Заполнение таблиц с помощью форм

Форма используется для ввода и редактирования данных, которые отображаются на экране в определенном пользователем виде. При использовании формы предоставляются более широкие возможности по вводу и редактированию данных, чем при работе с таблицей.

В основе формы лежат данные таблицы или нескольких таблиц. При изменении данных в форме автоматически изменяются данные в базовой таблице. Форма предоставляет возможность отобразить на экране только одну запись, что улучшает зрительное восприятие данных.

!! Создайте в режиме конструктора макеты двух таблиц в соответствии с табл.3 и табл.4 и сохраните их под названиями соответственно Личные данные и Успеваемость. При запросе на создание ключевых полей ответьте отрицательно.

Таблица 3

Личные данные

Имя поля	Тип данных
Код студента	Счетчик
Число	Числовой
Месяц	Числовой
Год рождения	Числовой
Адрес	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
Портрет	Поле объекта OLE

Таблица 4

Успеваемость

Имя поля	Тип данных
Код студента	Счетчик
Физика	Числовой
Математика	Числовой
Информатика	Числовой

!! Закройте все открытые таблицы.

Для создания формы следует выполнять следующие действия:

1. Перейти в исходном окне базы данных на вкладку Формы.

2. Нажать на кнопку Создать.

3. В появившемся окне Новая форма выбрать один из предлагаемых режимов создания формы.

4. Из раскрывающегося списка выбрать источник данных (таблицу или запрос).

5. Нажать ОК.

Access предоставляет несколько режимов создания и оформления макета формы:

• Конструктор;

• Мастер форм;

• Автоформа: в столбец;

• Автоформа: ленточная;

• Автоформа: табличная;

• Диаграмма;

• Сводная таблица.

Режим автоформы предназначен для автоматического создания форм с полями, расположенными соответственно в один столбец, по строкам или в виде таблицы. Если исходная таблица содержит малое количество полей, то целесообразно использовать режим Автоформа: в столбец. В результате будет создана форма с параметрами, заданными по умолчанию.

!! Создайте автоформу в столбец на основе таблицы Успеваемость и сохраните ее под тем же именем.

Переход между полями формы осуществляется с помощью клавиш Tab, Enter или клавиш управления курсором (←, ↑, →, ↓). Переход к следующей (предыдущей) записи производится с помощью кнопок перехода, расположенных в нижней части формы или клавиш Page Up и Page Down.

!! Заполните десять записей таблицы Успеваемость по своему усмотрению (поле Код студента заполняется автоматически).

!! Закройте форму Успеваемость и убедитесь в том, что таблица Успеваемость заполнена, открыв ее в режиме таблицы.

Изменение внешнего вида автоматически созданной формы осуществляется в режиме конструктора. Для этого необходимо выделить требуемую форму на вкладке Формы в исходном окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (если форма была открыта, достаточно выбрать режим конструктора в меню Вид или на панели инструментов).

!! Откройте форму Успеваемость в режиме конструктора.

В этом режиме возможно как форматирование отдельных элементов формы, так и полное автоформатирование.

Команда Формат/Автоформат… приводит к открытию окна Автоформат, в котором можно выбрать и просмотреть вариант стиля оформления формы.

!! Выберите по своему усмотрению один из предлагаемых стилей и примените его к форме Успеваемость.

Форматирование отдельных элементов формы выполняется с помощью соответствующих пунктов контекстного меню элемента: Цвет заливки/фона, Цвет текста, Оформление. Выделение нескольких элементов формы осуществляется с нажатой клавишей Shift.

!! Измените в форме Успеваемость цвета символов полей по своему усмотрению и выберите оформление полей – с тенью.

!! Сохраните изменения в форме Успеваемость, перейдите в режим формы (команда Вид/Режим формы) и просмотрите полученный результат.

Режим конструктора предназначен для создания форм "вручную". Создание формы в режиме конструктора начинается на вкладке Формы в главном окне базы данных. Для этого необходимо нажать на кнопку Создать, в появившемся окне выбрать режим Конструктор, в раскрывающемся списке выбрать таблицу, на основе которой будет создана форма, и нажать ОК. В результате откроется окно формы в режиме конструктора, панель элементов и список полей таблицы, на основе которой создается форма. Если список полей на экран не выведен, то следует выбрать пункт меню Вид/Список полей.

