Присвоение имен блокам ячеек. Использование имен в формулах

Группа ячеек, образующая на рабочем листе прямоугольник, называется блоком или диапазоном ячеек; она обозначается в виде записи адресов 1-ой и последней ячеек блока через двоеточие.

Часто блоки ячеек используют для обозначения группы сходных данных (или однородных данных ). Чтобы использовать в формулах содержимое блока ячеек, надо указать адрес этого блока. Но лучше блокам присваивать имена. Использование имен для обозначения блоков упрощает чтение и понимание формул, если использовать имена вместо адресов; к тому же имена блоков помогают сохранить целостность ссылок по всей рабочей книге.

Чтобы присвоить имя блоку ячеек, надо выделить эти ячейки и ввести имя в Поле имени в строке формул или автоматически присвоить блокам ячеек имена заголовков строк и столбцов. Присвоить имя можно также с помощью команды Имя в меню Вставка.

Имена блоков ячеек могут быть любой длины, но они не должны содержать запятых и пробелов. Например: имена «ПродажаПринтеров», «Продажа_Принтеров» и «Продажа.Принтеров» разрешены, а имя «Продажа Принтеров» – нет (в этом имени есть пробел).

Имена заголовков строк и столбцов в блоке ячеек можно присвоить соответствующим диапазонам ячеек с помощью команды Создать в меню Вставка  Имя.

С помощью команды Имя в меню Вставка можно изменять (исправлять) имена блоков ячеек или изменять отдельные ячейки этого блока.

Например: если выбрать в меню Вставка команду Имя  Присвоить, то выбрав в списке нужное имя, мы можем его исправить в поле Имя, а в поле Формул можем изменить диапазон этого блока ячеек. Исправленное имя вносим в список кнопкой Добавить, а старое имя выделяем в Списке и удаляем кнопкой Удалить. Затем нажимаем ОК.

Чтобы выделить блок ячеек тоже удобно использовать их имена. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка рядом с Полем имени и выбрать имя в появившемся списке. Блок ячеек с этим именем станет выделенным.

Еще можно воспользоваться функциональной клавишей F₅  Переход. При нажатии этой клавиши откроется список всех имен ячеек и блоков ячеек. Остается выбрать нужный и нажать ОК.

Имена блоков ячеек могут быть использованы в формулах вместо адресов ячеек. Имена делают формулы более удобными для понимания, даже если вы уже забыли, что эта формула вычисляет.

Копирование данных в ячейки, копирование формул. Как вставлять и удалять ячейки, строки и столбцы

Введенные в Excel данные, будь то текст, числа или формулы, не привязаны жестко к конкретным ячейкам. Данные можно располагать в любом порядке, однако, следует соблюдать осторожность при упорядочивании формул. Данные же можно копировать из одних ячеек в другие, добавлять и удалять ячейки, строки, столбцы и перемещать данные между ячейками.

Копировать информацию в другое место рабочего листа можно: с помощью кнопок копирования и вставки на панели инструментов; с помощью соответствующих команд в меню Правка; перетаскивая мышью данные на новое место (правая кнопка). Копирование с помощью мыши – самый быстрый способ, особенно если ячейки находятся на одном рабочем листе и расстояние между ними невелико. На другой лист удобнее копировать с помощью команд меню Правка, а если перетаскивать мышью, то с нажатой кнопкой Alt.

Когда мы копируем какие-то ячейки в пределах листа, то мы их сначала выделяем, затем указатель мыши помещаем на любом участке границы выделенного блока, затем нажимаем клавишу Ctrl (указатель примет при этом вид стрелки с плюсиком, что и означает копирование), и, не отпуская ее, перетаскиваем рамку в новое положение. Затем отпускаем кнопку мыши и Ctrl.

Если же копируемые данные не являются стандартными последовательностями, то копировать их можно с помощью маркера заполнения, предварительно выделив их. Копирование формул в диапазон ячеек осуществляется так же, как и данных.

Копировать и вставлять можно ячейку, как целиком, так и отдельные элементы ее содержимого. Для этого пользуются командой Копировать из меню Правка или кнопкой Копировать в буфер на панели инструментов, но вместо команды Вставить в меню Правка используют команду Специальная вставка, которая позволяет выбрать любой элемент ячейки через меню диалога (формулы, значения, формат и т. д.)

Скопировать ячейки в новое место можно, поместив указатель мыши на границу выделенного блока, нажав правую кнопку мыши и перетащив рамку в новое положение.

Перемещать данные можно с помощью команд Вырезать и Вставить из меню Правка или перетаскиванием за границу блока левой кнопкой мыши. Перемещение на другой лист осуществляется перетаскиванием мышью при нажатой клавише Alt.

При оформлении рабочих листов можно вставлять и удалять ячейки, строки и столбцы. Вставить ячейку, строку или столбец можно с помощью команд Ячейки, Строки, Столбцы в меню Вставка, а удалять с помощью команды Удалить из меню Правка.

Вставляя или удаляя строку или столбец, следует выделять их целиком, щелкнув на их заголовках (заголовки строк - номера слева, заголовки столбцов – буквы вверху).

Вставляя ячейку, строку или столбец, необходимо выделить ячейку, строку, столбец, расположенные непосредственно справа или внизу от позиции вставки.

Удобно для этих целей пользоваться также контекстным меню (щелчок правой кнопкой мыши на нужном вам объекте).

Переставлять столбцы удобно перетаскиванием за границу выделенного столбца с помощью левой кнопки мыши.