3.4. Заполнение базы данных

Процесс заполнения базы данных экспериментальными данными может проводиться в двух ви­дах: в виде таблицы и в виде формы. Для наполнения базы данных фактическими данными предусматриваются формы.

3.5. Изменение и дополнение данных

Работа с базами данных может осуществляться в режиме просмотра или изменения данных. В режиме просмотра сведений их изменения нежелательны, поэтому отдельные поля или вся база данных могут быть закрыты для изменений специальными сред­ствами, например паролем. Изменения в базе данных могут прово­дить только те лица, которые имеют для этого специальное разре­шение. В режиме изменения данных можно менять как содержимое самой базы данных, так и ее внешний вид. Возможно изменение вида формы, количества полей, ввод новых полей, дополнение за­писей и т. д. Для этих целей подготавливаются Формы.

4. Создание объектов управления базой данных

На третьем этапе мы создали готовую базу данных. Теперь следует создать объекты, обеспечивающие работу с ней. Рассмотрим стадии этой работы.

4.1. Поиск необходимых сведений

Для поиска нужных сведений необходимо предусмотреть соответствующие запросы на выборку данных. Необходимые сведения легко найти, если соблюдать определен­ные условия. Условием может быть поиск по заданному образцу, например по фамилии. Если мы хотим найти сведения о каком-либо ученике, то в качестве образца для поиска мы должны будем занести его фамилию в соответствующее поле, после чего на экране появится полная запись об этом ученике. Чтобы сократить количество подготавливаемых запросов, если они отличаются только значением параметра отбора, используются запросы с параметром. В этом случае значение параметра отбора запрашивается при выполнении запроса.

4.2. Сортировка данных

Данные, хранящиеся в базе данных, можно отсортировать. Для этого необходимо указать поле, по которому будет проводиться сор­тировка (например, Фамилия), и вид сортировки (например, По возрастанию). В результате такой операции все сведения будут представлены в алфавитном порядке по фамилиям учащихся. Если тип поля — числовой, то записи рассредоточатся по возрастанию или убыванию значений этого поля.

4.3. Отбор данных

Сведения, находящиеся в базе данных, можно отобрать по раз­личным условиям. Для этого используются запросы или фильтр. В качестве условий для отбора может быть ра­венство значений каких-то полей, например Год рождения. Снача­ла необходимо создать запрос или задать фильтр отбора. Здесь можно указывать одно или несколько полей для отбора. Критериями отбора может быть «равно», «больше» или «меньше». На основании полученных ре­зультатов будет сформирована результирующая таблица или форма, которая будет содержать только отобранные записи.

4.4. Заполнение вычисляемых полей.

При работе с базой данных может понадобиться заполнить поля таблиц расчетными величинами. Например, при наличии полей Кол-во и Цена единицы вычислить Общую сумму. Выполняются вычисления с помощью выражений, введенных в строку Обновление соответствующего поля бланка Конструктора Запроса на обновление с использованием Построителя или вручную. Соответствующие поля предусматриваются в структуре таблиц в режиме Конструктора. При наполнении таблиц данными эти поля остаются пустыми. Их заполнение данными производится автоматически при выполнении Запроса на обновление.

Если нет необходимости вводить вычисляемые поля в таблицы, можно добавить их в отчет. В этом случае отчет строится на основе предварительно подготовленного Запроса на выборку. В бланке Конструктора Запроса на выборку выражение, по которому будут вычисляться величины, вводится в строке Поле. Формировать выражение для вычислений лучше с помощью Построителя.

4.5. Создание новых таблиц.

На основе имеющихся таблиц можно создать новые таблицы и разместить их в текущей или другой базе данных. Выполняется это с помощью Запроса на создание таблицы. В бланк запроса на создание таблицы можно поместить поля из нескольких связанных таблиц, а также вычисляемые поля.

4.6. Автоматическое открытие объектов базы данных.

При работе с базой данных, пользователь не имеет доступа к изменению структуры базы. Все необходимые для работы объекты открываются автоматически и только в режиме просмотра. Для этих целей создаются Макросы, при выполнении которых автоматически открываются соответствующие объекты. Кнопки Макросов размещаются на Кнопочной форме, с которой и работает пользователь.