!! Начните создание формы в режиме конструктора на основе таблицы Личные данные.

Для размещения имен полей и их значений в на форме следует поочередно перетащить мышью названия полей из окна со списком полей в область данных окна формы.

!! Перетащите все поля списка Личные данные в область данных новой формы.

Изменение размеров области данных выполняется с помощью мыши. Для изменения горизонтального или вертикального размера следует подвести указатель мыши соответственно к правому или нижнему краю области данных так, чтобы указатель превратился в двунаправленную стрелку, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перемещать до достижения желаемого размера. Одновременное изменение вертикального и горизонтального размеров области данных производится с помощью мыши, указатель которой установлен в нижний правый угол и имеет вид четырехнаправленной стрелки.

!! Придайте области данных желаемые размеры.

Изменение размеров элементов формы (надписей и полей) выполняется мышью с помощью прямоугольных маркеров, расположенных по периметру активного элемента.

Перемещение выделенных надписей и полей осуществляется также с помощью мыши с нажатой левой клавишей:

• для одновременного перемещения надписи и соответствующего ей поля необходимо поместить указатель мыши в область переносимых элементов так, чтобы он принял вид раскрытой ладони ();

• для перемещения одного из выделенных элементов указатель мыши необходимо поместить на квадратный маркер в левом верхнем углу элемента так, чтобы он принял вид ладони с вытянутым указательным пальцем ().

!! Разместите элементы в области данных наиболее рационально, затем отформатируйте форму по своему усмотрению.

!! Перейдите в режим формы и просмотрите полученный результат.

Добавление объекта OLE в таблицу или форму может выполняться двумя способами: внедрением или связыванием.

Объект, внедренный в форму или таблицу, сохраняется в файле базы данных и всегда доступен для просмотра или изменений.

Когда объект связан с формой или таблицей, пользователь имеет возможность просматривать его и вносить изменения, но в этом случае изменения сохраняются в исходном файле объекта, а не в файле базы данных. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы. Связывание объекта удобно при работе с очень большими файлами, которые нежелательно включать в файл базы данных, а также с файлами, используемыми в нескольких формах. При перемещении или удалении файла связанного объекта связь нарушается и ее следует восстановить.

Добавление объекта OLE выполняется с помощью команды меню Вставка/Объект.... В результате открывается диалоговое окно Вставка объекта, в котором требуется выбрать вариант создания объекта: переключатель Создать новый или Создать из файла.

В первом случае пользователь самостоятельно создает объект, принадлежащий одному из типов, предлагаемых в окне Тип объекта.

Чаще всего средством внедрения или связывания объектов в таблицах является их импорт из готового файла. Для этого в окне Вставка объекта следует выбрать переключатель Создать из файла. В результате в диалоговом окне возникнет поле Файл:, в которое требуется ввести путь к файлу объекта OLE (при необходимости используя кнопку Обзор). Флажок Связь обеспечивает вставку объекта методом связывания; флажок В виде значка предназначен для вставки объекта, который будет отображаться в форме в виде значка (пиктограммы), и просмотр такого объекта будет возможен после двойного щелчка мыши на значке.

!! Заполните таблицу Личные данные с помощью одноименной формы в соответствии с табл. 5.

Таблица 5

Код студента	Число	Месяц	Год рождения	Адрес	Номер телефона	Портрет
1	12	03	1985	ул. Космонавтов, 14 – 66	5-23-62
2	25	10	1985	ул. Победы, 21 – 89	3-15-48
3	06	08	1984	пер. Достоевского, 4 - 12	2-12-57
4	22	07	1985	ул. Комарова, 75 – 23	5-36-14
5	30	12	1984	ул. Бабушкина, 9 – 45	2-48-71
6	09	08	1986	ул. Космонавтов, 69 – 69	5-02-46
7	11	11	1985	пер. Берлинского, 3 – 4	2-28-47
8	21	07	1984	пр. Гагарина, 16 – 54	5-72-59
9	03	09	1983	ул. Космонавтов, 43 – 14	5-54-65
10	05	04	1985	ул. Ульяновская, 100	3-80-80

Поле Портрет следует заполнять методом связывания с файлами, находящимися в папке С:\Мои документы\Портреты.