Печать таблиц

Процесс подготовки объекта Access к печати включает три этапа:

1. задание параметров страницы;

2. предварительный просмотр документа;

3. задание параметров печати.

Задание параметров страницы выполняется в диалоговом окне Параметры страницы, которое вызывается командой Файл/Параметры страницы…. Оно содержит вкладки, основные из которых: Поля и Страницы. Количество вкладок может изменяться в зависимости от печатаемого объекта.

Вкладка Поля предназначена для задания полей страницы и режима печати заголовков столбцов.

!! Откройте таблицу Личные данные в режиме таблицы.

!! Откройте диалоговое окно Параметры страницы и установите следующие параметры: все поля по 20 мм, флажок Печатать заголовки.

!! Перейдите на вкладку Страница.

Вкладка Страница содержит следующие элементы управления:

• поле Ориентация – служит для выбора ориентации печатаемой страницы (книжная или альбомная);

• поле Бумага – служит для выбора размера бумаги из раскрывающегося списка размер и источника подачи бумаги из списка подача.

• поле Принтер для объекта <имя объекта> содержит два переключателя:

• переключатель текущий принтер определяет печать документа на принтере, используемом по умолчанию;

• переключатель другой принтер предназначен для печати на другом принтере, который можно выбрать с помощью кнопки Принтер… .

!! Установите следующие параметры: Ориентация – альбомная, размер бумаги – А4 (210297мм), остальные параметры оставьте без изменения.

Примечание. Параметры страницы необходимо устанавливать каждый раз при печати объекта.

Режим предварительного просмотра инициализируется командой Файл/Предварительный просмотр и предоставляет следующие возможности:

• просмотр страниц с помощью кнопок перехода, расположенных в нижней части окна предварительного просмотра;

• увеличение/уменьшение отображения страницы с помощью кнопок Масштаб, Одна страница, Две страницы, Несколько страниц или раскрывающегося списка Масштаб, расположенных на панели инструментов;

• выход из режима предварительного просмотра с помощью кнопки Закрыть. В результате отобразится рабочий лист с границами страниц в виде пунктирных линий.

!! Просмотрите размещение таблицы на странице.

Задание параметров печати производится в диалоговом окне Печать, которое вызывается командой Файл/Печать… и предоставляет следующие возможности: выбор принтера и задание его свойств, объекта печати (выделенных записей, диапазона страниц или всей таблицы), числа копий и др.

!! Выведите таблицу Личные данные на печать.

Фильтрация

Фильтрация данных применяется, когда из общей таблицы необходимо выбрать и отобразить только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора.

Access предлагает три способа фильтрации:

• с помощью обычного фильтра;

• с помощью фильтра по выделенному;

• с помощью расширенного фильтра.

Если удается легко найти и выделить значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному. Для применения фильтра следует выделить поле или часть поля в таблице, после чего подать команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.

!! Откройте таблицу Список в режиме таблицы и установите курсор в поле Фамилия на фамилии Захаров. Произведите фильтрацию по выделенному и просмотрите ее результаты.

Отмена режима фильтра осуществляется подачей команды Записи/Удалить фильтр.

!! Отмените режим фильтра для таблицы Список.

Команда Записи/Фильтр/Исключить выделенное производит отбор записей, исключая выделенные.

!! Произведите фильтрацию таблицы Список, исключив записи с фамилией Захаров и просмотрите результаты. Затем отмените режим фильтра.

Фильтр по форме (обычный фильтр) используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей или при указании нескольких условий отбора одновременно. Для этого используется команда Записи/Фильтр/Изменить фильтр. В результате открывается окно фильтра, в котором выводится пустая таблица, используемая для определения фильтра. Задание условий отбора выполняется следующим образом.

1. Выбирается поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор.

2. Выбирается искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (в правой части ячейки будет отображена кнопка со стрелкой, нажатие на которую приводит к раскрытию списка с данными) или вводится значение с клавиатуры.

При этом полей, по которым будет проводиться фильтрация, может быть несколько.

!! Откройте таблицу Личные данные, вызовите окно фильтра и задайте условия отбора: Месяц – 4, Год рождения – 1985.

Для применения фильтра необходимо подать команду Фильтр/Применить фильтр (кнопка Применение фильтра).

!! Примените фильтр и просмотрите результаты фильтрации.

!! Отмените режим фильтра.

Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра, в котором пользователь имеет возможность создать фильтр самостоятельно. Это окно вызывается командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр....

!! Вызовите окно расширенного фильтра.

Окно расширенного фильтра состоит из двух частей. В верхней его части содержится список полей текущей таблицы, а в нижней – бланк фильтра, в котором задаются условия отбора записей. Задание условий отбора выполняется следующим образом.

1. В строке Поле: выбираются поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.

2. В строке Сортировка: указывается (при необходимости) порядок сортировки полей. В Microsoft Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д.

3. В строке Условие отбора: указывается для каждого выбранного поля искомое значение или выражение. Выражение – это сочетание математических и логических операторов, констант, функций, имен полей, в результате вычисления которого может получаться только одно значение.

Примечание. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например, "Александров". Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/03#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: *, +, -, /, ^;

сравнения: <, >, <=, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like – для использования логики замены в выражениях;

In – для определения принадлежности элемента к списку значений;

Between…And – для выбора значений из определенного интервала.

!! Проведите отбор студентов, родившихся осенью, но не старше 1984 года рождения, отсортировав их по старшинству. Для этого следует задать следующие условия отбора: поле Год рождения – сортировка по возрастанию, условие отбора >=1984; поле Месяц – сортировка по возрастанию, условие отбора Between 9 And 11.

!! Примените фильтр, убедитесь в его действии.

!! Выведите на печать отфильтрованную таблицу, а затем отмените действие фильтра.