Составление формул с абсолютными и относительными адресами

Относительный адрес указывает положение ячейки, исходя из ее расстояния до другой ячейки столбца или строки. Относительные адреса автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки. При копировании формулы, содержащей относительные адреса, эти адреса изменяются в соответствии с новым положением формулы. В своих упражнениях по составлению торгового бюджета мы в основном пользовались относительными адресами. Например: в ячейке С20 у нас была помещена формула вычисления ежемесячной прибыли: =С13–С19, когда мы эту формулу скопировали в ячейки D20, E20, и т. д., то адреса в формулах изменились: =D13–D19, =E13–E19 и т. д.

Однако в формулах можно использовать и абсолютные адреса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам, независимо от того, где находится ячейка с формулой. Абсолютный адрес записывает точные координаты ячейки. Запись абсолютных адресов содержит знаки доллара ($), а в записи относительных адресов он отсутствует.

Выбор типа адресов зависит от того, что вы хотите вычислить, причем в одной формуле могут быть использованы и абсолютные и относительные адреса. Можно использовать также смешанные адреса, которые задают столбец относительно, а строку абсолютно, или наоборот.

Рассмотрим пример: поместим в ячейку C2 число 5, в ячейку C6 число 8 , а в ячейку D3 запишем формулу =$C$2+C6. Здесь адрес ячейки С2 абсолютный, а адрес ячейки С6 относительный (три строки вниз, один столбец влево). Результат вычислений 13. Если мы скопируем эту формулу в ячейку Е3, то в строке формул мы увидим =$C$2+D6, т.е. относительный адрес: три строки вниз и один столбец вправо автоматически изменил ячейку C6 на D6 (в ней нет данных ), а абсолютный адрес не поменялся. В ячейке E3 поэтому мы имеем результат 5.

Если вы не копируете формулу, а передвигаете ее, адреса будут указывать на прежние ячейки независимо от того, являются они абсолютными или относительными.

Указание в формуле имени ячейки эквивалентно заданию абсолютных адресов.

Чтобы поменять относительные адреса на абсолютные, их надо выделить в строке формул и нажать клавишу F4, а затем Enter.

Многократное нажатие на клавишу F4 циклически меняет типы адресов. Можно изменить на абсолютные адреса строки и столбца. ($A$1 – одно нажатие), только строки (A$1 – два нажатия), только столбца ($A1 – три нажатия), или вернуться к относительным адресам (A1 – четыре нажатия).

Автоматическое копирование данных. Копирование форматов

Готовясь показать кому-то свои документы, вы хотите, чтобы они были понятными и выглядели профессионально. В этом нам поможет команда Автоформат из меню Формат, которая позволяет выбрать из стандартной таблицы форматов подходящие заголовки, отступления, цвета шрифтов и другие параметры. С помощью команды Автоформат можно легко задать единый формат для всей рабочей книге.

Чтобы включить режим автоматического форматирования, надо сначала выделить ячейку, принадлежащую форматируемому диапазону, а затем в меню Формат выбрать команду Автоформат. Excel вам предложит 16 различных вариантов таблиц, включая форматы для финансовых данных, учетных сведений, списков, а также цветные и трехмерные форматы.

Выбрать отдельные элементы форматирования команды Автоформат можно с помощью кнопки Параметры, которая позволяет включать и выключать изменения отдельных элементов формата (шрифт, отступление, выравнивание, размеры ячеек таблицы). При этом в диалоговом окне Автоформат появится параметры форматирования. Удалив флажки из окошек, вы отключите соответствующие элементы команды Автоформат.

Применив Автоформат к одной таблице, его можно повторить для другой таблицы через команду Повторить Автоформат в меню Правка. Для этого после форматирования одной таблицы надо выделить ячейку внутри другой таблицы и использовать команду Повторить Автоформат.

Применить к данным формат, уже использованный в какой-то части рабочего листа, можно с помощью кнопки Формат по образцу на панели инструментов (кнопка с кисточкой). Для этого просто выделите ячейку с нужным форматом или блок ячеек, щелкаете на кнопке Формат по образцу и указываете область применения копируемого формата (выделить ее).

При однократном нажатии кнопки Формат по образцу копию формата можно применить только один раз. Чтобы скопировать формат в несколько ячеек, нужно дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу, чтобы она осталась нажатой, скопировать формат во все нужные места, затем кнопку Формат по образцу отключить.