Тема 3.2. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Самостійна робота 12

Питання 1. Стандартні і нестандартні документи

Література: 2, с. 33 - 50; 18, с. 26; 29, с. 8, 9.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Однією з найбільш характерних рис офіційно-ділового стилю є процес стандартизації.

Стандартизація мови ділових паперів - це насамперед встановлення правил добору слів і термінів, побудови словоспо­лучень і речень, широке використання готових, уже усталених словесних формул, трафаретів, штампів, їх використання повні­стю виправдане, бо полегшує процес укладання типових текстів. Завдяки стандартизації мови ділових паперів досягається скоро­чення невиправданої інформаційної надлишковості в документі за рахунок так званої економії мовних засобів.

Відтак усі ділові папери за способом викладу матеріалу поділяють на документи з високим та низьким ступенями (рів­нями) стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації (стандар­тизовані документи) складаються за затвердженою формою. Це можуть бути типові або трафаретні тексти.

Типовий текст - це текст-зразок або текст-стереотип, на основі якого можуть бути створені тексти аналогічного характе­ру. При цьому зберігаються основні конструкції і формулюван­ня тексту-зразка. Приклади: квитанція, офіційні заяви.

Трафаретні тексти - тексти, в яких відтворена механіч­ним способом постійна інформація, що не змінюється в цілій групі однорідних документів, і залишено пропуски (вільні міс­ця) для заповнення змінною інформацією від руки в кожному конкретному документі. Приклад: договори різних типів, накла­дна, відомість та ін.

Щоб укласти документ з високим ступенем стандартиза­ції, треба виконати такі дії:

• вибрати серед стандартних конструкцій потрібні для конкретного випадку;

• заповнити формуляр;

• створити за готовими зразками необхідні словосполучення і речення, які не передбачені формуляром бла­нка.

Стандартні мовні конструкції виникають у результаті од­нотипності ситуацій, які неодноразово повторюються в процесі письмового ділового спілкування. Повторення слів і словоспо­лучень утворюють своєрідний постійний зміст документа, який використовується в конкретних ситуаціях офіційного спілкуван­ня. Крім того, стандартизовані одиниці ділового стилю мають певне закріплене місце у змісті документа, яке змінюється лише в разі зміни призначення документа і конкретної мовної ситуації.

Стандартизовані мовні звороти вимагають мінімального напруження і прискорюють процес укладання документів. Оде­ржати необхідну інформацію в документах з високим ступенем стандартизації можна шляхом пошуку ключових слів і типізова­них зворотів.

Документи з низьким рівнем стандартизації (нестан­дартні, індивідуальні документи) - це ділові папери, в яких за­здалегідь передбачено і сформульовано лише окремі найзагальніші компоненти формуляра документа, а спосіб викладу інфор­мації залежить від мовної ситуації, обставин ділового спілку­вання і, звичайно, від змісту документа. До таких документів належать: автобіографія, характеристика, доручення, розписка, звіт та ін.

У документах із низьким ступенем стандартизації голо­вним реквізитом є текст. Викладаючи думку чи подаючи певну інформацію, слід знати способи їх викладу, логічно, послідовно, ясно, точно, переконливо і об'єктивно передавати усі дані про події, явища, факти чи конкретних осіб.

Документи з низьким рівнем стандартизації складаються

За способом викладу матеріалу нестандартизовані документи поділяють на розповіді, описи, міркування.

У розповіді події, явища, факти подаються в тій хроноло­гічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності. При­клад: автобіографія.

В описі характеризуються явища, предмети, особи, події з перерахуванням характерних ознак, властивостей, особливостей. Приклад: характеристика.

Міркування - це вид тексту, в якому логічні визначення, думки та умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і до­водять або заперечують якусь визначну тезу. Приклади: службо­ва записка, звіт, лист.

Текст документа складається в основному з двох частин. У першій частині подається підстава складання документа, об­ґрунтовується його мета, необхідність, у друтій - пропозиції, розпорядження, прохання, висновки, ухвали. Навіть коли текст документа містить лише одну фразу, вона також складається з цих двох елементів. Хоча бувають випадки, коли текст докумен­та має тільки завершальну частину, наприклад, у листах і заявах висловлюються прохання без мотивування, а в наказах подаєть­ся розпорядження без преамбули.

Також слід зазначити, що текст документа має декілька логічних елементів. Це вступ, докази, закінчення. У доказах ви­кладається суть питання, аргументи, факти, подаються цифрові дані, що обґрунтовують правильність порушуваного питання. У закінченні формулюються основні думки, висновки (хоча ви­сновки інколи можуть подаватися після доказів), прохання, про­позиції, згоди чи відмови.

Залежно від змісту документа у тексті використовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елемен­тів. Прямий, коли за вступом ідуть докази і висновки. Зворот­ний, коли спочатку подаються висновки, а потім - докази. При­клад документів з низьким ступенем стандартизації, тексти яких будуються у зворотному порядку: листи, пропозиції, прохання,

відмови, доповідні, пояснювальні записки тощо.

У деяких документах поєднуються усі три способи ви­кладу, наприклад в атестаційній характеристиці.

Розгляньте зразки оформлення стандартизованих доку­ментів.

СПИСОК

Список - це документ, в якому дається перелік осіб, предметів, об'єктів. Складається з метою інформації або реєст­рації за алфавітним порядком або хронологічним принципом, від більш важливого до менш значимого.

Список іноді дається як додаток до певного документа.

Включає порядковий номер. Прізвища, імена, по батькові в алфавітному порядку, у називному відмінку (імена після прі­звищ). Закінчення імен по батькові -ович, -йович (чол.), -ієна, -ївна (жін.)

Підпис

Дата

Печатка