработчика.

Наиболее часто выделяют след разделы:

• - Данные о товаре (техническая характеристика)

• - Данные о фирме-производителе, поставщике основных элементов

• - Коммерческие условия

• - Кредитные условия сделки

• - Ценообразование

Требования к конкурентному листу:

• - Сведения о достаточном числе конкурирующих изделий

• - Ведущие фирмы

• - Товары-аналоги, максимально приближенные по характеристикам (более 10 шт.)

Однако не существует полного соответствия коммерческих условий купли-продажи каких-либо товаров. Расчет цены всегда требует внесения значительного количества коммерческих поправок. Цены экспортных поставок зависят от объема обязательств, которые берет на себя каждая из сторон: чем больше обязательств берет на себя продавец, тем выше цена, и наоборот.

Расчет цены импортером предполагает запрос у фирм производителей и экспортеров предложений о его возможной поставке на условиях, которые сообщаются в запросе, затем отражение технико-экономических характеристик товаров и всех условий возможной сделки в конкурентном листе, корректировка цен конкурентов с учетом условий импортного заказа и определения базовой цены для дальнейших переговоров с конкретным поставщиком.