Автозаполнение, маркер автозаполнения

В несколько ячеек (блок ячеек) можно вносить последовательности или прогрессии данных, будь то число или текст. Для этого надо ввести первые два элемента последовательности и затем воспользоваться Автозаполнением для ввода следующих элементов последовательности. Например, в 1-ую ячейку ввести число1, число 2 во 2-ую ячейку, а остальные числа (сколько надо) ввести, применив Автозаполнение.

Если вводятся последовательности месяцев в году или дней в неделе, то будет достаточно набрать только первый член последовательности, оставшиеся элементы будут введены Автозаполнением.

В Excel есть встроенный набор последовательностей, к которому можно добавлять свои списки (например, список сотрудников или отделов).

Инструментом Автозаполнения очень легко пользоваться: для этого надо протаскивать мышью маркер заполнения, который находится в нижнем правом углу ячейки – черный маленький квадратик. (При этом указатель мыши принимает форму сплошного знака плюс «+»).

Названия месяцев или дней недели можно вводить как полностью, так и в сокращенном виде. Автозаполнение происходит в том же формате, в котором введен первый элемент последовательности.

Чтобы задать свою последовательность данных, надо воспользоваться командой Параметры из меню Сервис. В окне диалога Параметры при этом надо выбрать вкладку Списки; в окне Списки выделить пункт Новый список, переместить курсор в поле Элементы списка и набрать на клавиатуре элементы вашей последовательности, отделяя их друг от друга нажатием клавиши Enter.

Завершив ввод последовательности надо нажать кнопку Добавить. Этот список будет включен в списки Автозаполнения.

Если в рабочей книге уже есть некоторый список данных, его можно импортировать в списки автозаполнения: для этого данный список надо выделить, в меню Сервис выбрать команду Параметры и в диалоговом окне выбрать вкладку Списки. Адрес выделенного диапазона ячеек появится в поле Импорт списка из ячеек. Вам остается щелкнуть на кнопке Импорт и ОК.

В этом же окне диалога (СервисПараметрывкладка списки) устаревшие списки можно удалить. Этот список выделяют в поле Списки и нажимают кнопку Удалить

.

Составление простейших формул. Автосуммирование

При помощи Excel удобно выполнять различные вычисления, оперируя данными, расположенными на рабочем листе. Результат вычислений определяется формулами, которые необходимо ввести в ячейки рабочего листа. Excel сам производит требуемые расчеты и результат, помещает в ячейку с формулой.

Обратите внимание на то, что формулы на рабочем листе не видны. Формулу можно увидеть только в строке формул, если выделить ячейку, содержащую формулу.

Простейшая формула может описывать сумму чисел во всех ячейках выше данной, разность каких-то величин и т.д. Вне зависимости от того, какие числа будут внесены в эти ячейки, ячейка с формулой всегда будет содержать точное значение суммы или другой формулы. При изменении в таблице числовых значений, входящих в формулу, Excel автоматически пересчитает результат в ячейке с формулой.

Информацию рабочего листа можно обрабатывать c помощью формул, состоящих из арифметических действий (+, ─ , *, /) и функций, которые представляют собой встроенные формулы.

Excel, вычисляя формулу, руководствуется следующими правилами:

• В первую очередь вычисляются выражения внутри круглых скобок;

• Умножение и деление выполняются раньше сложения и вычитания;

• операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.

При работе с Excel очень часто приходиться суммировать содержимое строк и столбцов. Для этого можно каждый раз вводить формулу суммирования заново. А можно воспользоваться кнопкой Автосумма (Σ) на стандартной панели инструментов: она позволяет автоматически производить суммирование по строкам и столбцам.

Чтобы автоматически просуммировать данные в ближайшем к выделенной ячейке блоке ячеек, надо щелкнуть на кнопке Автосумма, убедиться, что выделенный диапазон выделен правильно (выделение в данный момент можно изменить с помощью мыши) и теперь щелкнуть на кнопке Автосумма вторично или на кнопке Enter.

Щелкнув на кнопке Автосумма первый раз, мы вводим формулу суммирования. После этого можно изменить диапазон суммирования, а затем еще раз щелкнуть на кнопке Автосумма, чтобы получить результат (при этом формула вводится в ячейку).

Кроме суммирования по строкам или столбцам, можно получить строку и колонку итоговых сумм для блока ячеек.

При вычислении суммы выделенного диапазона результат вычислений можно увидеть внизу листа в строке состояния. Чтобы изменить суммирование на другую функцию, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на строке состояния и в появившемся меню выбрать нужную процедуру.

В Excel ввод простейших формул в ячейки необходимо начать со знака “=”. Простейшие формулы состоят из двух частей: оператора и хотя бы одного адреса ячейки или числа (операции сложения, вычитания, умножения и деления).

При составлении формул необходимо указать Excel – содержимое каких именно ячеек используется в формулах. Для этого надо ввести адрес ячейки или блока ячеек или щелкнуть мышью на ячейках в процессе составления формул. Ячейки, на которых щелкнули мышью, выделяются бегущей рамкой, по ней контролируют правильность указанных адресов.

Допустим, нам надо вычесть из ячейки В13 значение ячейки В15, а результат разместить в ячейке В22. Для этого надо: выделить ячейку В22, ввести знак «=», щелкнуть на ячейке В13, ввести знак минус - , щелкнуть на ячейке В15 и нажать Enter. В ячейке В22 будет помещен результат этого вычисления.