3. Конструирование базы данных в среде Access

База данных будет иметь главную кнопочную форму, на которой будут располагаться кнопки, с помощью которых будут открываться все созданные в базе данных объекты управления. На этой же форме будет расположена кнопка, открывающая другую кнопочную форму. Кнопки данной формы будут открывать отчеты, содержащие итоговые сведения по супермаркету и его отделам. Для возможности ввода и редактирования данных, хранящихся в таблицах базы данных, создадим связанную форму на основе трех основных таблиц «Отделы», «Товары» и «Количество». Каждый раз при открытии данной формы будет выполняться пересчет количества товара с учетом продаж. Для выполнения всех нужных операций при работе с базой (пересчета, выборки, сортировки и пр.) создадим соответствующие запросы на обновление, добавление, выборку и создание новых таблиц. Подготовим также необходимые отчеты для просмотра и распечатки общих сведений по супермаркету, по отделам и о продажах за указанный период.

3.1. Создание форм

Для возможности наполнения базы данными и их редактирования создадим связанную форму на основе таблицы «Отделы». Связанной с ней будет форма «Товары» и подчиненной в данном случае будет являться форма «Количество». Форму создаем с помощью Мастера форм. В окне Мастера форм на шаге 1 из таблицы «Отделы» выбираем поля № отдела и Наименование отдела. Затем добавляем поля из таблицы «Товары»: Код_товара, Наименование товара, Ед_измерения и Цена_едицины, а из таблицы «Количество» - поля Кол-во и Добавить.

На следующих шагах Мастера определяем тип формы: связанные формы, стиль – диффузный. Сохраняем форму под именем «Отделы» (рис. 3.1.).

3.2. Наполнение базы данных экспериментальными данными

Для наполнения базы данными открываем созданную форму «Отделы» в режиме формы и заполняем поля формы экспериментальными данными. В дальнейшей работе с базой добавление, удаление и изменение данных будет выполняться также с помощью формы «Отделы».

Для проверки работоспособности базы таблицу «Продано» заполним данными в режиме таблицы. Форму для этой таблицы создавать не будем, т.к. в период эксплуатации базы в таблицу «Продано» будут помещаться данные о товаре, сканируемые на кассах супермаркета.

Рис. 3.1. Связанная форма «Отделы»

4. Создание объектов для поиска, пересчета, выборки данных из таблиц, создания и заполнения вычисляемых полей

После того как база данных заполнена, можно начинать создавать объекты, позволяющие с ней рабо­тать.

4.1. Расчет количества товара каждого наименования

В ходе работы супермаркета осуществляется постоянная продажа и пополнение товара со склада. В связи с этим в базе данных должны быть предусмотрены возможности пересчета количества товаров и прочих показателей. Для этих целей подготовим несколько запросов.

4.1.1. Пересчет количества товаров при его пополнении

Для пересчета количества товара при его пополнении в режиме формы подготовим два запроса на обновление таблицы «Количество».

Запрос «Добавить» предназначен для заполнения нулями пустых ячеек поля Добавить в таблице «Количество», т.к. не все наименования товара могут пополняться. Для этого в бланк Конструктора запроса в строку <Обновление> введем стандартную функцию:

Nz([Добавить];0).

Запрос «Обновить» предназначен для обновления значений поля Кол_во в таблице «Количество». Для этого в бланк Конструктора запроса поместим поля Кол_во и Добавить. В строку <Обновление> для поля Кол_во введем формулу:

[Кол_во]+[Добавить],

а для поля Добавить – значение 0.

Для обновления значений поля Кол_во в таблице «Количество» с учетом продаж подготовим четыре запроса.